檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存發(fā)展分析探討

賈虎 苗英龍

摘 要：隨著電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據(jù)重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點，客觀分析他們的優(yōu)勢和劣勢，善加利用，才能更好地應(yīng)用到檔案管理之中。本文主要就檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理進行了相關(guān)的分析，以供大家交流探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存發(fā)展

計算機科技高速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來了一定的困難，因此如何更好的解決紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展、配合應(yīng)用的關(guān)系就成了檔案管理中非常重要的一點。

1 紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的必然性

在各行業(yè)實際工作當中，大量的會議記錄、手稿、領(lǐng)導(dǎo)批示、原始數(shù)據(jù)等這些紙質(zhì)文件因為其重要性，還是以紙質(zhì)為載體實行紙質(zhì)檔案管理，對其進行長期、穩(wěn)定的安全管理，可作為重要和可靠的依據(jù)憑證存在。而電子檔案的最大特點在于其占用空間小，存儲信息量大，利于保存，使使用者能夠隨時隨地檢索，并實現(xiàn)信息的共享。二者各有優(yōu)劣。從利于工作角度來看，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是必然的。

從其載體而言，對于紙質(zhì)檔案來說環(huán)境的變化、空間的要求、紙質(zhì)的質(zhì)量等都對其保存壽命上有很大的影響。相對電子檔案，其載體主要由光盤構(gòu)成，其構(gòu)成材料多為聚酯底基，其對外界因素，包括物理因素、磁性現(xiàn)象等，都是電子檔案的不利因素。從保管的角度而言都存在缺陷。但二者之間缺一不可。

2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的比較分析

2.1 電子檔案的優(yōu)越性

1）信息的可變性。電子檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，可以直接由計算機進行處理，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，又能節(jié)省時間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活，讓它們?yōu)樽约旱母鞣N需要服務(wù)。利用者可以要求計算機對文件中的信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印或復(fù)制，將這些信息轉(zhuǎn)換成自己需要的形式，而紙質(zhì)檔案在這些方面不具備這些優(yōu)點。

2）信息的共享性。電子檔案的可共享性，使得檔案可能供所有需要它的人共享，這就打破了紙質(zhì)檔案利用傳統(tǒng)方法實現(xiàn)信息共享的局限。

3）信息傳遞的快捷性。電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行遠距離傳輸，使異地快速利用電子檔案內(nèi)的信息。電子檔案在現(xiàn)代信息傳播技術(shù)條件下，利用極為方便，利用者不用到檔案室來，在任何地方一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機上，都可以利用檔案館的開放檔案，這樣大大提高了檔案的利用率。

2.2 紙質(zhì)檔案的不可替代性

與電子檔案相比較，紙質(zhì)檔案本身具有原始性、憑證性等特性，決定了紙質(zhì)檔案具有不可替代性。

1）原始性。紙質(zhì)檔案中最有原始價值的當屬原稿。原稿又稱定稿、底稿等，是經(jīng)過審閱修改，由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或作為全宗主體的人物親自審定、簽發(fā)或會議正式通過的最后完成和生效的文稿，最大限度地體現(xiàn)了文件形成者思想成果。因此，原稿作為重要的原始文本具有特殊的功能和價值，它不僅記錄了創(chuàng)始和修改的過程，更因其唯一性而具有獨特的收藏價值和紀念功能。紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實性、純潔性，這使之顯得尤為珍貴。這種真實和真切難以偽造和修改。電子檔案則在這方面不具優(yōu)勢，而且，紙質(zhì)檔案能給后人留下一些個性化的痕跡，而電子檔案卻望塵莫及。

2）憑證作用。紙質(zhì)檔案是從工作活動中直接使用的文件轉(zhuǎn)化而成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀、真實性，因此能成為令人信服的歷史證據(jù)。從紙質(zhì)檔案自身物質(zhì)狀態(tài)看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿，印信等，真實可信，難以偽造和篡改，反映出檔案是確鑿的真憑實據(jù)。

3）利用的直接性。隨著信息化社會的來臨，辦公自動化的迅速發(fā)展，電腦用于檔案管理已成為不可阻擋的趨勢。然而，電子檔案從其產(chǎn)生的那一刻起，就離不開計算機及相應(yīng)的軟件和設(shè)備，否則將無法存儲、傳遞與識別。不能直接閱讀，必須借助電子計算機還原成可讀信息，這種依附性是電子檔案本身所無法克服的。紙質(zhì)檔案則不然，一目了然，無需借助任何輔助手段，無論客觀條件如何，都能夠?qū)λ貦n案進行查找利用，不會受客觀條件的影響和限制。

3 紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理的探索

3.1 建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

3.2 并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點實行雙套制

鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質(zhì)檔案與磁盤（光盤、磁帶），制成雙重備份，分別歸檔管理。

3.3 實行各種管理時都要制定一定的互通互聯(lián)方式

電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

3.4 建立一套科學合理的管理制度

電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作由為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

4 結(jié)語

總之，紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段各有優(yōu)勢，在經(jīng)濟建設(shè)及服務(wù)中各自發(fā)揮著特殊的作用。因些現(xiàn)階段做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的長期并存工作，相輔相成，相得益彰，逐步完善檔案管理手段，是檔案管理工作的重要課題。

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