探討檔案管理人員在重大建設(shè)項(xiàng)目中的重要作用

奎菊芳

【摘要】因重大建設(shè)項(xiàng)目具有周期長(zhǎng)、數(shù)量多、不可替代、內(nèi)容復(fù)雜、來(lái)源廣泛等特點(diǎn)，所以檔案管理成為管理人員面臨的挑戰(zhàn)性工作，這勢(shì)必要求檔案管理人員要有新、高、強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)，才能真正發(fā)揮出檔案管理人員在重大項(xiàng)目建設(shè)中的作用。本文從重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)出發(fā)，分析探討檔案管理人員在重大建設(shè)項(xiàng)目中的重要作用。

【關(guān)鍵詞】重大建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；重要作用

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，重大建設(shè)項(xiàng)目日益增多，隨之而來(lái)的是檔案數(shù)量的與日俱增，如何保證重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確，給檔案工作人員帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，因此，作為檔案管理人員，必須不斷提高自身能力和素質(zhì)，從而保證工作的科學(xué)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。

一、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束過(guò)程中各項(xiàng)有價(jià)值的檔案資料記錄，作為檔案管理人員只要切實(shí)掌握了建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，才能更好地做好檔案管理工作。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的工作特點(diǎn)具體如下：

（一）數(shù)量多、周期長(zhǎng)。重大建設(shè)項(xiàng)目一般投資規(guī)模較大，從開(kāi)始到結(jié)束需要的時(shí)間較長(zhǎng)、跨度較大，此外，涉及的單位也較多，因此，建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料過(guò)多過(guò)雜，從而導(dǎo)致檔案管理工作量大、繁瑣復(fù)雜，給檔案工作人員帶來(lái)了很大挑戰(zhàn)。

（二）內(nèi)容多、變化大。重大建設(shè)項(xiàng)目涉及的領(lǐng)域較廣，結(jié)合了各個(gè)部門(mén)多方面的工作內(nèi)容，檔案資料具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，內(nèi)容多種多樣，而且在項(xiàng)目建設(shè)中隨時(shí)都可能發(fā)生變化，所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容也在不斷變化和補(bǔ)充，從而使得建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量多、檔案多。

（三）來(lái)源廣泛。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案來(lái)源廣泛，不僅包括政府規(guī)劃的建設(shè)單位，還包括項(xiàng)目管理部門(mén)等，使建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料來(lái)源更多，涉及面更廣。

（四）不可替代。重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料是建設(shè)項(xiàng)目必不可少的依據(jù)，也是需要隨時(shí)翻閱查看的資料，一旦這部分資料丟失，就無(wú)法順利完成項(xiàng)目建設(shè)工作，其檔案資料在項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中具有不可替代的作用。

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)項(xiàng)目的重要組成部分，既可以真實(shí)地反映建設(shè)進(jìn)度，也可以解決各段項(xiàng)目建設(shè)的問(wèn)題，在項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)中發(fā)揮著重大的作用，因此，檔案管理人員要重視檔案管理工作，真實(shí)地記錄各項(xiàng)建設(shè)過(guò)程，確保檔案質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理人員在重大建設(shè)項(xiàng)目中的作用。

二、檔案管理人員在重大項(xiàng)目中的重要作用

（一）提高責(zé)任意識(shí)，全程參與項(xiàng)目。作為重大項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理人員，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要全程參與到重大建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程當(dāng)中，主要是要做好以下幾項(xiàng)工作：1.重視檔案工作，注重配合各方工作。檔案管理人員首先要確保各項(xiàng)檔案資料的齊全、規(guī)整，將檔案工作滲透到項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)補(bǔ)充各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目資料，了解最新?tīng)顩r，隨時(shí)更新檔案資料，掌握項(xiàng)目進(jìn)度。此外，要積極與各個(gè)部門(mén)溝通交流，做到檔案管理工作與項(xiàng)目進(jìn)展同步。2.明確分工，責(zé)任到人。重大項(xiàng)目建設(shè)工作是一項(xiàng)持久性、內(nèi)容繁雜的工作，為確保各項(xiàng)檔案資料的完整性，檔案工作人員要充分發(fā)揮自己的工作主動(dòng)性和積極性，對(duì)不同建設(shè)階段的檔案資料都要了解，以確保檔案收集的規(guī)范性和程序化，此外，可以專(zhuān)門(mén)安排一至兩名檔案工作人員專(zhuān)門(mén)從事檔案收集工作，確保責(zé)任到人。3.深入基層，杜絕遺漏。作為重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員，要及時(shí)了解項(xiàng)目的各項(xiàng)進(jìn)度，針對(duì)特殊檔案的收集方法要及時(shí)告知相關(guān)收集人員，比如在建設(shè)過(guò)程中，要注意收集項(xiàng)目建設(shè)中的圖紙等。4.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高工作能力。作為重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員，要加強(qiáng)個(gè)人學(xué)習(xí)，不斷拓寬知識(shí)面，既要掌握一定的建設(shè)項(xiàng)目知識(shí)，也要掌握豐富的檔案管理知識(shí)，這樣才能在檔案資料的收集、整理、歸檔工作中做到游刃有余，才能充分發(fā)揮出檔案資料在重大建設(shè)項(xiàng)目中的重要作用。

（二）提高檔案管理水平，做好項(xiàng)目檔案開(kāi)發(fā)利用工作。1.做好檔案保管工作。作為檔案管理工作人員，要做好檔案保管工作，持續(xù)加大對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，在日常工作中要經(jīng)常性地到現(xiàn)場(chǎng)與項(xiàng)目技術(shù)人員多溝通、交流，使其充分了解檔案資料在后期建設(shè)項(xiàng)目中的作用，使其更加有效地利用好檔案，使項(xiàng)目檔案發(fā)揮更大的作用。2.科學(xué)規(guī)范整理。作為重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員，要始終保持高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，將檔案收集員收集回的檔案資料分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理、歸檔，方便以后使用，在歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查每一項(xiàng)檔案，看是否存在缺漏，一旦發(fā)現(xiàn)要及時(shí)補(bǔ)齊相關(guān)檔案，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)的功能、用途以及檔案分類(lèi)方法，對(duì)項(xiàng)目檔案統(tǒng)一分類(lèi)整理，在整理過(guò)程中要確保規(guī)范化、科學(xué)化，方便以后的持續(xù)利用。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們可以看出項(xiàng)目檔案貫穿于項(xiàng)目始終，發(fā)揮著重要的作用，而檔案管理人員在重大項(xiàng)目中又發(fā)揮著非常重要的作用，主要體現(xiàn)在：一是檔案管理人員要全程參與了解項(xiàng)目，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中要協(xié)調(diào)各方做好檔案管理工作，要分工負(fù)責(zé)做好檔案收集工作，要深入現(xiàn)場(chǎng)杜絕每一個(gè)遺漏，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)持續(xù)提高自身工作能力。二是要提高檔案管理水平，做好項(xiàng)目檔案開(kāi)發(fā)利用工作，同時(shí)還要做好檔案的整理和保管工作。因此，作為重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員要不斷提高自身綜合素質(zhì)，積極主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)，更好地在重大項(xiàng)目建設(shè)中充分發(fā)揮出自身重要作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭蓉.當(dāng)前高校檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)方法探究[J].通化師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（30）.

[2]姜麗蓉，寧慶降.關(guān)于提高高校檔案管理人員素質(zhì)的幾點(diǎn)思考[J].重慶電力高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，2011（15）.

[3]伊林，龍政軍.高校檔案管理人員的素質(zhì)及其提高途徑[J].中國(guó)冶金教育，2010（15）.endprint