淺議設(shè)備儀器檔案管理工作

盛玉

【摘要】設(shè)備儀器檔案是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的一個(gè)重要組成部分，筆者對(duì)實(shí)際工作中設(shè)備儀器檔案收集歸檔、整理組卷中遇到的常見問題進(jìn)行分析，指出原因，提出切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)措施。

【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn)；設(shè)備儀器；檔案管理；問題；措施

設(shè)備儀器檔案是指設(shè)備儀器在調(diào)研采購、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試及驗(yàn)收運(yùn)維過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各類文件材料，記載和反映了設(shè)備儀器的結(jié)構(gòu)、性能、使用方法和運(yùn)行保養(yǎng)的相關(guān)情況，對(duì)保障設(shè)備儀器正常運(yùn)轉(zhuǎn)和日后維修保養(yǎng)具有重要參考意義。

近年，國(guó)家對(duì)固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目十分重視，高要求，高標(biāo)準(zhǔn)，下發(fā)了《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（科工辦〔2007〕161號(hào)）和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）加強(qiáng)和規(guī)范項(xiàng)目檔案管理，提出了“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。”設(shè)備儀器檔案是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要組成部分，設(shè)備儀器檔案的基礎(chǔ)管理、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，不僅是設(shè)備儀器檔案質(zhì)量的保證，更直接影響項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)斷，因此，良好的設(shè)備儀器檔案管理工作尤為重要，它是設(shè)備儀器正常運(yùn)行和項(xiàng)目順利驗(yàn)收的有力保障。

一、設(shè)備儀器檔案管理工作的常見問題

（一）文件收集不全。設(shè)備儀器檔案記錄設(shè)備采購、開箱、安裝調(diào)試、驗(yàn)收等多個(gè)階段的文件，各階段職能部門不同，負(fù)責(zé)收集資料的兼職檔案員不同，沒有統(tǒng)一管理，設(shè)備儀器從購置到入庫周期長(zhǎng)短不一，交替發(fā)生，導(dǎo)致移交到檔案室時(shí)經(jīng)常缺東少西，無招投標(biāo)文件、裝箱單、合格證明或說明書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，有的甚至沒有任何隨機(jī)資料，或者缺少后期設(shè)備儀器運(yùn)行、維修過程文件等，完整性和系統(tǒng)性較差。

（二）文件質(zhì)量不高。（1）歸檔文件不是原件。某些小型設(shè)備儀器，采購合同用傳真方式簽訂往來，簽訂的合同份數(shù)少，用復(fù)印件代替；或者有些合同上簽章不全、日期不填。這樣的合同既不具備法律效率，也不符合文件歸檔要求。（2）歸檔文件的載體字跡不是耐久性材料。尤其是進(jìn)口設(shè)備，紙張有復(fù)寫紙、熱敏紙材料，或者書寫用圓珠筆、鉛筆或紅色水筆。（3）其他問題，如在文件上亂涂亂畫、字跡模糊、外文資料未翻譯等等。

（三）設(shè)備儀器檔案管理人員職責(zé)不明確。設(shè)備儀器檔案產(chǎn)生于采購到入庫的各個(gè)階段，涉及到多個(gè)職能部門，各個(gè)部門之間有很多交叉的環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目設(shè)備儀器管理檔案問題上，各個(gè)部門檔案管理職責(zé)不明確，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，各個(gè)部門之間就相互推脫，推卸責(zé)任，采購部門、資產(chǎn)管理部門、設(shè)備使用部門各自搶占所需資料，缺乏統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)各個(gè)部門各階段的檔案資料，容易造成檔案的散失。

二、設(shè)備儀器檔案管理工作問題的原因

（一）檔案管理制度的執(zhí)行力度低。檔案室根據(jù)國(guó)家檔案局十號(hào)令、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）和其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定了本單位《設(shè)備儀器檔案管理辦法》，明確了各部門檔案管理職責(zé)，設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍和保管期限、文件歸檔質(zhì)量要求等等。但是執(zhí)行力度低，落實(shí)不到位。

（二）兼職檔案員業(yè)務(wù)水平良莠不齊。一是兼職檔案員沒有完全理解和熟練應(yīng)用設(shè)備儀器檔案管理制度中有關(guān)文件的收集、歸檔質(zhì)量等要求。二是兼職檔案員往往身兼數(shù)職，檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，職責(zé)分工不清，把關(guān)不嚴(yán)格。

三、設(shè)備儀器檔案管理工作問題的應(yīng)對(duì)措施。

（一）加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理。設(shè)備儀器檔案是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要組成部分。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由資產(chǎn)管理部門牽頭，協(xié)調(diào)各部門各階段設(shè)備儀器檔案的收集、積累、整理、移交至檔案部門集中統(tǒng)一管理，防止文件散失，確保完整和安全。

（二）堅(jiān)決落實(shí)設(shè)備檔案管理制度。一是貫徹“三納入”“四參加”等制度。執(zhí)行將檔案工作納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，檔案人員參加設(shè)備開箱驗(yàn)收落實(shí)部門檔案管理職責(zé)的規(guī)定，各部門職責(zé)分工在制度中明確后，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行，不再推脫推卸責(zé)任，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)收集設(shè)備立項(xiàng)文件，如“設(shè)備采購請(qǐng)示、批復(fù)”等；采購部門負(fù)責(zé)收集設(shè)備采購文件，如“招投標(biāo)文件、合同、技術(shù)協(xié)議”等；設(shè)備管理部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集開箱驗(yàn)收文件，如“開箱驗(yàn)收記錄、隨機(jī)資料、安裝調(diào)試記錄”并驗(yàn)收。在使用管理階段，資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)設(shè)備儀器的使用部門，按合同辦事，及時(shí)歸檔在設(shè)備的安裝、培訓(xùn)、使用、維護(hù)等過程中形成的文件材料。二是落實(shí)設(shè)備儀器檔案質(zhì)量要求，各部門在收集文件時(shí)，要注意文件質(zhì)量，如歸檔文件應(yīng)為原件，簽章齊全。對(duì)復(fù)印件應(yīng)加蓋證明單位公章，否則不收。注意收集資料的書寫材料和自己是否符合檔案保管要求，保證文件資料字跡清楚，紙張整潔，不在文件上亂涂亂畫等。

（三）檔案部門總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。一是檔案部門在收集、整理設(shè)備儀器檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，應(yīng)及時(shí)向歸檔責(zé)任人和兼職檔案員指出問題并督促整改。二是完善設(shè)備儀器檔案管理制度，細(xì)化管理責(zé)任、要求，制定實(shí)施細(xì)則。使各部門及兼職檔案員工作有章可循，規(guī)范設(shè)備儀器文件的收集、歸檔行為。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好兼職檔案員培訓(xùn)工作，提高技能。將上級(jí)有關(guān)設(shè)備儀器檔案收集、整理、歸檔的制度、要求，結(jié)合工作實(shí)際宣貫傳達(dá)下去。多舉實(shí)例，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改善設(shè)備儀器檔案管理工作。

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