淺析電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊

摘 要：隨著社會的飛速發展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求。一方面，計算機網絡與現代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統檔案具有不可替代的優勢，本文就是在此背景下對電子檔案管理與傳統檔案管理雙方利弊進行了淺析。

關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利弊

李克強總理在2015年的《政府工作報告》中首次提出并通過《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》等政策大力推動“互聯網+”行動計劃以來，各行各業都迎來了新的一輪變革，甚至產生了全新的業態、誕生了全新的行業，毫無疑問，“互聯網+”對于檔案工作也有著巨大的創新、推動作用。隨著社會的飛速發展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求。一方面，計算機網絡與現代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統檔案具有不可替代的優勢。

1 電子檔案管理與傳統檔案管理二者的關系

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。傳統檔案是多以紙質形式存在，且具有保存價值的歷史記錄。二者既相輔相成，又具有明顯的差異性。

1.1 相輔相成

1）傳統檔案管理原理是電子檔案管理的基礎。電子檔案采用信息化技術將傳統檔案進行了有效的整合與優化，是傳統檔案管理發展的成果。

2）電子檔案與傳統檔案具有不可分割性。傳統檔案管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有文件原始記錄性和歷史再現性。對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實性，因此，傳統檔案資料就是其真實性的重要保證。

3）電子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大。建立在信息技術上的電子檔案具有容量大、實時共享的優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行檔案利用時具有更好的便利性與快捷性。同時，如果想要查看實體的傳統檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現直接獲取。

1.2 差異性

1）電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2）電子檔案在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件存儲載體一般為：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。電子檔案保管要求除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件：（1）歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。（2）載體應直立存放，做到防塵、防變形。（3）存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。

3）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

4）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

2 電子檔案管理的利與弊

2.1 電子檔案管理的優勢

1）電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率。電子檔案最大的優勢就是快捷和方便，檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等工作時間大大縮短，使得檔案管理效率大幅度提升，給傳統的檔案管理方式帶來了巨大的飛躍。

2）電子檔案管理的出現，減少了紙質文件的使用數量， 實行無紙化辦公模式，更加符合現代環保、低碳的理念。

2.2 電子檔案管理的弊端

1）電子檔案信息管理必須要有相關網絡軟硬件的配套和支撐。無論是對軟件、硬件，以及檔案工作人員的相關素質都有著很高的要求。但是，從目前整體條件來看，尤其是各基層單位的檔案工作信息化建設的投入還很不足，面臨著比較大的困難。

2）電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機，如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。

3）電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

3 傳統檔案管理的優缺點

3.1 紙質檔案管理的優點

1）真實性和安全性。檔案的一個重要功能便是憑證功能。因此檔案的真實性和安全性便顯得尤為重要。紙質檔案往往難以做到無痕跡修改，人們往往認為這種“白紙黑字”的紙質憑證具有較高的可信度。

2）憑證效力和法律效力。紙質檔案作為現在最廣泛的記錄載體，其所具有的憑證效力和法律效力是不可置疑的。

3.2 紙質檔案管理的缺點

1）紙質檔案在存儲空間上的弊端十分明顯。紙質檔案管理需要占用大量的空間，需要耗費檔案管理者大量的精力和勞力。而電子檔案一般存儲在光盤里，這也就免去了占有場地充當檔案室、雇傭專門的檔案管理人員的麻煩。

2）紙質檔案容易受到環境因素的影響，從而造成不同程度的損毀。例如高溫、高濕、有害氣體等，都會使紙張變得易碎、壽命變短。

3）由于電子檔案的出現，使紙質檔案的利用受到了一定程度的沖擊。

4 結論

綜上所述，傳統檔案管理與電子檔案管理都有其顯著的優越性，同時也有不可忽視的缺陷。

電子檔案管理模式較傳統檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現就是檔案管理的效率得到提高。傳統檔案管理具有其不可替代的優勢，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者有著很多的共性，在現階段和將來的一段時間內，電子檔案管理還不能完全代替傳統檔案管理。

5 結束語

通過以上分析，給我們今后的檔案管理工作帶來了一些啟示：由于對檔案管理的要求越來越高、信息管理量和管理范圍越來越大，這就要求我們實現檔案管理手段要多元化，在今后很長的一段時間內，我們檔案管理人員應該在進行傳統檔案管理時，更積極的加強檔案信息化建設，深化電子檔案管理，提高檔案管理質量。

參考文獻

[1]《企業檔案工作規范》實施指南 李和平主編.

[2]《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（國家檔案局DAT28-2002）.

[3]《電子文件管理基礎》丁海斌 趙淑梅主編.

[4]《檔案信息化建設實務》楊公之主編.

作者簡介

侍莉莉，女，館員，從事科技檔案管理工作。