事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法初探

李玉超

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分，是保障事業(yè)單位工作有序開展的重要保障措施。檔案管理工作的有效開展，會(huì)對事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展產(chǎn)生重要影響。在新的發(fā)展時(shí)期，必須要結(jié)合實(shí)際，對事業(yè)單位檔案管理工作方法進(jìn)行優(yōu)化，只有這樣，才能夠更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。在本文中，主要是對新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作中所存在的問題及優(yōu)化辦法進(jìn)行了研究，這對于提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量具有積極借鑒意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化

在事業(yè)單位中，檔案管理工作是重要的一環(huán)，檔案管理工作和事業(yè)單位的有效運(yùn)作有著緊密的聯(lián)系。因此，推動(dòng)檔案管理工作的健康發(fā)展，對于事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的現(xiàn)實(shí)意義。在事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展過程中，必須要緊密結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征，不斷的創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化管理方法，只有這樣才能夠更好的適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展要求。

1 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的必要性

1.1 順應(yīng)信息化發(fā)展要求

隨著信息化技術(shù)及多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)信息化發(fā)展，成為事業(yè)單位檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作技術(shù)的優(yōu)化和創(chuàng)新，能夠更好的提高生產(chǎn)力，促進(jìn)事業(yè)單位的有效發(fā)展。檔案管理工作作為人力資源管理工作的重要組成部分，信息化發(fā)展水平在某種程度上能夠反映出該事業(yè)單位在人力資管理工作的水平。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化是必要的。

1.2 能夠促進(jìn)檔案管理工作效率的提升

事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容主要是對該事業(yè)單位發(fā)展過程中，所存在的歷史數(shù)據(jù)、資料信息進(jìn)行全方位的搜集及整理。在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，部分事業(yè)單位的業(yè)務(wù)量達(dá)到了一定的峰值，在這個(gè)時(shí)候，檔案管理部門所需要整理的歷史數(shù)據(jù)、信息資料業(yè)務(wù)量是非常多的，如果說繼續(xù)采用傳統(tǒng)的管理辦法，會(huì)對檔案管理工作質(zhì)量造成一定影響。在這樣的情況下，引入新的信息技術(shù)和管理辦法，能夠促進(jìn)檔案管理工作的效率提升。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作所存在的問題

2.1 檔案管理理念的缺乏

就目前來講，很多的事業(yè)單位還缺乏正確的檔案管理理念，導(dǎo)致檔案管理工作處于低效率，甚至是錯(cuò)誤的工作當(dāng)中。事業(yè)單位的上層領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不重視，檔案管理工作人員缺乏正確的檔案管理工作認(rèn)識，這些因素的存在都對檔案管理工作造成了負(fù)面影響。在實(shí)際的工作當(dāng)中，很多的管理人員將檔案管理工作重點(diǎn)放在檔案保管方面，認(rèn)為檔案管理的主要目標(biāo)就是保證檔案完整，對于檔案搜集及整理工作不重視。檔案管理理念的缺乏不僅僅會(huì)對檔案管理工作的有效開展造成不利影響，同時(shí)，還會(huì)對檔案管理工作人員的工作積極性造成不利影響。因此，樹立正確的檔案管理理念是事業(yè)單位檔案管理工作的重要前提。

2.2 各類檔案管理工作人才的缺乏

就目前來說，我國大多數(shù)的事業(yè)單位中都存在檔案管理人才缺乏的問題，在實(shí)際工作過程中，部分工作人員甚至沒有接受過專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)；在部分事業(yè)單位中，檔案管理工作主要是由單位中部分即將退休的老同志兼職，或者是由其他部門的工作人員代替等，這些問題的存在都表明事業(yè)單位對于檔案管理工作的不重視，這也是檔案管理工作不能夠高效運(yùn)行的重要影響因素。由于專業(yè)人才的缺乏，很多事業(yè)單位在檔案管理工作方面會(huì)出現(xiàn)很多的人為失誤，一些簡單的檔案管理工作無法有效開展，檔案管理工作的信息化建設(shè)也將會(huì)受到很大的負(fù)面影響。

2.3 檔案管理信息化程度不足

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。就事業(yè)單位檔案管理工作本身來講，其會(huì)涉及到大量的歷史資料、數(shù)據(jù)，各類檔案的技術(shù)信息量是非常龐大的，只有將信息技術(shù)有效的應(yīng)用，才能夠推動(dòng)檔案管理工作的有效發(fā)展。但是，部分事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展過程中，仍然采用傳統(tǒng)管理辦法，對于檔案管理工作的投入有限，無法實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)要求，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作信息化發(fā)展。另外，事業(yè)單位在檔案管理工作方面的培訓(xùn)投入較小，導(dǎo)致檔案管理部門工作人員對于信息技術(shù)的了解存在嚴(yán)重不足，不能夠有效運(yùn)用相關(guān)的軟件和硬件，這也是信息化技術(shù)無法在檔案管理工作中得到有效運(yùn)用的重要影響因素。

3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的辦法

3.1 加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理工作的重視

加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理工作的重視、樹立正確的檔案管理工作理念是保證檔案管理工作高效、健康開展的重要方法。事業(yè)單位上層領(lǐng)導(dǎo)必須要充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作部門制定科學(xué)的管理理念，并且監(jiān)督落實(shí)。單位內(nèi)部可以成立專門的監(jiān)管小組對單位內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，采取不定期或定期檢查的方式保證檔案管理工作的正確運(yùn)作。除此之外，在工作過程中，還應(yīng)當(dāng)積極的宣傳檔案管理工作重要性，使檔案管理工作人員對于檔案管理工作本身有一個(gè)正確的認(rèn)識，提高工作積極性，活躍工作人員的創(chuàng)新思維，從而能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作發(fā)展做出積極

貢獻(xiàn)。

3.2 促進(jìn)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的提升

根據(jù)前文分析可知，檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)缺乏是阻礙事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的重要原因，事業(yè)單位上層領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)忽視檔案管理部門的重要性，導(dǎo)致檔案管理部門缺乏足夠的專業(yè)人才，因此，事業(yè)單位必須要充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，積極的引進(jìn)專業(yè)人才，從而能夠提高檔案管理工作水平。在開展人員招聘時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇對口的高素質(zhì)人才，從而能夠缺乏檔案管理工作在開展過程有足夠的專業(yè)人才進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，減少人為事故的發(fā)生。

3.3 促進(jìn)檔案管理工作信息化水平的提升

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各類信息技術(shù)被應(yīng)用于人們生活當(dāng)中的各個(gè)領(lǐng)域，信息儲存平臺不斷擴(kuò)大、信息傳遞速度不斷提升、信息共享程度不斷提升，這些都為社會(huì)的發(fā)展提供了強(qiáng)大動(dòng)力。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)是當(dāng)下必須要關(guān)注的重要問題。事業(yè)單位可以將數(shù)字化技術(shù)融入到檔案管理工作當(dāng)中，通過運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，事業(yè)單位可以更好的對各類檔案資料進(jìn)行搜集及整理，更加有效的提升檔案管理工作效率和專區(qū)惡性。通過加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，可以減少事業(yè)單位在檔案管理工作方面的人力投入，減少信息誤差，以及事業(yè)單位在檔案管理工作過程中，紙質(zhì)資料搜占據(jù)的空間成本和管理成本。

4 結(jié)語

總的來講，要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，不斷的優(yōu)化管理辦法，必須要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，深度剖析檔案管理工作流程，分析當(dāng)下檔案管理工作過程中所存在的問題，并對這些問題進(jìn)行總結(jié)、分析，以此為基礎(chǔ)來制定各類優(yōu)化措施。其次是在檔案管理工作當(dāng)中積極引入最新的信息化技術(shù)，滿足事業(yè)單位的發(fā)展要求，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。

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