文檔一體化與文件中心的研究

劉丹

【摘要】文檔一體化是在信息化、數字化、網絡化的大背景下文件與檔案管理工作發展的新方向，其主要包括：文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化以及文檔規范一體化等。本文對文檔一體化與文件中心進行了一定的論述，在此基礎上對文檔一體化的現狀進行了系統全面的介紹，再對文檔一體化與文件中心的區別進行了詳細的說明，并指明了文檔一體化與文件中心如何進行有效的結合。

【關鍵詞】文檔一體化；文件中心；生命周期理論

一、文檔一體化概述與文件中心概述

（一）文檔一體化概述。文檔一體化就是將目前檔案管理工作中相對獨立的文件管理與檔案管理進行有機的融合，進而形成一個統一的整體，從而對其進行更好的管理工作。文檔一體化的重要意義在于確保檔案信息收集的完整、系統以及準確等，其涉及從文件生產到歸檔的整個過程。通過對檔案資料進行重復性的利用，進而對實際工作具有一定的指導意義，從而提高整體的工作效率。文件管理是檔案管理的工作基礎，檔案管理是文件管理的進一步延伸和發展，唯有將兩者進行有機的結合，才能實現文件管理的高效率和檔案管理的高質量要求。

（二）文件中心概述。文件中心是一種專業化、集約化、社會化的檔案管理機構。文件中心不同于文件形成單位——檔案室，它實質上是一種過渡性的檔案管理機構。文件中心的建立是基于文件生命過程的三階段理論，在該理論基礎上得以建立一個完整的文件中心。文件生命過程的三階段理論主要包括：現行階段、非現行階段以及最后處理階段。在第一階段文件是被保存于文件形成單位，在第二階段文件是被文件中心保管，在第三階段要按照相關規定所規定的保管期限由各機關對檔案進行銷毀處理或者移交檔案館進行永久性的保存。

二、文檔一體化現狀

我國的文檔一體化在其發展過程中，受到了傳統檔案管理的理論、體制以及方法的消極影響，導致文檔一體化的進程發展緩慢。為了改善文檔一體化的發展狀況，國家有關部門頒布并施行了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》和《歸檔文件整理規則》等法律法規，從制度上清除了文檔一體化的發展障礙，促進了文檔一體化的快速發展。在文檔一體化的發展過程中，隨著信息技術在文檔管理的中的廣泛引用形成了電子文件生命周期理論，該理論主要涉及在電子文件的整個生命周期中要進行充分的管理。該理論的出現推動了文件向檔案單向運動的進一步發展，從理論上研究了檔案與文件之間的相互影響。

三、文檔一體化與文件中心的區別

（一）文件生命周期中管理方式不同。文檔一體化將文件生命運動中的第二和第三階段進行有機的結合，將相對獨立的兩個工作階段整合為一個整體，確保在文件生命運動的整個階段，都能對其進行連續、標準化、系統全面的管理。文檔一體化需要構建一個統一的行政管理體制，進而對現行文件和半現行文件進行統一的管理。文件中心對文件生命運動的第三個階段采取單獨管理的方式，文件中心將文件管理和檔案管理進行更大力度的區分，增加了兩者之間的獨立性。

（二）適用范圍不同。文檔一體化是社會發展對文檔管理的要求，是一個總的趨勢，可以適用于任何單位。其中，對于具有比較健全檔案管理機構的大中型機關，推進文檔一體化建設具有十分重要的現實意義。由于大中型機關的檔案管理人員和設備都比較完備，并且具有健全的檔案管理制度，其檔案管理工作日臻完善，其當前最重要的工作就是開展文檔一體化，進而改善文檔分離的不利現狀。中小型的企事業機關單位建立文件中心有利于節約資金，主要分為以下兩種情況：一是剛成立的中小型企事業單位，由于其檔案管理建設不完全，從實際情況出發，應采用文件中心的形式，就近建立文件中心。二是規模較小，沒有建立健全的檔案管理工作以及工作性質相似或者處于同一系統內的機關，適于集中建立文件中心。

四、文檔一體化與文件中心的結合

文檔一體化注重將文件生命運動的二、三階段的文件和檔案管理進行有機的結合，進而確保文件在其整個生命運動階段具有一定的連貫性，將相對獨立、類似的兩種管理體系進行融合。當文檔一體化的研究涉及到文件保管與存放的時候，文件中心就能作為文檔一體化的一種有益補充，進而確保文檔一體化的全面性。文件中心在進行改革時，要充分考慮文檔一體化的思路，它不能代替文檔一體化對文檔進行有效的管理。簡單建立的文件中心不能幫助解決文檔一體化中的問題，其只是文檔一體化模式中的一個環節。為了確保文件中心的有效性，要對文檔一體化的思路進行充分的分析研究后，才能建立適合的文件中心。

五、結語

總而言之，文檔一體化是社會文檔管理發展的必然趨勢，其能夠為各個需要進行文檔管理的企事業單位進行良好的文檔管理，進而更好地發揮出各類文檔的實際價值，因此，建立文檔一體化具有十分重要的現實意義。如果實際情況不適合建立文檔一體化，可以根據文檔管理的實際要求建立文件中心，進而對文檔進行良好的管理。本文對文檔一體化與文件中心進行了比較深入的分析研究，對從事文檔管理的工作人員具有一定的參考價值，進而推動我國文檔管理水平的不斷提高。

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