淺談辦公室檔案工作的規范化管理

代文婷

【摘要】在醫院精細化管理中，辦公室檔案工作的規范化、標準化是醫院檔案管理的關鍵，是整個醫院協調、掌握、高效管理運行的有效保證。本文對規范辦公室檔案管理工作的主要內容、辦公室檔案工作的發展方向、規范辦公室檔案管理工作的意義進行論述分析。

【關鍵詞】醫院精細化管理；辦公室檔案；規范管理；內容；發展方向；意義

辦公室檔案管理是醫院穩定高效發展的重要保證，建立系統、科學、民主的檔案管理制度對于單位的發展極為重要。檔案是醫院發展的見證者、重大歷史事件的承載者，更是醫院各發展階段的凝練和體現者。如何利用檔案這一載體，反映醫院辦公室工作開展情況。醫院辦公室檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識，以適應醫院標準化、規范化、科學化運行的需要。

一、規范辦公室檔案管理工作的主要內容

（一）規范辦公室檔案管理工作的前提是制發公文。大部分辦公室檔案的前身為公文。如何制定與規范發布公文，直接影響其質量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規范水平。提升制發公文的規范性，一是要增強規范意識，提高公文的質量。嚴格遵照國家相關規定，如規格尺寸統一的A4紙型。二是要確保字跡清晰，提高公文的保存性。無論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡。三是要嚴格簽發手續，提高公文的準確性。對公文制發的簽發手續、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，在行文中避免簡稱及不規范的字，有助于運用信息化檢索方式的實行。

（二）規范辦公室檔案管理工作的準則是立卷歸檔。公文相似、重復及無序的立卷組合給規范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索造成不利影響。文件的歸檔要運用立卷歸檔作為規范辦公室檔案工作的準則，延續我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在實際工作中應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項內容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔。二需確立重點及合理分工。現實操作中應重視資料及文件的區別，詳細問題需詳細剖析。三需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入。讓完整的辦公室檔案文件為將來規范式的辦公室檔案工作奠定基礎。

（三）規范辦公室檔案管理工作的保障是案卷質量。在實際操作中可看出，辦公室檔案的價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到。立卷方式及裝訂案卷對規范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。因此我們要重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理的檢索與劃分，有效管理其辦公室檔案。

二、辦公室檔案工作的發展方向

（一）做好辦公室檔案工作標準是依法治檔。現代化管理辦公室檔案設施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時俱進、持續變革，方可順應時代新趨勢。辦公室檔案工作想持續不斷地發展需遵循依法治檔之路。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規。各部門也應相應健全相關辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理。

（二）增進辦公室檔案工作目標是運用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運用是體現其自身價值的徑直辦法，搞好其開發更是辦公室檔案管理的主要表現所在。要增強辦公室檔案的有效開發運用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統及匯編辦公室檔案文件等資料，以方便辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應時代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務渠道，提升其運用的水平以促進辦公室檔案工作健康發展。

三、規范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可提升工作品質及效率，有助于將歷史保存并還原其真實性。規范式的辦公室檔案管理，更是衡量單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個單位在發展進程里所取得成績。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著醫院領導是否能把握住本院整體發展情況。所以，規范好醫院辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型辦公室檔案管理措施，將醫院的總體發展成果及情況如實具體地反映出來，有助于提高醫院的核心競爭力。長期以來，人們對辦公室檔案管理工作意識淡薄，實際工作中存在責任感低、宣傳力度不足等問題，甚至出現辦公室檔案工作無用論等問題，這影響著醫院的檔案工作管理理念，不利于醫院的健康發展。因此，必須規范對辦公室檔案工作的管理。

四、結束語

現代化管理條件下的辦公室檔案工作，擁有規范的標準不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時俱進地將辦公室檔案工作管理規范化，方可順應時代需求，為將來的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無，特別是對當今信息化下的事業單位來說，更是推動其機制朝著良性方向發展的有力基礎。所以，規范好辦公室檔案工作勢在必行。

【參考文獻】

[1]賈世寶.以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J].佳木斯教育學院學報，2010，10（01）：97-157.

[2]朱祥.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].企業家天地下半月刊（理論版），2008，10（01）：97-159.endprint