試析項目信函管理的難點與對策

馬明波　方菁　馮厚娟

【摘要】信函是項目參建各方進行信息通知和交換的一種重要溝通方式，是合同管理的重要內容之一，是項目參建各方解決糾紛的正式依據性文件，信函的重要性不言而喻。本文根據AP1000核島工程三門項目部的信函管理經驗，論述項目信函管理過程中的難點與對策，以期為后續AP1000系列電站及其它工程項目的信函管理提供可資借鑒的經驗。

【關鍵詞】信函管理；難點；對策

一、信函的定義與效力

國際工程管理教學叢書“國際工程管理英文信函寫作”中描述“國際工程合同通常規定，合同雙方發出的任何通知、同意、批準、證明或決定等均應是書面的。這項規定表明書面的信函或文件往來是國際工程管理中的一項重要工作。合同雙方在來往信函和文件中的承諾同樣對雙方具有約束力”。信函是各方溝通的主要方式之一，也是合同管理工作的重要工具，是合同雙方進行溝通的重要依據性文件。由于AP1000核電站依托項目的特殊性，建設過程中，大量的技術問題、商務問題以及管理問題都需要通過信函來溝通解決。

二、項目管理中信函管理的難點

（一）信函編制質量參差不齊。信函的編制質量主要涉及兩個方面，一是信函內容的編制質量，二是信函格式的編制質量。文檔人員在接收處理信函的過程，經常會發現各類各樣的格式質量問題。對于較小的問題，文檔人員往往要求編制人員根據法規ASME NQA-1和項目管理程序的規定，要求編制人杠改并簽字簽日期，對于較大問題，則退回，要求編制人員重新編制，但對信函的處理效率往往造成較大影響，信函的修改也會影響文件的美觀。“內容體現一個人的能力，格式體現一個人的態度”，其實只要編制人嚴謹一些，格式錯誤完全可以避免。

（二）信函管理的信息化程度不高。電子文件管理系統是企業信息化的重要組成部分，文件管理信息化程度的高低對文件的前端控制及文件信息資源的集成和利用至關重要。依托項目使用的電子文檔管理系統是EMC公司開發的Documentum系統，根據NI合同規定，由西屋聯隊提供給采購方，并由CBI的IMS技術人員進行維護。項目上產生的發函的編審批、取號等工作都是通過線下完成，由文檔人員將數字化掃描后的PDF文件上傳至Documentum系統中。因為項目電子文件管理系統信息化程度的低下，不能使信函實現文檔一體化管理，不利于信函質量的前端控制，也不利于信函處理流程的共享、跟蹤、統計和分析，更無從談起信息資源的進一步開發和利用。

三、加強信函管理的對策及建議

（一）通過制度化管理提高信函編制質量。核安全文化要求“凡事有據可查”，我們不僅要保證有據可查，還應確保“據”的原始憑證性。為提高信函的編制質量，三門項目部采取了一系列措施。

1.編制項目信函管理程序，在程序中，將信函模板進行了固化，將所有必須的元數據納入信函模板中，通過項目文件控制程序對文件的編制質量進行了統一明確，同時滿足核安全文化“凡事有章可循”的要求。

2.在信函管理程序中，對文件的編、審、批人員資質提出了要求，以提高信函編制質量。“編制人應在其工作領域有足夠的工作經驗且部門經理認為其具有編制資格，以確保文件內容的準確性。

3.考慮到項目人員的文檔意識參次不齊，出現問題在所難免，文檔人員不能僅單純地回退文件，應提高主動服務的意識，將信函的質量審核提前，提供信函格式預審服務。

（二）提高項目人員的信函答復意識。“績效考核是指對照設定的量化指標和評價標準，采用一定的評價方法，對員工和組織職責履行情況、績效目標實現程度進行綜合評價的過程”。績效考核是手段，最終目的是促進項目員工的信函答復意識。為此三門項目部做了以下努力：

1.針對項目員工信函答復意識不強的現象，首先，文檔部門組織項目經理及各部門負責人召開“提高項目信函關閉率專題會”，首先強化部門負責人的信函答復意識，同時在會上確定了“有函必復”的要求。

2.明確了“有函必復”的要求后，由項目的績效考核團隊將信函關閉率納入“項目部月度組織績效考核實施細則”。

3.作為核島EPC總包商，項目部充分實現總包商的職能、權利和義務，發揮集成管理的優勢，通過項目文檔協調會議，將“有函必復”的要求擴展至了項目各參建單位。

（三）加強信息化建設。在AP1000依托項目，由于NI合同的限制，文檔部門立足現實，通過完善程序體系、質量標準化管理、加強質量檢查力度等措施，努力實現信函的質量控制。同時，文檔人員在計算機本地建立EXCEL信函登記表格，并協助項目部各部門建立信函跟蹤處理EXCEL表格。總之，通過各種措施，最大程度地在線下實現信函的全過程控制。

四、結束語

信函是項目建設過程中產生的重要記錄，是項目的基礎工作之一，也是項目檔案驗收的重要內容之一，在能源行業標準NB/T 200042-2011“核電檔案分類準則及編碼規則”中將“信函管理”單獨作為核電檔案的一級類目，即充分說明了信函的價值。信函管理是一個系統工程，需用項目管理和合同管理的思維來管理信函，這離不開各級項目團隊成員及所有參建人員的共同努力。

【參考文獻】

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