試論中職學(xué)校電子檔案規(guī)范化管理

張元遜

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)和各項科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在了各種不同的領(lǐng)域。而將電子信息技術(shù)充分應(yīng)用于中職學(xué)校的檔案管理當(dāng)中，在很大程度上提高了中職學(xué)校檔案管理工作的效率，使檔案管理工作得到了有效的創(chuàng)新。本文針對中職學(xué)校的電子檔案管理工作展開了探討，分析了當(dāng)前我國中職學(xué)校在電子檔案管理方面現(xiàn)存的主要問題，并提出了相應(yīng)的規(guī)范化措施，旨在對進(jìn)一步加快我國教育事業(yè)的發(fā)展步伐起到幫助作用。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；電子檔案；規(guī)范化管理

中職學(xué)校的檔案管理之中包含著教學(xué)管理工作、黨政管理工作、教研實訓(xùn)工作、招生畢業(yè)工作等各項工作環(huán)節(jié)中形成的具有查詢利用價值的文字、聲像、表格等不同形式及媒介的歷史記錄，包括文書檔案、教學(xué)檔案、聲像檔案、會計檔案、招生檔案、學(xué)籍檔案等等形式的檔案。學(xué)校的檔案管理是校部領(lǐng)導(dǎo)正確決策、教學(xué)管理、發(fā)展方向的重要依據(jù)，具有十分重要的憑證和參考作用，更是學(xué)校管理水平的一個重要表現(xiàn)。在中職校檔案管理中的發(fā)展中，檔案管理者應(yīng)以時代的視角反思自身發(fā)展，不斷優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方法，規(guī)范管理模式。

電子檔案是以電子信息的方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案加以存儲，其基礎(chǔ)就是電子信息技術(shù)。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，電子檔案早已在各政府部門和企業(yè)的檔案管理中得到了普遍的使用。然而，對于中職學(xué)校而言，仍有較多學(xué)校在電子檔案管理方面仍缺乏規(guī)范性，這就導(dǎo)致了中職學(xué)校在檔案管理方面的工作水平參差不齊，管理效率發(fā)展緩慢。基于此，本文就針對如何提高中職學(xué)校電子檔案管理的規(guī)范性展開了探討。

1 我國中職學(xué)校在電子檔案管理方面存在的主要問題

1.1 缺乏創(chuàng)新管理思維

中職校的檔案工作是教育視野的重要組成部分，是學(xué)校管理的基礎(chǔ)，是反映和維護(hù)學(xué)校發(fā)展歷史真實、為教學(xué)管理服務(wù)、為學(xué)校建設(shè)服務(wù)的堅實基礎(chǔ)。但就現(xiàn)階段而言，我國部分中職學(xué)校在檔案管理方面的思想觀念仍較為保守，在進(jìn)行檔案管理時，依舊僅用紙質(zhì)檔案的管理方式。這主要是由于中職學(xué)校在進(jìn)行檔案管理的過程中欠缺現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)經(jīng)驗，認(rèn)為檔案管理僅局限于紙質(zhì)檔案。同時，從事檔案管理工作的相關(guān)人員思想相對保守，較少參加現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)，幾十年一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，缺乏創(chuàng)新管理思維。

1.2 硬件設(shè)備不夠完善

電子檔案管理工作的開展以計算機為基礎(chǔ)，但是常有中職學(xué)校較為忽視檔案管理工作，盡管明知檔案管理工作中有諸如檢索困難、重要紙質(zhì)檔案損害等問題，仍難將學(xué)校的經(jīng)費資金投入到檔案管理的工作當(dāng)中。硬件設(shè)施的缺乏使中職學(xué)校在電子檔案的管理方面缺少相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致電子檔案的管理工作的開展無從談起。

1.3 軟件系統(tǒng)過于陳舊，缺乏符合不同中職校特點的定制系統(tǒng)

電子檔案管理工作的有效開展，不僅要配備完善的硬件設(shè)備，還要有與時俱進(jìn)的軟件系統(tǒng)以及“因地制宜”的個性化定制。全國各省市中職校專業(yè)設(shè)置培養(yǎng)方向呈多元化發(fā)展，每個地區(qū)、每個專業(yè)類型的中職校在檔案管理中的要求大相徑庭，而電子檔案的管理軟件在開發(fā)時，開發(fā)人員和管理人員常忽視對不同中職校的同專業(yè)設(shè)置、教學(xué)模式、管理運行的個性化、細(xì)節(jié)化的考量，致使軟件操作系統(tǒng)與中職校的檔案管理“水土不服”，工作使用中深感各種不便利或資源浪費。此外系統(tǒng)軟件的后期維護(hù)和更新也應(yīng)引起重視，軟件系統(tǒng)過于陳舊或在很大程度上降低了電子檔案管理工作的效率。

1.4 缺少檔案管理的專業(yè)人才

中職校的檔案管理工作關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展，必須具備相關(guān)的專業(yè)人才。結(jié)合當(dāng)前檔案管理人才的要求，雖然在各中職院校中都基本配備了的檔案管理人員，但是進(jìn)入新時期之后，對于檔案管理工作也提出了很多新的要求， 在較多的中職學(xué)校中，檔案管理工作人員或為多崗位兼職；或不具較強的計算機應(yīng)用能力；或中職學(xué)校在人力資源的配置方面難以引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，這就導(dǎo)致了檔案管理工作進(jìn)展不順，電子檔案管理不能開展或不能發(fā)揮出其應(yīng)有的作用等問題。

2 提高中職學(xué)校電子檔案管理規(guī)范性的相關(guān)措施

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念

中職學(xué)校作為當(dāng)今為社會輸送各類專業(yè)人才的堅實陣地，應(yīng)深刻認(rèn)識到檔案管理及檔案背后的發(fā)展歷史，管理能力、辦學(xué)特色、文化積淀及分析數(shù)據(jù)為中職校的辦學(xué)方向提供了最有力的支撐，更可為人才培養(yǎng)模式的開拓夯實基礎(chǔ)。中職校的檔案管理水準(zhǔn)即是學(xué)校的整體管理的重要體現(xiàn)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識到檔案管理中使用電子檔案管理所帶來的高效、便捷、及安全性。校部管理層應(yīng)將檔案電子檔案管理工作列入重要的工作議程之中，加強《檔案法》的學(xué)習(xí)和宣傳，組成檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，敦促協(xié)助檔案管理工作人員一同建立檔案管理中電子檔案管理的體制，增強各科室各教研組的電子檔案管理工作意識，保證電子檔案工作有章可循，全校教師人人重視，檔案工作與時俱進(jìn)的良好趨勢。

2.2 不斷完善相關(guān)的硬件設(shè)備

不斷完善相關(guān)的硬件設(shè)備是提高中職學(xué)校電子檔案管理工作的根本條件。中職學(xué)校的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組在已經(jīng)具備較完善的電子檔案管理思路的前提下，認(rèn)真研究電子檔案管理之下所涉及經(jīng)費、網(wǎng)絡(luò)、辦公場所等硬件需求，作出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁徶妙A(yù)算及完善的布局安排、管理維護(hù)辦法，向?qū)W校申請采購相關(guān)的硬件設(shè)備，以此提高檔電子檔案管理工作開展的進(jìn)行效率。在使用過程中，各中職校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)要求檔案管理人員應(yīng)定期檢測電子檔案所使用的硬件設(shè)備的運行安全及保障措施，定期備份，先行做好硬件損壞或老化處理預(yù)案。

2.3 定制個性化管理系統(tǒng)、實施維護(hù)更新制度

中職校在完善的電子檔案管理硬件設(shè)施配備后，應(yīng)以前瞻性的眼光定制符合各中職校管理特性的系統(tǒng)軟件。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)組織檔案管理部門以學(xué)校目前的規(guī)模、學(xué)生的數(shù)量和檔案管理工作的具體需求為依據(jù)，以學(xué)校的專業(yè)設(shè)置、教學(xué)模式為框架，定制開發(fā)最適宜本校且最具經(jīng)濟(jì)性與高效性特點的電子檔案管理系統(tǒng)。在軟件開發(fā)初期，檔案管理部門應(yīng)將本校的檔案管理流程及細(xì)節(jié)問題與開發(fā)方溝通開發(fā)一一梳理，方便開發(fā)部門更好的制定出高效的電子檔案管理系統(tǒng)。為更好地服務(wù)于教學(xué)，檔案工作人員應(yīng)協(xié)助開發(fā)部門開設(shè)方便教師們查閱的檢索頁面端口，如文書、教學(xué)、編研檔案的全引目錄，案卷目錄，全宗介紹，專題目錄；在教師查詢時實現(xiàn)關(guān)鍵字檢索，更方便利用；各級文件及檔案查閱權(quán)限設(shè)置清晰，方便檔案借閱管理；二維碼、條形碼等掃碼技術(shù)的引入會讓檔案管理的收納及借閱查詢中更便捷有序。

此外，在使用中，軟件的及時更新及維護(hù)也是電子檔案管理正常運行的注意要點，應(yīng)建立健全軟件系統(tǒng)的維護(hù)制度和時間要求，嚴(yán)格執(zhí)行，防患于未然做好系統(tǒng)備份工作。

2.4 有效開展培訓(xùn)活動

有效開展檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)進(jìn)修活動能夠在很大程度上提高中職學(xué)校的檔案管理工作效率。中職學(xué)校應(yīng)積極鼓勵從事檔案管理崗位的工作人員不斷提高自身的工作能力，堅持完成檔案技術(shù)培訓(xùn)的在職教育，高度重視電子檔案管理有效應(yīng)用，向一些在電子檔案管理方面比較成功的高校借鑒經(jīng)驗，多進(jìn)行實地的參觀和學(xué)習(xí)。學(xué)校也可聘請相關(guān)專家到校園里進(jìn)行指導(dǎo)，使檔案管理人員能夠在實際工作中更好的發(fā)揮出工作能力，以此提高中職學(xué)校電子檔案管理工作的整體效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，電子檔案管理作為當(dāng)今社會更高效、更便捷、更安全的信息化管理方法，推動著中職校檔案管理的工作的高效進(jìn)程。在各類專業(yè)人才供不應(yīng)求的社會背景下，中職學(xué)校職業(yè)化教育的重要性日益突出：學(xué)生數(shù)量的不斷增多，中職學(xué)校專業(yè)設(shè)置更多元化，學(xué)校的檔案管理及檔案管理背后的數(shù)據(jù)分析為學(xué)校發(fā)展方向提供了更強有力的支持，將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式，不斷提高電子檔案管理的規(guī)范性，使檔案管理工作更加順利的進(jìn)行，以此更進(jìn)一步推動各中職教育事業(yè)的發(fā)展，為我國的職業(yè)教育發(fā)展增磚添瓦。