關于高職院校教學資料規范化管理的思考

摘 要：教學資料是再現教學過程，應對教學評估檢查的重要內容，其中包括教學計劃、課程大綱、教師階段考核資料、實驗報告等。但就目前而言，我國高職院校在教學資料規范化管理上還存在一定的問題，導致資料儲存過于混亂、重視程度不足。新時代對教學管理提出了更高的要求，在分析原有管理模式與管理現狀的同時，對高職院校規范化管理的路徑進行了探索，旨在為相關資料管理人員提供經驗借鑒。

關鍵詞：高職院校；教學資料；規范化；信息化

教學資料是指高職院校在教育、教學、學生管理過程中形成的資料，包括教學大綱、教學目標、教師階段考核資料、實驗報告等，教學資料管理工作是指對各教師、各專業的教學資料進行統一整理、分類，并對其進行編號，可以為相關部門提供索引功能，查閱以往的教學資料，能夠以科學的管理，提高資料的利用效率。教學資料管理是系統性的工作，是保障教學有序進行的重要條件。由于教學資料內容比較復雜，涉及數量也比較多，對其進行整理、分類、保存需要花費大量的空間資源以及時間資源，但同時要充分認識到它是迎接教學評估、反應學校教學能力和教學水平的重要基礎。所以，相關教師必須優化管理流程、創新管理模式，實現教學資料的規范化管理。

1 高職院校教學資料管理中存在的問題

1.1 管理意識落后

高職院校各院系的教學資料均由院系教師統一整理、保管，屬于二級單位保管。由于院系資源管理人員重視程度不足，管理意識落后，導致資料存在堆積過多、積攢了大量的資料，分類也不夠明顯。甚至資料管理人員還從事教學工作、學生工作，導致管理人員無暇分身，精力不足，是高職院校教學資料管理中存在的主要問題之一。

1.2 管理規范性不足

資料管理不規范會導致教學資料儲存不當，部分資料遺失。一般情況下，科室資料是存放在資料柜中，而每個員工均需自行處理，統一上交，若出現人員離職、崗位變動的情況，則會發生資料攜帶遺失問題。另外，資料管理制度由院系自行制定，標準化、制度化要求不高，重視程度不夠，容易造成資料丟失、損壞。最后，由于資料管理人員缺乏管理學知識、專業能力不足，缺乏管理經驗與管理基礎，從事資料管理工作的適應性有待加強[1]。

1.3 資料利用率不高

教學資料主要用于支撐各項檢查工作，很多教學資料在庫中長期保存，甚至堆積了大量的灰塵。由于學校、省市的檢查工作不定期開展，檢查形式以抽查為主，導致資料利用率不高，庫中寄存了數年的資料，不僅在查找上存在一定的難度，而其在管理工作效率上存在明顯的問題，甚至很多院系為了應對檢查工作而重新準備資料，造成大量的損失[2]。

2 高職院校教學資料規范化管理思考

2.1 教學資料規范化管理思路

針對高職院校教學管理中存在的問題，強化規范化管理模式，管理人員可借助管理學中的分類法，可按照專業、教師，對不同領域的資料進行分類歸納，劃分為統一個類別，并將其放置于指定的位置。按照不同領域的資料特征，對其進行排列，并制定二級類目。以某高職院校為例，在教學資料規范化管理過程中，將教學資料、學生資料分為兩類，并將教學資料分為教學管理資料、教學實驗報告、教學考核資料等。資料編號形式按照卷、年、類、盒等對其進行標識，每個類別為一個宗號。在資料的排列整理過程中，可按照年份對其進行縱向排列，并按照從里到外、從上至下的順序對其進行排列。此分類管理方法具有很強的規范性，能夠快速查閱需要的資料，在速度、效率上均具有一定的優勢，需要管理人員在平時多給予重視[3]。

2.2 教學資料實行兩級一體化管理模式

基于現階段高職院校教學資料管理，管理人員可在管理模式上進行優化，為教學資料的規范化管理提供基本保障。管理學專家曾提出了兩級一體化的管理模式，將教學資料與檔案進行統一管理，并制定分級管理模式。學校主要負責一級檔案的管理，各院系主要負責院系教學資料的管理，但以統一的管理模式、管理制度，實現對教學資料的一體化管理。例如，某高職院校在落實一體化管理模式過程中，學校建設了檔案館，而各院系設置了檔案資料室，學校檔案館負責整體資料管理工作的指導，并通過頒布統一的管理標準、管理規范，對各院系的資料管理工作進行管理、審查，并對各部門工作進行培訓。在此過程中，在學校的監督、管理之下，各院系會按照相關的標準以及規范，對資料進行統一整理以及搜集，并將具有重要價值的資料上交到檔案館之中，一些比較零散、價值較低的教學資料按照規范統一整理、保管，當資料價值期過去之后，對資料進行銷毀[4]。

2.3 強化教學資料管理意識

為了保障教學資料管理的規范化，必須從全面角度出發，除了提高以上兩種環節控制方法之外，還需要重視員工的意識提升，強化工作人員對教學資料管理的重視程度。而教學資料管理的目的在于保存、提供檢索，使資料仍能保持原始的檢索價值，能夠真實的反應教學信息、教學水平。基于此，各院系必須加強對教學資料的重視程度，提高管理人員的管理意識，能夠將更多的精力投入到資料管理工作之中。首先，在檔案資料管理中，要引導管理人員發揮自身的主觀能動性，可通過學習先進的管理經驗、管理方法，優化資料管理模式。其次，在教學資料管理中，院系書記、院長要在教師會議中多次強調，認真講述教學資料的重要性，能夠讓管理人員牢記于心、加強重視。最后，各院系可通過宣傳手段，為提高教師教學資料管理意識提供保障，并可以為教師調動一些學生會的成員，幫助教師完成檔案的管理、分類與搜集工作，使教學資料管理工作能夠順利開展，并保障資料管理的規范化。

2.4 重視管理人員素質提升

基于上文提到的兩級一體化管理模式，需要協調大量的人員參與到檔案管理工作之中，即使在日常的工作中，也對管理人員的素質提出了很高的要求。所以，提高管理人員的素質是勢在必行的，其目的不僅在于滿足管理人員日常管理需求，還必須滿足資料管理工作的有序性、規范性。基于此，高職院校必須致力于員工的職業素質、專業素質提升。首先，應制定各項制度，強化檔案管理工作人員的精神素養，提高管理人員的待遇，并將管理工作開展效果與薪資掛鉤，提高資料管理人員的工作積極性。其次，需向資料管理人員灌輸先進的管理理念，重視管理人員的能力培養，通過指導、培訓等手段，提高資料管理人員的專業能力。在培訓時，可將集中培訓模式與一對一培訓模式結合，為資料規范化管理提供人才保障[5]。

2.5 資料管理考核管理機制

在教學資料管理中，由于管理制度缺失、管理重視程度不足，導致管理人員資料管理散漫，無法滿足規范化管理提出的要求。基于此，高職院校需通過健全資料管理機制的方式，為學生的教學資料管理工作提供保障。在此過程中，需要將資料管理工作納入到人員素質考核、教師工作評估之中，并通過設定階段化考核目標的方式，對各院系的資料管理工作進行評估，了解各院系的資料管理現狀。若管理模式優質、檔案分類清晰、排列整齊，能夠隨時查閱的管理人員，各院系需給予一定的表彰，若管理存在不合格因素，有關部門需對其進行懲罰，責令其改正，若仍然無法滿足規范化管理的要求，則需要更換管理人員。通過考核的方法，能夠提高各院系資料管理工作的競爭意識，通過競爭調節的方式，為檔案管理工作的健康發展提供保障。

2.6 創新教學資料管理制度

在高職院校教學資料管理中，很多院系均設有獨立的科室，由專門的管理人員負責教學資料的管理。而每個科室會負責不同類型資料的分類與管理，基于高職院校的資料管理現狀，有關部門需對管理制度進行創新，并參照檔案立卷管理制度，由各科室負責不同類型資料的分類以及整理。例如，某高校在資料管理制度上進行了創新，各院系的辦公室負責教學資料的整理與保存、學工辦負責試卷材料、考試材料的搜集與整理，綜合辦負責學生資料的搜集與整理。此管理制度不僅優化了管理流程，還明確了各科室的職責，能夠實現各科室的協調競爭，并可以有效減輕整體的工作負擔，材料交接工作也可同步進行。此外，在管理制度上，高職院校需嚴格落實個人責任制度、績效考核制度、激勵制度等，以健全的管理制度，為高職院校的教學資料規范化管理提供制度保障，并通過制度監督的方式，保障各項制度的嚴格落實。

2.7 重視教學資料分類整理

由于教學資料的復雜性，很多資料的功能在于迎接上級檢查與審核，主要負責迎檢工作。很多院校將教學資料檢查作為重點工作，旨在以此為依托，提高院校的教學能力與教學水平。基于此目的，高職院校在教學資料管理中，要充分迎合檢查審核的需求，并以此為契機，提高檔案管理工作的地位，為規范化檔案管理提供保障。所以，高校資料管理人員需要重視日常教學資料的積累，重視日常資料的環節控制，為資料檢查、審核工作奠定良好的基礎。在平時資料積累過程中，需要對資料進行編號，上級部門在對教學進行審查，查找教學資料時，只需要根據相應的編號，按照編號目錄上的內容，對所需要的資料進行查閱即可。所以，提高資料管理規范性、有序性的同時，管理人員必須做好環節控制，并重視對不同類別、時期資料的分類。

2.8 強化信息化教學資料管理

信息化資料管理具有很強的便利性，在資料分類、索引、整理上均具有很強的優勢。有關部門可強化信息技術在教學資料管理中的應用，強化信息基礎設施建設，以電子資料的方式對必要信息進行保存，并借助信息系統對資料進行管理。例如，某高校在教學資料管理中引進信息技術，并建立信息系統，教師可通過電腦編制教學資料、學生資料，將其上傳至信息系統中，由管理人員對資料進行審核。此外，針對數量比較龐大，內容較為復雜的教學資料，無法將其轉化為電子材料，可借助信息系統的索引功能，按照每類目的文件編號，結合紙質資料儲存的位置，通過信息系統目錄索引的方式，快速對其進行查找，當資料位置變更時，系統參數需要更改。

總之，資料管理是反映高職院校管理能力、教學能力的重要內容。基于現階段的教學資料管理中存在的問題，管理人員必須創新管理模式，優化管理流程，在提高資料管理效率的同時，優化資源利用效率，為科學開展教學工作提供保障。此外，高職院校教學資料規范化管理仍然在路上，相關人士需不斷對其進行優化與完善，才能適應高校可持續發展的需要。

參考文獻

[1]葛良芬.學校圖書館圖書資料管理現狀及圖書管理信息化建設的意義[J].山西青年，2018（10）：119+118.

[2]王華.強化統一管理 突出共享服務 保障數據安全充分發揮海洋觀測資料的應用價值——《海洋觀測資料管理辦法》解讀[J].海洋信息，2018，33（02）：6-10+44.

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[4]郭敏.網絡信息化時代下中學圖書館資料有效管理研究[J].河南圖書館學刊，2018，38（02）：108-110.

[5]尹海林.共享云上的日子——基于“百度云”學校資料管理模式的應用研究[J].江西教育，2016（12）：8.

作者簡介

湯銘春（1969-），男，漢族，廣東梅州，本科，行政人員，研究方向：教育管理。