淺談檔案信息化建設三要素

陳艷珍

【摘要】數字化時代的歷史車輪持續行進，國家信息化發展戰略進入高速發展階段。體現在檔案領域的數字化發展則是檔案信息化建設，顯然檔案信息化也已經成為今后檔案工作需要重點改革的對象。無論是學術研究領域還是具體實踐過程中，都需要抓住檔案信息化建設的三要素。即資源建設、服務功能以及安全體系。

【關鍵詞】資源建設；服務功能；安全體系；檔案信息化

在國家信息化發展戰略的持續推進下，檔案領域迫切需要進行信息化改革，即實現檔案信息化建設。傳統的檔案工作已經無法適應信息化時代的發展要求，在檔案安全以及使用需求方面也出現滯后性問題。針對這種問題的存在，探索檔案信息化建設途徑十分必要。基于此，從資源建設、服務功能以及安全體系建設等多方面入手，為我國檔案領域的改革創新提供條件。

一、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設是推動檔案工作改革創新的原動力，對檔案信息化的建設十分必要，具體而言表現在以下三個方面：首先，形勢發展的需要。現階段已經進入信息化時代，檔案工作顯然也需要依據信息化的進程探索檔案信息化的發展方向。檔案是推動社會發展不可或缺的信息資源，在收集、管理、保存、保護以及利用等方面實現信息化能夠最大限度上適應社會的發展需求。其次，檔案安全保障。傳統的檔案為紙質載體，容易受到人為損害與外界因素所造成的安全影響。實現檔案信息化建設之后，檔案的歸類整理、統計、查閱以及開發等多項工作都是通過計算機完成，對檔案進行封存管理，從而確保實體檔案的安全性。最后，社會需求強烈。檔案工作的本質則是提供信息服務，信息化時代社會各界對于檔案信息的使用頻率、使用需求快速增加，使得檔案信息的高效性面臨挑戰。但檔案信息化的建設則能夠滿足各方對于檔案使用需求，提升檔案信息的高效性、針對性。由此可見，檔案信息化建設已經迫在眉睫。

二、檔案信息化建設三要素

（一）檔案信息化資源建設。檔案資源建設是實現檔案信息化的基礎條件，承擔著諸多工作內容，作為檔案信息化的實現基礎，具體建設途徑如下：首先，建立科學的開發機制。以“需求—開發—利用”為核心運轉機制，確保信息資源能夠為社會公眾服務，在用戶需求分析的基礎之上構建特色數據庫，挖掘特色信息資源價值。其次，電子檔案進館。傳統的檔案需要歸檔、進館處理，檔案信息化資源建設的重要工作則是實現電子檔案進館。電子檔案歸檔方法需要按照紙質檔案歸檔方法進行操作，文件格式、著錄、歸檔方式都是電子檔案進館之前需要處理好的內容，為檔案信息化建設價值最大化提供條件。最后，檔案信息化資源共享。信息化時代資源共享是提升信息價值的關鍵，對于檔案信息化建設而言也需要做到信息共享，在區域范圍內建立網絡共享體系，打造區域性檔案信息化網絡格局。

（二）檔案信息化服務功能建設。檔案工作的本質是確保用戶滿意，而用戶滿意的基礎則是服務功能的完善性。檔案信息化建設對服務功能提出了較高要求，需要建立快速響應機制，針對用戶需求可以針對性滿足，使得信息的查詢管理更加高效。為達成這一目標，檔案信息化建設需要做好服務功能的建設，具體從兩個方面入手：一方面，檔案信息資源配置優化與管理優化。信息化快速發展的今天，社會各界對于檔案信息的使用需求增加，做好資源的優化配置、滿足日益增長的用戶需求成為服務功能建設的根本目標。檔案信息資源的優化配置工作應該從館藏結構入手，以用戶需求為基礎導向，分析不同層次檔案的用戶群體使用需求，從而配置檔案信息資源。在信息資源的管理層面，應該將重點放在宏觀與微觀兩個方面。宏觀層面是做好單個檔案館館藏建設，微觀層面則是強化檔案信息的有效運用；另一方面，優化檔案咨詢服務。咨詢服務是檔案工作的關鍵組成環節，提供針對性的咨詢信息是檔案價值體現的重要途徑。檔案信息化咨詢服務功能有別于傳統的咨詢服務，檔案信息化下的咨詢服務針對性更強、響應速度更快。檔案咨詢服務優化可以建立檔案服務系統，以滿足用戶的多元化需求。

（三）檔案信息化安全體系建設。安全體系建設是實現檔案信息化建設的基礎保障，檔案信息使用階段的高效性需要確保檔案信息的安全，符合檔案信息化建設價值。雖然網絡技術帶來了諸多便捷，也導致網絡信息安全的風險增加，安全性防護尤為嚴峻。諸如內部與外部的非法訪問、計算機病毒以及安全管理體制問題層出不窮。上述影響檔案信息安全問題的存在，使得建立檔案信息安全體系變得十分必要。首先，檔案部門建立基礎屏障。在開展檔案信息化建設階段應該高度關注檔案信息的安全，從網絡端與操作端兩個方面入手，將安全問題徹底扼殺在基礎階段，保證檔案信息安全。其次，增強硬件安全。強化內部信息系統的安全性，通過增強內外網物理隔離、多子網網關技術、防火墻技術等手段來確保硬件安全。最后，建立符合檔案信息自身特色的管理模式。對于檔案信息系統而言應該強化管理內容，從政策、法律、法規以及標準規范等角度入手，制定檔案防御安全規范，做到防患于未然，為檔案信息化安全體系建設提供保障。

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