創新高校二級學院辦公室管理理念的思考

段紅

摘 要 隨著我國對高校教育的不斷深化改革，高校在各個方面的建設已經有了較大發展，高校的管理重心不斷轉移到二級院校也是高校發展的必然趨勢，二級學院的辦公室管理直接關系到整個院校的日常事務的進行和院校的整體發展進程。所以，優化二級學院辦公室管理，提升辦公室人員素質和辦公能力是二級學院辦公室管理中的主要任務，本文就創新高校二級學院辦公室管理理念的思考進行探討，旨在為高校二級學院的辦公室管理提供一些有用建議。

關鍵詞 創新 二級學院 辦公室 管理理念

中圖分類號：G472 文獻標識碼：A

0引言

隨著高校的改革創新，構建和完善中國特色現代大學制度步伐不斷推進，二級學院的教學任務不斷加重，起到高校基本教學、科研項目開發研究和人才培養等重要教學目標，而二級學院的辦公室作為高校基層管理機構和核心樞紐，其對高校教學任務的實施起到至關重要的作用，辦公室的管理建設也直接影響著高校的教學和發展，如何創新辦公室的管理理念，實現更高校的管理是當前二級學院應該重點關注的問題。

1高校二級學院辦公室管理中存在的問題

1.1工作任務繁重

高校二級學院的辦公室任務復雜交錯，它要綜合管理學校各個部門和機關的大小事務，還要聯系學校其他職能機關的工作，還要掌握學院、系別等部門的學生情況，面向整個學院教學科研人員、研究生、本科生等的龐大群體提供服務，辦公室的各個部門的任務都是繁重又交叉復雜的，每個工作人員每天都要面對做不完的工作，且每個人要對學校多個職能部門和眾多學生或教師服務。

1.2工作人員素質偏低，覺悟性不高

辦公室人員大多是本校的畢業生，或者其他崗位轉來的人員，他們不管是在學歷、工作經驗、個人素質、服務意識上都顯得較為薄弱，高校的主要目標是通過教學開展和科研研究為社會各界培養大批專業型人才，對二級學院辦公室管理和建設難免會不夠重視，在學校對教職工評優評先、或者有獎勵政策時都會偏向于教學科研人員，導致辦公室人員在評職稱、加薪資、進修培訓等方面都沒有優勢，導致他們因為繁重的工作量而沒有時間研究科研項目，所以在科研研究成果上幾乎沒有任何貢獻，另外，二級學院辦公室人員一般都是固定職位，很難有晉升加薪的機會。而且高校在設置各類人才培養規劃時也不會將辦公室人員納入考慮范圍內，所以二級學院辦公室人員也就沒有培訓提高的機會。

1.3管理理念落后

首先，因為他們習慣于傳達上級領導指令和協助領導給教師和學生布置各項任務，也就自然會以領導者自居，而不是作為教師和學生的服務者，并且缺乏執行理念，對上層領導的指令也經常理解錯誤，給學院工作進行帶來很大障礙，且缺乏創新意識，辦公室人員大多是長期墨守成規地執行上層決策部門的工作，固有思維難以改變，且一般不會招募新的工作人員，不利于新時代下高校的發展。

1.4缺乏完善的監督考核機制

雖然高校二級學院辦公室給每個工作人員都安排了固定的工作任務，但是沒有建立完善的監督機制督促他們更好完成工作，導致有些人員延遲工作完成時間，嚴重減慢了工作效率，且沒有將員工平時的工作績效納入考核，一些工作能力低的人員就不能認識到自己的問題，另外，有些忠于崗位，工作完成質量高的人員得不到相關贊賞和激勵，長此以往就難以對工作保持最初的積極性。

2強化高校二級學院辦公室管理的措施

2.1充分發揮職能作用

高校二級學院辦公室是學院內部管理的重心機構，是連接學院內外各個部門的橋梁，承擔著學院的各種日常事務，隨著高校辦學規模不斷擴大，辦公室的工作范圍也在不斷擴大，工作量不斷加大，所以要建設精準定位，充分發揮職能作用。包括參謀職能，就是要做領導決策之前，為領導提供充足的信息資源和提出一些具有借鑒性的建議，其次是協調職能，二級院校辦公室必須理清各個部門的關系，協調好部門之間、局部與整體間、個體與個體間的利益沖突。加強學院與學校其他部門機構的關系和加強彼此聯系，實現管理過程中各要素、各環節間的協調配合，為學院發展提供更好的環境。

2.2創新理念，提高職員素質

不同的管理理念決定著不同的工作形式，對工作質量也有不同影響，創新理念是要創新管理理念，服務理念和執行理念，從而更好提高二級學院辦公室的執行力。對于辦公室職員的個人素質培養，一方面要大力招募新的辦公室人員，注入新鮮血液才能提高整體創新意識，首先是人員的招募上，要注意在人員的錄用標準上嚴格規定，不僅要求其有優秀的辦公職能，還要對服務意識、團隊意識和奉獻意識同時設立錄用標準。還要為員工提供更多外出培訓和參加校內外科研項目研究的機會。

2.3建立合理完善的辦公室監督制度和管理制度

高校二級學院辦公室任務繁瑣有復雜，對學院的人、事、物、財等各方面的管理服務上都應該建立好合適的管理制度，對員工的會議出勤、辦文辦會等方面都要建立好相關細則，且這些管理制度要能夠隨著高校發展不斷改善更新。

還要有完善的監督考核制度對辦公室人員的日常工作績效進行評估，對工作能力突出、服務能力強的人員也要有相應的獎勵制度，對工作能力偏低的人員也要采取激勵、提高措施。從而督促每個辦公室人員發揮出最高的工作效率。

3小結

高校二級學院辦公室是學院教學、科研工作有效進行的重要部門，所以辦公室的管理對學院的各項工作的正常進行都有重要意義，高校要認清二級學院辦公室的重要性，對辦公室管理中出現的問題要努力改進完善，提高二級學院辦公室的行政職能，從而為高校的發展提供更好的條件。

參考文獻

[1] 張蕊荔.如何做好高校二級學院辦公室管理工作[J].中外企業家，2013（22）：88+90.

[2] 賴華紅.高校二級學院辦公室管理與建設問題分析及優化策略[J].辦公室業務，2013（01）：144-146.endprint