電子檔案管理工作的幾點思考

王馳　何珍　秦占霞

【摘要】電子檔案是信息共享與增長適應形式的必然要求，隨著科技形式的發展與提高，處在當前的信息時代，應該做好電子文件檔案管理工作，保證檔案信息的準確完整性，讓使用者更為便捷地查詢到自己所需要的信息，轉變傳統的檔案服務方式，是新時期檔案工作的首要任務。本文就電子文件文書檔案歸檔提出幾點思考與建議。

【關鍵詞】電子檔案；分類；管理

電子文件是由計算機直接處理形成的文件，可在計算機上隨意進行更改，所以檔案的電子檔案有易更改性，相對于傳統紙質檔案的不可編輯而言，為非法操作提供了便利。并且隨著數據量的增加，數據的存儲方式也面臨著嚴峻的挑戰。傳統的管理方法新時期不再適用，管理者需要掌握足夠的計算機與網絡知識。

一、電子檔案文件的分類

（一）文件功能分類。分為主文件與支持文件，主文件最能體現作者意圖，表達信息內容的文件；支持文件是支撐主文件運行的文件。兩者是相互依附的關系，就像“魚與水”“植物與土壤”。

（二）文件形式分類。1.文本文件，包括由可打印字符組成的純文本文件，一般文件后綴為“.txt”，一般為電腦自帶文本，不需要下載其他軟件即可打開直接閱讀，還包括帶格式的文本文件，一般后綴為“.docx、.doc、.docx、.wps、.dps、.et、.rtf”，需要安裝相應的軟件進行閱讀，在純文本文件的基礎上也會同時記錄格式信息。2.圖形圖像文件，圖形文件是運用編輯軟件繪制或采集的圖片，根據編輯軟件的不同會產生不同的后綴，常用文件后綴為“.psd、.cdr、.ai”；圖像文件，由相機或掃描機產生圖像的最為常見，一般文件后綴為“.gif、.png、.jpg”。3.音頻文件，聲音被記錄下后所形成的文件為音頻文件，常見文件后綴為“.wav、.aif、.au、.mp3、.ram”。4.視頻文件，由一系列靜態的圖像及實時的音頻組成，常見文件后綴為“.avi、.mov、.rm、.asf、.mpeg”。5.數據文件，是各類數據庫文件，例如圖像、聲音、視頻都是由一系列數據編碼生成的，儲存這些數據的文件就是數據文件。6.命令文件，是一種計算機程序，常見后綴為“.prg、.exe 、.com、.bat”。

（三）文件載體分類。1.磁盤文件。磁盤文件分為軟盤與硬盤兩類。現在的磁盤文件通常為硬盤，軟盤儲存量小，并且隨著科技的發展已經被淘汰。2.磁帶文件。可記錄聲音、符號的介質，現在取而代之的為新一代記憶設備SD卡。3.光盤。是存儲圖像、文字、聲音、視頻等數據的儲存器。

二、電子檔案文件的管理

（一）電子檔案的保存。電子文件的建立，首先要制定保證電子檔案完整性并且能夠能長期保存的檔案體系。做好數據備份工作，在日常電子檔案的管理中，應該注重定期進行數據備份工作，這樣可以有效應對計算機或介質器因意外事件損壞或老化磨損后的數據恢復工作，減少電子檔案損毀所帶來的損失。并將備份分別存放在三個獨立的物理存儲介質中，實現“每月一備，三地三備”的要求，這樣可以預防自然災害或者人為損毀丟失等所造成的毀滅性的災難，從而提高數據抵抗安全隱患的容災能力。

（二）信息安全。電子文件不同于紙質文件，電子文件的使用必須依附于計算機等電子設備，信息具有易復制、傳播的特點，所以要做好網絡安全。通過全面系統的技術層面和非技術層面的防御措施，建立電子檔案安全保障體系，為電子檔案管理系統提供一個安全環境。1.防火墻的應用。防火墻的作用在于隔斷內外網之間的聯系，負責網絡之間的安全認證與傳輸，也是網絡安全最基本的保障。在電子檔案管理系統與外網連接處安裝防火墻軟件，它可以通過用戶的會話、應用協議、訪問信息等資源進行監測，從而保障控制網絡邊界訪問的安全性。2.運用殺毒軟件防止病毒入侵。計算機安裝正版殺毒軟件，并做到定時掃描，因為病毒的傳播主要依賴于網絡，殺毒軟件在計算機接觸網絡資源的同時，會阻截來自Interne病毒文件的入侵。3.建立局域網。對計算機使用隔離卡，使檔案系統隔離互聯網的接入，并且杜絕使用移動設備，避免移動設備的病毒帶入電腦，阻截病毒的交叉傳播，徹底使病毒阻隔在內部網絡之外。4.提高電子檔案管理人員的安全意識。電子檔案管理人員的安全意識是電子檔案管理的重中之重，大多數病毒的入侵是人為原因。電子檔案專用電腦不允許訪問外部網絡，一旦電腦感染了病毒或者被非法訪問，造成數據損毀、修改或丟失，便不可挽回；電子檔案專用電腦不要安裝與工作無關的軟件，并且一定要安裝正版軟件；電子檔案專用電腦不要使用U盤等USB移動設備，這些移動設備通常在多個電腦之間撥插，傳染病毒的幾率較大；對于來路不明的文件不要輕易打開，提高警惕性。5.遵守規章制度。為切實保障電子檔案的安全，電子檔案管理人員必須遵照和熟悉國家檔案管理的各項規章制度與管理條例。

三、結語

信息時代的數字化檔案在對電子檔案管理人員帶來挑戰的同時，也給檔案部門帶來更大的機遇。檔案管理人員必須積極學習新知識并進行消化吸收，才能做好電子檔案的管理與維護，共同推進電子檔案發揮更大的價值，以適應信息時代發展的需要。

【參考文獻】

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