關于中小事業單位檔案信息化建設的構想

林雯雯

摘 要：科學技術日新月異的發展加快了事業單位檔案工作信息化步伐，使檔案工作面貌煥然一新，展現出無限生機和活力。然而，也有不盡人意的地方，尤其是中小事業單位的檔案信息化建設存在的問題較為突出。因此，針對中小事業單位檔案信息化建設存在的問題，采取有效措施，是當務之急。基于此，本文主要闡述了中小事業單位檔案信息化管理的意義、薄弱環節、對策，以供參考。

關鍵詞：中小事業單位；檔案；信息化建設；薄弱環節；構想

1 中小事業單位檔案管理信息化的意義

1.1 關于中小事業單位及其信息化的定義

何為中小事業單位？在我國，事業單位是個非常廣泛的名詞，她涵蓋的面比較大。如教育中：有各類高等大學，專科學院校、中專，還有鄉鎮小學；在衛生系統：有部屬醫院、省屬醫院、地（市州）屬醫院，還有鄉鎮醫院。在其他系統，還有各類執法單位、服務行業等。本文闡述的中小事業單位，就是那些人數不多，級別不高，很容易在檔案建設中被人忽略的事業單位。即：地、市、州、縣各部辦委局直屬的事業單位；鄉鎮學校和衛生院等。

所謂中小事業單位檔案管理信息化，即：以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息、法規、政策、標準為保障的檔案管理綜合體。

1.2 提高工作效能

在傳統的檔案工作形式中，紙質檔案管理工作量大，無論是歸檔還是查找，使用時間都較長；由于文件擺放難以規范，查找難度大，出差錯的問題時有發生。檔案管理信息化后通過計算機入檔時，只要在管理平臺上進行資料信息的錄入即可。在資料調用中，只要通過關鍵字的搜索，就可以高效的完成。使中小事業單位檔案管理人員的工作效率大大提升，既減少了檔案工作者的工作量，又大大提高了使用者的工作效率，真正做到了多、快、好、省。

1.3 有利于各中小事業單位資源共享和溝通

中小事業單位中的各個部門之間都有緊密的聯系，相互之間的檔案資料需要共享。通過建立信息平臺，在各部門之間搭建起資源共享的橋梁，部門之間可以實現資源共享。檔案資源的共享，促使中小事業單位相互聯系更加緊密，尤其是同行業更能相互及時支持和支援。若加強保密工作的規范化和科學性建設，檔案資源共享的力量則更能增強。

2 中小事業單位檔案管理信息化的薄弱環節

2.1 人員素質偏差

檔案信息化建設的主體是人，由于中小事業單位人員一般偏少，檔案資料不多，檔案工作量不大。單位領導在兵力擺布上，很容易把那些文化偏低、能力偏弱、身體偏差的人員放在那里。這樣，就導致不少中小事業單位的檔案管理者缺乏檔案專業技能，有的甚至根本不熟檔案業務。信息化建設的主要工具就是計算機，但這些檔案管理者對計算機要么根本不熟悉，要么只會簡單地操作，在他們身上，無從談起信息化建設。

2.2 管理系統不夠科學

中小事業單位檔案信息化管理系統，既涵蓋有基礎設施，又包括管理制度和措施等。從整體上看，由于中小事業單位實施檔案管理信息化建設的時間較短，不少缺乏一整套較為科學的管理系統。具體表現為：設備不配套。由于經費等因素的影響，不少單位檔案信息化建設的硬件設施不完善，有的雖有一臺電腦擺在那里，但內存等要求根本無法滿足檔案信息化建設的需求；制度不完善。不少單位對檔案工作的信息管理處于無制度、無規矩的狀態，工作運行隨心所欲。單打獨斗。有的單位習慣了自產自銷，缺乏大數據、大聯合的觀念，不愿意和其他單位合作共享。有的甚至以保密為由各自為政，使檔案資源的應有作用難以發揮。

2.3 領導重視程度不高

中小事業單位小，中小事業單位的檔案工作量則更小，一個小字，導致中小事業單位的領導往往不把本單位的檔案管理工作擺到十分重要的位置。思想上輕視。總認為本單位不大，檔案業務量小，沒有必要花大精力來做這些工作。行動上忽視。抓工作首先抓那些看得見摸得著的大事；抓能給單位帶來直接效益的實事；抓能給單位撐門面的好事；檔案工作成了他們很容易忘記的事。支持上弱視。安排經費時，首先考慮單位主業建設；人員使用上，精兵強將首先擺在主業上；外出考察學習先進經驗等機會，檔案管理人員基本沾不住邊了。

3 加強中小事業單位檔案信息化建設的構想

加強中小事業單位檔案信息化建設，是一項系統工程。我們必須全方面入手，上下齊心協力，做到以下幾份方面：

3.1 領導真重視

中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出：“檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責”。因此，中小事業單位的領導，一定要高度重視本單位的檔案工作，切實履行第一責任人的職責。做到：思想真重視。把本單位的檔案工作作為本單位全面發展的重要工作之一，納入本單位發展規劃和年度工作計劃；列入考核檢查的重要內容。行動上真支持。將真正適合檔案工作的人員安排到檔案工作崗位上；定期聽取檔案工作人員的思想和工作匯報；定期對檔案工作情況進行檢查督辦；定期研究協調解決檔案工作中的疑點、難點問題。落實動真格。對檔案管理人員高看一眼，厚愛一分，親自關心他們的成長進步；親自關心他們工作生活中的實際困難；及時為檔案工作提供人力、財力、物力等方面的保障，確保檔案工作同本單位其它工作協調發展。

3.2 人員素質真提升

檔案人員的綜合素質直接決定著中小事業單位檔案工作信息化的質量和發展趨勢，必須真實。一是建立切實有效的措施和工作責任制，促使檔案工作者在崗提升，自覺根據時代發展要求，學習信息化理論和操作技能，提升自己做好中小事業單位檔案工作的基本素質。二是有計劃有步驟的安排檔案工作人員參加上級舉辦的專業培訓班，及時學習新技術，吸收新信息，踏著時代的節拍前進。三是設立檔案工作創新獎，推動檔案工作者在自己崗位上不斷探索中小事業單位檔案管理的新辦法、新技能，在創新過程中逐步升華自身綜合素質。endprint

3.3 管理體系真科學

管理體系的科學性很大程度上體現在管理機構的設置和管理制度的完善上，要抓好中小事業單位的檔案管理工作，必須做好這兩方面文章。①建立完善的中小事業單位的檔案工作機構。本單位其他方面工作量再大、事情再多、人員再緊，也必須將檔案管理作為一個獨立的部門設置，指定專人負責，撥付應有的經費。②建立科學的管理制度。《檔案法》規定：“各級各類檔案館、機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度”。首先，要抓住制度的全面性。中小事業單位雖小，檔案管理業務量不大，但是它的管理制度卻要全面。因為麻雀雖小五臟俱全，決不能因為小和少就馬虎從事。其次，注意制度的時代性。時代發展日新月異，科技變化更是快捷。我們在制定管理制度時，一定要針對中小事業單位檔案管理信息化的特點進行，并及時更新。再次，牢牢把住制度的保密性。中小事業單位的檔案不多，但內容的保密要求絕不會因為單位小而降低，有的單位的檔案保密等級甚至很高。在制定制度時，必須把管理工作的保密性放在重要地位。

3.4 軟硬件建設真實在

首先、舍得投入。信息化設施要求高，必須有一定的資金做支撐。如軟、硬件配置，人員培訓，都需要花錢，否則，是難以建設一套科學的信息化系統。其次，抓好硬件建設。中小事業單位的信息化建設，首當其沖的是抓好硬件建設。“三鐵一柜”要繼續保留，因為這是信息化的前提，是紙質檔案的基礎。配套設施要跟上，如：除濕機、打印設備、空調等設施必須配齊，不能搞過去的作坊式的檔案室。配備完善的檔案信息化硬件設施，打造高效、可靠、便捷的檔案存儲環境。在信息存儲和錄入的過程中，選擇大容量的硬盤，為提高檔案信息的利用率奠定基礎。三是科學選配軟件系統。在采購中認真甄別被采購的檔案管理應用軟件，優中選優；也可針對本單位實際，自行開發檔案管理軟件；還可以根據本單位實際工作需要，對引進的軟禁進行改造，使之更貼近本單位實際需要。無論是購買、開發、引進，都必須確保系統的安全性。在做好檔案歸檔工作的基礎上，針對檔案信息存儲等做好備份，并安裝相應的防病毒軟件，確保系統健康運行。

3.5 共享、安全真落實

共享和安全是一對矛盾，但抓好了，共享的優勢就會充分發揮出來，安全則自然履行其保護角色。

檔案資源只有得到充分利用，才能使其作用更大化、社會化。其有效途徑就是建立檔案信息網站，將本單位檔案信息資源以網頁的形式置于網站中，使用者通過檔案信息網站查找自己所需要的檔案信息，并加以利用，兄弟單位也可以通過信息網站找到它們所需要的信息，使檔案資源利用最大化。

在資源共享最大化的同時，必須抓好檔案管理的安全工作，檔案資源的安全系數和資源共享的程度成正比，檔案資源越安全，資源共享的程度越高。中小事業單位的檔案資料的安全工作，在抓好制度保證的基礎上，還要從兩個方面入手：一是對檔案系統設置科學的防火墻，裝置防病毒軟件，涉密內容決不置于網頁中。二是嚴格管理硬件設施，嚴格遵守“非檔案管理人員，不得使用”的規定，并且做好備份，確保硬件萬一受損而不影響本單位檔案管理工作正常運行。

4 結束語

綜上所述，中小事業單位檔案管理信息化不是社會進步的必然，是順應時代發展的需求。我們在實際工作中，只要做到了領導真重視；人員素質真提升；管理體系真科學；軟硬件建設真實在；共享、安全真落實，中小事業單位的檔案管理工作一定能為中小事業單位的發展作出巨大貢獻！

參考文獻

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[2]徐菲.關于事業單位檔案信息化建設有關問題的思考[J].辦公室業務，2017（17）

[3]王愛萍.關于如何推進事業單位檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江檔案，2017（04）endprint