淺談大數據時代企業檔案電子文件管理

范爽月

【摘要】本文在了解企業檔案電子文件基本情況的基礎上，分析企業檔案電子文件管理存在的問題，并針對問題提出對策，以使電子文件更好地服務企業，在企業中得到廣泛應用。

【關鍵詞】大數據；企業檔案；電子文件；管理

隨著企業不斷地發展和進步，記錄企業各項活動的文件不斷增多。在企業應用電子設備的今天，產生了大量記錄企業發展的電子文件。電子文件的產生給企業檔案工作帶來了前所未有的挑戰。

一、 概述

（一）大數據的概念。大數據（big data）也稱海量數據、海量資料、巨量數據、巨量資料，一般是指由數量巨大、結構復雜、類型眾多的數據構成的數據集合。

（二）企業檔案電子文件的概念。企業檔案電子文件是指企業在生產經營和管理活動中形成具有參考、利用、保存價值文件材料的信息化。包括兩方面內容：一方面是歸檔保存的電子文件；另一方面是歷史企業檔案數字化后形成的電子文件。

（三）企業檔案電子文件的特點。1.可操作性強，信息的易變性。企業檔案電子文件的形成應用于多種技術，其內容和形式是相對獨立的，其內容進行修改是非常容易的，而且改后不會留下任何痕跡。另外，電子文件可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的內容以及載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及完整性。2.傳遞快捷，實現資源高度共享，信息與載體的可分離性。企業檔案電子文件是信息化形態，除紙張以外的移動硬盤、磁盤、光盤等都已成為了載體的“新成員”，可以根據利用需要，采用不同的方式輸出，從一種載體轉移到另一種載體，其內容卻不發生任何變化，實現異地傳輸。3.對系統設備的依賴性強，信息的非人工識讀性。企業檔案電子文件不能直接閱讀，它從形成、傳輸、存儲、檢索到利用都要依賴特定的設備和特定的軟件而實現，脫離了特定的軟硬件設備，電子文件就看不到了。

二、企業檔案電子文件管理存在的問題

（一）法律問題。由于企業檔案電子文件易變性特點，突破了傳統“原件”概念，使其原始記錄性難以判斷，憑證價值和法律效力難以確定。企業檔案電子文件管理體制機制不健全、不到位，大數據挖掘缺乏配套的政策法規，數據保護整合等方面缺乏完善的制度，企業內部之間缺乏統一的大數據標準和可供參考的規范，導致企業檔案電子文件管理的方式方法各不相同、內容格式雜亂無章、水平參差不齊，影響電子文件的統一有效管理。

（二）長期保管問題。由于企業檔案電子文件信息與載體可分離性及信息的不安全性特點，在企業檔案電子文件管理的過程中，如何對電子文件進行長期保管，成為檔案工作面對的重要問題。長期保管問題包含：一是載體保管問題；二是信息保護問題。

（三）安全問題。1.物理安全。它包括兩個方面：一是環境安全。即電子文件的設備及存儲介質所處環境安全；二是設備安全。即物理設備選型、裝配符合相應的工業標準。2.載體安全。電子文件具有載體不穩定性，這就決定了它容易受外部環境的影響。不適宜的保管條件會導致電子文件質量缺損，導致信息載體壽命縮短、導致載體材料出現變形、斷裂、伸縮、折痕、消磁和磁粉脫落等情況，影響文件信息的安全。

（四）人員問題。大數據時代企業檔案電子文件管理人才隊伍不健全，電子文件逐漸替代紙質文件，成為發展的主流。

三、解決問題的對策

（一）建立健全企業檔案電子文件管理的法律法規。建立健全適合企業自身特點和需要的法律法規及其管理辦法和制度，希望通過法律：一是規范企業檔案電子文件的相關活動，杜絕任何在無意或有意中對電子文件內容及載體造成傷害的可能性；二是電子文件憑證價值和法律效力得到承認；三是對蓄意破壞、盜竊電子文件信息的不法分子產生威懾力。

（二）利用技術手段，確保企業檔案電子文件信息及載體長期保管及安全。1.簽署技術。在企業檔案電子文件上進行光筆簽名或數字簽名，把電子文件上的簽名作為檢驗其原始性、真實性、完整性和安全性的依據。目前，在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。2.防寫措施。將企業檔案電子文件設置為“只讀”狀態。用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。3.加密技術。加密技術可以確保涉密電子文件內容的非公開性，是保證電子文件機密性的重要方法，其目的是采取某種數字方法將涉密信息偽裝起來，使非法入侵者無法了解涉密信息真實含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密技術可以對用戶的訪問進行控制，限定了用戶對電子文件的操作。

（三）培養復合型檔案管理人員。基于企業檔案電子文件的特點，企業檔案電子文件管理必須依靠高素質的檔案管理人員，檔案工作人員一定要樹立安全意識，增強電子文件管理意識，提高計算機操作能力，提高自身的綜合素質和業務技能。

四、結論

大數據時代，企業發展進步，電子文件大量產生，給檔案管理工作帶來了各種各樣的問題。不斷研究、探索，克服困難，找出解決方法，改進措施，使檔案資源得到安全、可靠的保護，實現檔案信息資源共享，改進管理模式和技術創新，實現檔案管理工作的科學化、制度化與規范化。檔案更好地服務于企業，促進企業和檔案事業共同發展。

【參考文獻】

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