試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作

鄧濱華

【摘要】做好文書檔案收集與歸檔工作，可以有效維護(hù)文書檔案的完整性與全面性，推動(dòng)各單位文書檔案工作順利實(shí)施。本文主要針對(duì)如何做好文書檔案收集與歸檔工作展開深入的研究，并提出幾點(diǎn)針對(duì)性的建議，以供相關(guān)人士參考。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；收集與歸檔；建議

目前，做好文書檔案的收集與歸檔工作是單位文書檔案工作的重中之重，文書檔案資源與日俱增，一些單位文書檔案的收集與歸檔工作存在著較大的難度，限制著本單位檔案工作的開展。因此，要采取切實(shí)可行的優(yōu)化措施，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，確保本單位文書檔案收集與歸檔工作水平的穩(wěn)步提升，順應(yīng)本單位事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。

一、做好文書檔案收集與歸檔工作的重要性分析

（一）有利于鞏固本單位檔案形成的基礎(chǔ)。在教學(xué)、科研以及行政管理等活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生海量的原始文件資料，這些原始資料往往是由部門兼職檔案人員代為保管。因此，檔案收集和歸檔工作，是重要的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，要進(jìn)一步鞏固檔案管理工作的根基，充分利用好這些重要的參考資源。

（二）是檔案集中管理的必要手段。根據(jù)相關(guān)檔案工作的規(guī)定可以看出，單位檔案必須要實(shí)施集中統(tǒng)一管理，保證文書檔案工作的完整性與安全性。文書檔案在具體實(shí)踐過程中，形成了保存價(jià)值性較高的檔案資料，必須要進(jìn)行檔案的收集與歸檔工作，保證檔案材料的完好無損，以便于更好地進(jìn)行開發(fā)與利用，進(jìn)而還原本單位歷史面貌，全面反映出本單位歷史實(shí)際情況。

二、文書檔案的收集與歸檔工作中存在的不足之處

（一）收文材料的收集比較延時(shí)。收文是文書檔案工作的重要組成部分，在實(shí)際管理工作中，收文的收集工作比較延時(shí)，主要體現(xiàn)在上級(jí)單位發(fā)來的收文往往是要求上報(bào)本單位的相關(guān)資料或者報(bào)表數(shù)據(jù)等，自身單位的上報(bào)工作在規(guī)定時(shí)間內(nèi)已經(jīng)完成，然而檔案部門的諸多工作都是在第二年來開始進(jìn)行，對(duì)于當(dāng)時(shí)辦理完畢的上報(bào)資料沒有及時(shí)歸到檔案部門，很難在第二年歸檔工作中找尋有效的上報(bào)資料。

（二）材料內(nèi)容較為單一、片面。往往體現(xiàn)在單位對(duì)請(qǐng)示文的批復(fù)較為單一、片面，歸檔內(nèi)容過于強(qiáng)調(diào)自身單位保管期限中的一般性常規(guī)材料，職能部門在新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的相關(guān)資料中，缺少歸檔這一環(huán)節(jié)。同時(shí)，在文書檔案工作中，網(wǎng)絡(luò)歸檔觀念不夠深入，沒有及時(shí)下載網(wǎng)絡(luò)上與自身單位息息相關(guān)且有保存價(jià)值的報(bào)道和通知等方面歸檔材料，而且部分歸檔材料未加蓋部門的公章，一定程度上使檔案工作的憑證參考嚴(yán)重缺失。

（三）檔案收集與歸檔的力度有待提升。現(xiàn)階段，一些單位的文書檔案收集與歸檔仍然采用傳統(tǒng)的收集模式來進(jìn)行，尚未充分利用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，隨著文書檔案種類越來越豐富，數(shù)量也比較龐大，在收集與歸檔過程中難免出現(xiàn)相應(yīng)的誤差，大大增加了文書檔案收集與歸檔工作的難度。

（四）文書管理人員欠缺專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。由于檔案工作與單位的議事日程有著極其緊密的聯(lián)系，而檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置與業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的投入并沒有得到高度的重視，單位各個(gè)部門的文書檔案資料管理人員大多兼職，一些檔案管理人員出于職稱評(píng)定的目的參與到相關(guān)部門舉辦的檔案培訓(xùn)中，然而培訓(xùn)時(shí)間比較短，很難取得高效的培訓(xùn)效果。在獲取檔案職稱以后，并不注重專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，崗位存在著極大的變動(dòng)性，檔案資料擺放比較隨意，缺少專項(xiàng)移交程序，也是限制文書檔案收集與歸檔工作的重要因素。

三、做好文書檔案收集與歸檔的建議闡述

（一）利用系統(tǒng)及時(shí)收集材料，優(yōu)化檔案服務(wù)。目前，數(shù)字化辦公系統(tǒng)建設(shè)在不斷推廣過程中，很多政府部門、機(jī)構(gòu)單位已經(jīng)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）進(jìn)行廣泛的應(yīng)用，以便于辦公信息的收集與處理工作的開展，有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。借助辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，大大提升了文書檔案工作的便捷性與安全性，工作進(jìn)度也得到了明顯的進(jìn)步。因此，文書檔案工作人員要加強(qiáng)OA系統(tǒng)的應(yīng)用，設(shè)置OA系統(tǒng)賬戶權(quán)限，以便在系統(tǒng)中對(duì)上級(jí)要求上報(bào)內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示以及主辦部門等方面進(jìn)行查看。文書工作人員通過跟蹤辦理情況，如果完成辦理事項(xiàng)，要及時(shí)向主辦部門收集材料，不能等到第二年再進(jìn)行材料的收集，以免喪失材料收集的有效性與實(shí)時(shí)性，避免了材料丟失的現(xiàn)象。與此同時(shí)，檔案工作人員要定期向文書工作人員進(jìn)行材料的收集，并且定期開展編研工作。檔案工作者要加強(qiáng)編制完成專題的廣泛利用，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門工作的開展提供相應(yīng)的便利性，使各部門都能充分認(rèn)識(shí)到檔案收集、歸檔的重要性，進(jìn)一步強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員的重視程度。

（二）深入了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)。要想保證檔案工作的完整性，實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，要及時(shí)核查所有請(qǐng)示和相關(guān)報(bào)告。對(duì)于批復(fù)文件來說，在歸檔過程中要將請(qǐng)示與批復(fù)整理相互結(jié)合在一起。如果沒有正式批復(fù)但有處理意見的，要在請(qǐng)示文件中做好備注，并且在備注處加蓋擬辦部門公章。同時(shí)，要善于通過各種各樣的途徑來了解部門業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，比如：OA系統(tǒng)、官網(wǎng)、官方微信微博等；檔案工作者要加強(qiáng)與相關(guān)部門檔案人員的交流與協(xié)作，要充分發(fā)揮各個(gè)部門檔案人員在檔案收集與歸檔工作中的紐帶作用。此外，在與本單位業(yè)務(wù)息息相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)查閱中，一定要及時(shí)進(jìn)行下載和保存，確保收集用戶歸檔材料的完整性與全面性。

（三）采用適應(yīng)時(shí)代的文書檔案收集與歸檔工作方式。現(xiàn)階段，文書檔案管理工作越來越繁瑣、復(fù)雜，人員數(shù)量也在與日俱增，必須要改變以往傳統(tǒng)的檔案收集與歸檔的管理方式，要采用與時(shí)代發(fā)展相契合的工作模式來進(jìn)行文書檔案的收集與歸檔工作。在資料收集方式中，要發(fā)揮一定的主動(dòng)性和積極性，尤其要對(duì)利用價(jià)值高的文書檔案進(jìn)行主動(dòng)收集。

（四）加大檔案人員的培訓(xùn)力度。檔案管理工作人員的管理水平與文書檔案的收集、歸檔效率的聯(lián)系是密不可分的，要想確保文書檔案收集與歸檔效率的穩(wěn)步提升，就必須要對(duì)檔案管理人員開展一系列的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)。因此，各單位要監(jiān)督檔案管理人員的工作行為，提升自身的業(yè)務(wù)水平。定期組織安排工作人員到省內(nèi)檔案局參與培訓(xùn)，掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)、范圍以及流程等。同時(shí)，在培訓(xùn)期滿以后，要對(duì)其培訓(xùn)成果進(jìn)行考核，給予相應(yīng)的考試成績(jī)，對(duì)于成績(jī)良好的人員要給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)；反之，要給予一定的懲處，不斷激發(fā)工作人員工作的熱情與潛能。

（五）確定文書檔案的歸檔范圍，制定相應(yīng)的完善制度。1.文書檔案的收集與歸檔的黨政文件材料對(duì)于本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有良好的憑證和研究?jī)r(jià)值。歸檔的黨政文件材料要全面反映出本單位黨政部門職能活動(dòng)的整個(gè)過程。文書檔案要加強(qiáng)紙質(zhì)文書檔案的征集。歸檔的黨政文件材料要從相關(guān)規(guī)律出發(fā)，加強(qiáng)彼此之間的聯(lián)系程度，要結(jié)合不同部門的實(shí)際情況進(jìn)行。除此之外，各單位還要設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，各個(gè)部門最好要設(shè)置獨(dú)立的文書檔案資料室，文書檔案柜要與其他資料分離，不能與其他資料混淆在一起，要及時(shí)對(duì)文書檔案進(jìn)行收集與歸檔，要及時(shí)移交至單位綜合檔案室集中管理。2.各個(gè)部門和單位要結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，構(gòu)建完善的文書檔案收集與歸檔工作的管理制度，要積極深入到其他單位或者部門進(jìn)行考察，檔案管理人員要明確所有文書檔案收集時(shí)間和檔案歸檔的范圍等。要成立相應(yīng)的監(jiān)督小組來加強(qiáng)文書檔案的收集與歸檔工作的監(jiān)督，進(jìn)而調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性。

四、結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)文書檔案的收集與歸檔建設(shè)勢(shì)在必行，文書檔案是各單位不容忽視的寶貴財(cái)富，有利于推動(dòng)單位中心工作朝著更加專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。因此，各單位必須要做好文書檔案的收集與歸檔工作，檔案管理人員要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)，樹立較高的責(zé)任感，盡可能保留事件的歷史原有面貌，加強(qiáng)現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，發(fā)揮出信息化建設(shè)的應(yīng)用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效利用，增強(qiáng)文書檔案工作的完整性與準(zhǔn)確性，進(jìn)而推動(dòng)本單位各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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