淺探Excel在財會工作中的應用

汪曉欣

摘要：財會人員在日常的經濟業務過程中需要處理的數據量非常大，雖然不少單位已經使用了會計軟件處理賬務工作，但在現實工作中還是經常會使用到一些常用的辦公軟件來靈活處理數據，特別是未進行會計電算化賬務處理的單位。Excel作為一種常用和流行的辦公工具，有著較好的數據處理功能，將其應用到財會工作中，可以高效和準確的處理財會工作，提高財會工作效率。本文就Excel在財會工作中的應用作了相關分析。

關鍵詞：Excel；財會；應用

隨著信息技術的發展，財會工作的信息化發展已成為必然。Excel作為一種常用的表格制作軟件，具有數據計算、排序篩選、圖表分析等多種強大功能，已成為財會工作人員的不二之選。 財會工作主要內容有工資統計、補助的核算、稅務計算、收支核算、職工費用的報銷、業務統計等。Excel 的出現為財會工作提供了巨大的便利，可以大大地提高工作效率和質量，減少財會信息的失真。

一、Excel的概述

Excel是Microsoft office的組件之一，是由Microsoft為Windows 和Apple Macintosh操作系統的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件，它可以進行各種數據處理、統計、分析等。在財會工作中，運用Excel，可以取代手工賬務處理的大部分登記、計算工作，完成賬簿登記，報表編制，從而提高工作效率。同時，在Excel軟件中，有許多可用的模板，利用這些模板，可以快速地創建相似的工作簿，或者在Excel選用類似的模板，然后對模板進行調整、修改、增加項、刪減項等操作，制作出符合用戶需要的模板文件。

二、Excel在財會工作中的應用

在財會工作中，信息是根本，只有保障信息的真實、準確，才能全面地反映企業資金使用情況以及企業經營成果。而要想保證財會信息的準確性，就必須借助有效的處理工具。Excel作為一種數據處理軟件，將其應用到財會工作中，可以大大提高財會工作效率。

（一）Excel在排列和篩選記賬憑證中的應用

記賬是財會工作的一項基本工作，在記賬工作中，數據的排列、篩選至關重要。在財會工作中，會計軟件無法對現有憑證發生金額的大小進行有效的排序，因此，在具體工作中就會出現對不上賬、出錯的現象。而Excel的應用為記賬工作提供了便利。在財會工作中，財會人員可以將憑證查詢的結果輸入到Excel軟件中，然后根據具體要求，合理命名；然后啟動Excel系統，打開命名的工作表，點擊“金額”列的任一單元后，根據由大到小的排列指令進行排列，財會人員就可以一目了然的看到憑證發生金額的排序情況；同時，財會人員還可以根據實際工作需要，從Excel軟件中選擇相應的指令來對憑證發生金額進行相應的處理。

（二）Excel財會報表中的應用

報表是財會工作中最常見的工作，在報表制作中，需要處理的數據非常多，而且很容易出錯，從而影響到財會信息的真實性。而Excel的應用將大大提高財會報表制作效率。Excel最常用的功能就是編制報表，其中以.XLS格式的報表最常見，該格式的報表具有編制簡單、界面簡潔明了、易修改、安全性高等特點。在財會報表制作中，財會人員可以利用Excel軟件來制作出符合需要的財務報表。以資產負債報表為例，財會人員在制作的時候，可以按照以下操作步驟來進行。

1.建立工作報表，在工作表標簽雙擊鼠標，然后輸入報表的名稱，以8月份資產負債表為例，命名時候輸入“8月份資產負債報表”即可。

2.根據表格的需要，在單元格選項中，設置單元格式，輸入相應的信息，需要合并單元格的時候，合并單元格，初步編制報表。

3.設置報表數據的函數關系。在資產負債表中，流動資金上期合計欄，可選擇相關單元格后，輸入“=”號，分別點擊相關函數的單元格，根據需要輸入函數關系的負號即可，在設置完成后，用復制的方式將該單元格的函數關系復制到其它欄。

4.根據資產負債報表實際情況，在對應的單元格里分別填寫相關數據，在電腦自動產生數據的單元格，不需要填寫數據；在相對復雜的單元格的數據，可以通過數據轉變的方式編制報表。

（三）Excel在財務分析中的應用

所謂財務分析就是在會計核算和報表資料及其他相關資料的基礎上，利用專門的分析方法，對經濟組織過去和現在有關的經濟活動、經營能力、償債能力、發展能力進行分析和評價的一項管理活動。通過有效的財務分析，可以將經濟組織過去的經營狀況全面地反映出來，從而方便管理者找出不足，制定出正確的決策 。而要想保證財務分析的準確性，財會人員可以借助Excel軟件。在實際工作中，財會人員可以利用現行財務報表為基礎，對財務報表中的一些項目作一些必要的調整，如增加變動成本、固定成本、稅息前利潤等，從而設置出全面的報表；其次，在報表中，針對主欄，設置必要欄目，包括比較欄、本期數欄、上期數欄、目標欄等，通過分析，確定分析指標。另外，在計算財務指標的時候，財會人員可以利用Excel中的計算公式來完成，從而保證財務指標的準確性。值得注意的是，在應用公式處理財務指標的時候，公式的位置必須與計算的指標保持在同一行，公式的寫法要根據實際工作需要來表示。Excel主要是以表格的形式，將相關信息展示出來，財會人員在完成相關工作后，生成的結果比較直觀，在查閱的時候一目了然，比較清晰。同時，在發現錯誤的時候，財會人員還可以進行修改，進而大大的滿足了實際工作的需要。

（四）Excel在財務數據展示中的應用

財務人員很多時候需要將各種財務數據展示出來，簡單的數據表格非常乏味，為了使數據展示更形象生動，可以用圖形演示財務數據，如餅圖、柱形圖、折線圖等。Excel可以完成這項工作，以Excel2010為例，具體操作如下：首先啟動Excel2010表格編輯軟件，新建一個Excel文件表格；第二在打開的Excel表格窗口，點擊打開菜單欄的“插入”選項卡；第三在打開的插入選項卡的“插入”分組功能區下點擊“SmartArt”功能按鈕；第四點擊“SmartArt”功能按鈕后，會打開“選擇SmartArt圖形”對話窗口，在選擇SmartArt圖形窗口選擇左側窗格的循環選項，再選擇一個圖形樣式，點擊“確定”按鈕；第五返回到表格編輯窗口，可以看到插入的圖形；最后，在圖形中的文本位置，根據實際需要編輯相應的名稱即可。如果還需要制作PPT，只需要將制作出來的數據圖形粘貼到PPT文檔中即可。

（五）Excel可以實現財會信息的共享

通過財會信息，可以反映企業經營成果，了解企業過去的不足，制定科學的經營決策。然而，在傳統的財會工作模式下，財會信息得不到共享，增加了財務信息統計難度，容易造成財會信息的失真。而借助Excel軟件，財會人員可以將那些分散的數據統一到同一工作簿上，方便工作人員查閱。在財會工作中，財會工作人員可以通過Excel軟件建立定制的工作簿，可根據實際需要，設置相應的項，建立各個分會計組所需要工作表的框架，然后把這個工作簿建立成為工作簿的共享區，方便工作人員查閱、下載使用。建立共享工作簿的方法就是點擊菜單里的“工具”選項，然后找到“共享工作簿”，再選擇選項卡“編輯”，對工作簿進行相應的編輯，最后選擇“確定”，當出現提示窗口時，點擊保存工作簿即可。

三、結語

上述僅是Excel在財務工作中比較簡單易用的功能，該軟件在實際工作中還可以發揮更大的作用。在財會工作中，借助Excel，可以編制財務報表，對財務數據進行全面的分析，直觀形象的展示數據，避免數據的失真。同時，Excel可以實現數據的共享，提高數據的時效性，減輕財會工作人員的工作強度，從而大大提高財會工作效率。

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（作者單位：廣東省對外貿易職業技術學校）endprint