試論信息化時代如何做好檔案管理的創新及發展

李小瑩

【摘要】檔案作為事業單位歷史發展的真實反映，對事業單位的發展有著積極的作用。信息化的時代，要想更好地利用檔案服務自身發展，就必須結合時代背景，創新檔案管理工作。本文就信息化時代如何做好檔案管理的創新及發展作了相關研究。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；創新

在信息化時代，信息技術的應用越來越普遍，為檔案管理工作帶來了新的機遇。如果事業單位繼續采用以往的檔案管理方法和手段，必將影響到自身的發展。信息時代的到來，實現檔案的信息化管理已成為必然，事業單位應當認識到檔案信息化管理的重要性，結合時代需要，加大投入，做好檔案管理創新，從而不斷提高檔案管理水平，充分發揮檔案在事業單位中的積極作用。

一、信息化時代檔案管理創新的必要性

在信息化時代，效率至上已成為時代的代名詞，提高工作效率是事業單位改革創新的重要內容，而要想提高工作效率，實現信息化發展十分必要。檔案管理是事業單位一項重要的工作，它涉及的內容比較多，不僅關系到事業單位的發展，更關系到員工的利益，如果不能做好檔案管理工作，嚴重的還會危及到社會的發展。但是，就目前來看，事業單位檔案管理工作大多停留在傳統的管理模式下，檔案信息的錄入、存儲方式比較傳統，在這種情況下，很容易出現檔案信息失真、丟失的情況，從而不利于事業單位的發展。而信息時代的到來，事業單位每天都會產生大量的信息，如何將那些有價值的信息綜合利用起來形成檔案，是檔案部門一項重要的工作，如果事業單位繼續采用以往傳統的檔案管理方式，將不利自身的發展。創新是時代發展的動力，尤其是在信息化時代里，只有不斷創新，才能在這個競爭激烈的市場環境下更好地生存。對于檔案管理工作而言，只有結合時代背景及需要，不斷創新，才能做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，發揮檔案的真正作用。

二、信息化時代檔案管理工作中面臨的問題

（一）觀念落后。就目前來看，許多事業單位認為檔案管理工作不能為自身創造直接的經濟效益，認為沒有必要在檔案管理上投入太多，只要成立個部門、安排人員負責檔案信息的收集、管理就可以。而這種錯誤、落后的觀念是不可取的，如果事業單位繼續采用這種觀念，必將深深阻礙自身的發展。

（二）管理方法傳統。管理方法傳統、落后是當前檔案管理工作中比較突顯的一個問題，主要體現在信息編寫方法傳統、檔案存儲傳統。現階段，檔案信息依然是依靠手工編寫的方式，檔案信息的增加使得這種手工方式的弊端也日益顯現出來，檔案信息失真的現象越來越嚴重。同時，企業檔案存儲依然用檔案袋，隨著檔案使用次數的增加，經常出現檔案丟失的情況，在檔案調用的時候往往需要花費較長的時間。

（三）信息化的人才比較匱乏。當前，事業單位檔案管理專業的人才還比較匱乏，尤其是在計算機方面的能力，事業單位所配置的檔案管理人員在這方面存在明顯的不足。同時，檔案管理人員習慣了傳統的管理模式，面對信息化時代所帶來的新機會、新挑戰，不愿意去學習、充實自己，從而使得檔案管理效率比較低。

（四）檔案管理制度的不完善。制度完善與否直接影響到檔案管理質量和水平，就現階段來看，事業單位檔案管理制度還不夠完善，主要體現在檔案工作的監管不到位，事業單位檔案管理工作的好壞完全取決于檔案管理人員，對檔案工作缺乏有效的監管，從而使得檔案管理水平不高。

三、信息化時代檔案管理的創新及發展策略

（一）觀念的創新。在信息化時代，檔案管理創新已成為必然，而要想不斷提高檔案管理水平，關鍵在于思想觀念的轉變，只有從思想上引起重視，才能促使負責人付出行動，推動檔案管理創新工作的高效開展。對于事業單位，檔案是其發展歷史的見證，在信息化時代，其應當認識到信息技術給檔案管理工作帶來的沖擊和機遇以及信息化管理的重要性，要結合時代背景，積極推進檔案的信息化管理，加大信息化方面的投入，從而不斷提高檔案管理水平。

（二）管理方法的創新。在信息化的時代，傳統的檔案管理方法已經不適合時代發展的需要，那些傳統的管理方法雖然還有一些可取之處，但是如果事業單位不能審時度勢，科學創新，必然會被時代淘汰。在事業單位檔案管理工作中，要想提高檔案管理水平，管理方法的創新已成必然，只有采用符合時代發展需要的方法，才能不斷提高檔案管理水平和效率。在信息化時代，信息技術的應用越來越普遍，事業單位應當加大信息技術的應用，在繼續推行手工編寫、記錄、存儲的同時，將檔案信息實時錄入到計算機系統中去，實現檔案信息的編寫、存儲到調用的信息化操作，從而提高檔案管理水平及利用效率。

（三）強化信息化人才的培養。在信息化時代，人才的作用越來越突出，誰掌握了專業的人才，誰就能夠在這個信息化的時代里更好地生存下去。對于檔案管理工作而言，只有專業的人才才能促進檔案管理工作的高效開展，促進檔案的開發利用。因此，事業單位應當結合信息時代背景，強化檔案管理人員的專業培訓，提高檔案管理人員的能力，尤其是計算機操作能力。同時，要加強素質教育，提高檔案管理人員的職業素養。同時，事業單位應在檔案管理中形成良性的內部競爭，推行“能者居之”的原則，從而促使檔案管理人員不斷的去學習、優化自身的知識結構和能力水平，進而更好地服務檔案管理工作。另外，事業單位應對外招聘那些專業的檔案管理人員，為自身的檔案管理增添新力量，從而推動檔案管理工作的高效開展。

（四）革新檔案管理制度。制度是一切工作制定的依據，對于檔案管理工作而言，只有不斷健全和完善相關制度，檔案管理工作才能有序、順利開展，進而取得好的成效。檔案管理工作涉及內容比較多，為了保證檔案信息的真實、可靠，事業單位要建立有效的監管制度，一方面，可以安排多人負責檔案工作，相互監督，另一方面，可以借助信息技術，實現檔案管理的信息化監管，從而避免檔案信息失真的情況發生。再者，事業單位必須落實責任制，只有將檔案管理相關責任落實下去，才能更好地規范檔案管理人員的行為，促使他們按照相關要求來進行檔案管理。另外，事業單位應當將各部門緊密聯系起來，從而方便檔案管理，提高檔案管理效率。

（五）做好檔案信息安全管理。信息時代里，檔案的信息化管理已成為必然，然而在推行檔案信息化管理的過程中，檔案信息安全問題也受到了巨大的考驗，而要想保證檔案信息安全、可靠，事業單位在推行檔案信息化建設的同時，要加強檔案信息安全管理，加大安全技術的應用，提高檔案信息化管理系統的安全性，從而避免檔案信息系統受到惡意攻擊。

四、結語

綜上所述，信息時代的到來，給檔案管理工作帶來了巨大的機遇，面對這種機遇，事業單位應當不斷創新，結合自身發展，積極推行檔案的信息化管理，真正實現信息化發展。檔案管理是一項至關重要的工作，事關事業單位的發展，信息化時代里，事業單位應當積極轉變觀念，創新檔案管理手段，革新檔案管理制度，加強專業人才的培養，只有這樣，才能促進檔案管理工作的高效開展，進而發揮檔案應有的作用。

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