縣級機關檔案工作方法探究

趙麗彩

【摘要】縣級機關檔案工作存在的問題是對檔案工作重視不夠；檔案人員兼職過多，調動頻繁；檔案業(yè)務基礎差。提高縣級機關檔案工作水平的方法：提高認識，加強領導；改善檔案保管條件；加強職業(yè)道德修養(yǎng)；加強對檔案工作的宏觀指導；注重實體管理到檔案信息管理的轉變；注重文書檔案的管理到注重其他門類檔案的轉變；檔案行政部門要針對不對的對象采取不同業(yè)務指導方法。

【關鍵詞】縣級；機關；檔案工作；方法；探究

縣級機關檔案是縣級國家黨政機關在開展公務活動中直接形成的、反映其主要職能工作活動和反映機關歷史真實面貌的歷史記錄?？h級機關檔案工作是指縣級國家機關檔案機構集中統(tǒng)一管理縣級機關形成的全部檔案，為縣級機關各項工作服務，同時為黨和國家積累檔案史料的活動。

縣級機關檔案工作的特點：一是內部性強?？h級機關檔案工作主要為縣級機關內部服務。二是業(yè)務性強?？h級機關檔案工作涉及眾多業(yè)務部門。三是行政性強，縣級機關檔案工作是縣級機關行政工作的組成部分。

一、縣級機關檔案工作存在的問題

（一）領導干部認識不足，對檔案工作重視不夠。有的領導認為，只要文件不丟失就行，檔案工作做與不做，遲做早做無關緊要，檔案行政執(zhí)法監(jiān)督中發(fā)現，有的單位辦公室裝修富麗堂皇，檔案裝具卻破爛不堪，檔案管理相當混亂，有的甚至幾年沒有進行歸檔工作，因此，一些單位的領導不重視檔案工作，嚴重地阻礙了檔案工作的正常開展。

（二）檔案人員兼職過多，調動頻繁、業(yè)務素質低。有的單位檔案人員因一崗兼多職，疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務素質欠缺，直接影響了檔案工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務不精，導致在歸檔文件的整理分類保管期限的劃分等問題上不夠準確，檔案不按時歸檔，和未及時移交綜合檔案室的情況時有發(fā)生。機關檔案人員變動頻繁，一大批未經培訓的新手到了檔案工作崗位，對檔案工作認識不到位，覺得從事檔案工作枯燥乏味，沒有前途，思想情緒不穩(wěn)定，業(yè)務生疏，無法做好檔案工作，造成新的積存零散文件大量產生，有的即使經過整理，但是分類不科學，鑒定整理不規(guī)范，歸檔質量不保證。

（三）檔案保管條件較差。多數單位還達不到檔案管理“八防”要求，與整齊、統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數單位把檔案室變成了雜物室，設施設備老化，不齊全。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

（四）檔案業(yè)務基礎差，檔案收集不全。機關檔案室普遍存在只重視收集正式公文、對其他文件材料和其他門類檔案收集力度不夠的情況。日常工作中的記錄，包括工作計劃、總結、外出會議形成材料、介紹信存根、接待計劃、保衛(wèi)記錄等收集不齊。照片、基建、設備、實物收集難度大，收集不足。檔案室檔案量少、收集不全。可利用資源不夠豐富。機關工作人員查找相關資料查找不到，檔案重要性無法體現。檔案工作必然無法引起別人的重視，會逐步被邊緣化。檔案員頻繁更換，檔案工作連續(xù)性不強，造成檔案歸檔不及時、檔案遺失等情況時有發(fā)生。檔案有積壓未整理的現象。

二、提高縣級機關檔案工作水平的方法

（一）提高認識，加強領導。一是要加強機關檔案人員的教育培訓，在注重實用性上下功夫。二是圍繞檔案“及時”“完整”的要求，做好檔案收集工作，完善歸檔內容，并確保檔案內容真實完整。三是要鼓勵機關檔案工作人員適應新時期檔案工作發(fā)展的需要，創(chuàng)造性地開展工作。

（二）改善檔案保管條件。一是進一步加大機關檔案室基礎設施的投入，嚴格按檔案管理“八防”標準要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能改善雜、亂問題，做到檔案室統(tǒng)一、整齊、規(guī)范。二是完善制度，建立健全檔案管理網絡。

（三）轉變檔案管理觀念。1.檔案工作要從注重實體管理到檔案信息管理的轉變，使檔案的管理從傳統(tǒng)紙質載體向數字化文件存儲、查閱轉變。紙質檔案數字化是檔案信息化建設的重要組成部分，是最基礎的工作，只有做好基礎工作，才能實現檔案實體管理向檔案信息管理的轉變。因為，計算機技術、網絡技術、數字處理技術的應用為實現檔案信息資源共享開辟了廣闊的前景，既提升了機關檔案工作的整體管理水平，又提高了機關的工作效率。2.從注重文書檔案的管理到注重其他門類檔案的轉變。文書檔案在機關的管理工作中比較受重視，比較完善，而對于照片、聲像及實物相對忽視，在制度建設和規(guī)范管理及流向處置方面相對滯后。照片、聲像及實物是直接反映縣級機關工作活動的史實，也是目前紀錄事物的重要手段。照片、聲像及實物檔案的種類很多，不同性質的單位形成的實物檔案的種類不同，載體形態(tài)各異?？h級機關要把照片、聲像及實物的管理納入機關管理中。

（四）加強對檔案工作的宏觀指導。檔案的信息化建設，在改變著傳統(tǒng)管理方法的同時，也對檔案工作提出了更高要求，因此不斷提高檔案工作者的素質是提高檔案信息化的關鍵，針對縣級機關檔案人員變動頻繁的狀況，要采取短期培訓和以會代訓等各種方式，對檔案人員進行定期和不定期的業(yè)務培訓，不斷提高業(yè)務能力。其次，加強檔案業(yè)務的宏觀指導，縣級機關部門多，事務繁雜，縣級檔案行政管理部門不可能或長期深入下去進行業(yè)務指導，要選派具有堅定信念且掌握數字化等專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的骨干從事縣級機關檔案工作的業(yè)務指導。同時要一改過去的包干指導為宏觀指導。多年來，檔案局的業(yè)務指導，基本上采取包辦代替的形式，直接參與縣級機關檔案的分類、歸檔等具體工作，使檔案人員誤認為歸檔一系列工作屬于檔案局的事，指導人員不下去，他們就不動手，這種指導方法不僅不能提高檔案人員的業(yè)務能力，反而滋生了檔案人員的惰性和依賴性，不利于以后檔案工作的正常開展。

（五）檔案行政部門對不同對象采取不同業(yè)務指導方法。對縣級機關開展檔案業(yè)務指導工作，是縣級檔案行政管理部門的主要職能之一，是《檔案法》賦予的權力，也是經常性的業(yè)務工作。1.新進從事檔案工作，業(yè)務知識一無所知，無法開展檔案工作，或對業(yè)務不夠熟悉，尚不能獨立工作的檔案人員，要通過讓他們了解檔案工作基本知識以及有關檔案法規(guī)、標準，掌握文件材料的形成、積累、歸檔的方法和技能，對他們進行現場示范、現場指導，或者組織觀摩學習、實際操作等，從而使他們能夠獨立地開展檔案工作。但是絕不能因為檔案業(yè)務人員不懂業(yè)務，無法獨立工作而由指導人員包辦代替。檔案行政管理部門要始終認清自己的地位和職責，糾正越爼代庖。因為越爼代庖式的工作，不利于檔案業(yè)務人員素質和單位檔案工作水平的提高，也不利于檔案行政管理正常發(fā)揮其職能作用，甚至影響本地區(qū)檔案工作的整體水平。2.具有一定業(yè)務水平，但還不能有效開展工作的檔案人員，要針對其不足，給予必要的幫助和啟發(fā)，要求業(yè)務指導人員注意工作方法，不得隨意指責。要在尊重其勞動、肯定其成績的基礎上，給予積極的誘導和糾正，切勿挫傷被指導者的工作積極性，否則將事倍功半。一般要在檔案人員剛開始歸檔時，業(yè)務指導人員就及時到現場去指導，及時糾正錯誤，以免返工，給工作帶來不必要的麻煩。3.不僅具有一定業(yè)務水平，而且實際能力也相對較強的檔案人員，加強對其工作的檢查和監(jiān)督，肯定其工作成績，給予合理評價，勉勵其繼續(xù)努力，把檔案工作做得更加完善。使指導者感到自我價值的體現，同時又受到了鞭策，從根本上保證了檔案工作有效地開展。在鼓勵他們做好本單位檔案工作的同時，還要積極建議他們參與本系統(tǒng)的檔案工作，讓他們充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，把本系統(tǒng)的檔案工作也搞得有聲有色，激勵他們在檔案事業(yè)的這片天地里，走出屬于自己的路。

縣級機關檔案是縣級機關行政機構從事管理活動過程中形成的真實記錄，國家工作人員通過參考這些歷史工作記錄來預測未來工作方向、維持國家相關政策，維持社會秩序以及保持國家政策科學決策的連續(xù)性和有效性，具有憑證價值的不可替代作用。研究縣級機關檔案工作，不僅有助于縣級國家機關規(guī)范、有效地記錄和運轉，也為充實縣級綜合檔案館的館藏打好基礎，為服務社會大眾提供原始憑證，為國家積累檔案財富，為提高機關檔案科學管理水平及社會主義和諧社會建設提供有效服務。endprint