企業涉密檔案管理的分析

倪小紅

摘 要：所謂涉密檔案就是企業最核心的秘密，它涉及的范圍很廣，包括企業發展經濟的成功或是失敗，甚至是企業的安全；因此，為了促進企業的可持續健康發展，提高企業的經濟利益，必須規范化管理企業的涉密檔案，確保企業內部信息的安全。本文以中國石油企業為例，簡要概括中國石油企業涉密檔案管理存在的一些問題，提出管理涉密檔案的一系列措施，希望對以后的研究能有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；涉密檔案；石油企業

1 中國石油企業涉密檔案管理存在的問題

1.1 硬件設備缺乏

有部分石油企業在對涉密檔案進行管理時有很大的疏忽，所以檔案管理中會出現很多問題；例如，存放涉密檔案的地點與管理涉密檔案地點之間的距離太遠；庫房內沒有質量過硬的監控系統、報警系統及最基礎的防護門，這些問題對管理涉密檔案來說都十分重要，如果不能及時解決好這些問題，那會給企業帶來不小的損失。因此應當增加硬件設備，防止安全隱患的發生。

1.2 檔案管理人員缺乏安全責任意識

檔案管理人員是管理涉密檔案過程中較為重要的一環，若是管理人員沒有較強的專業水平、缺乏安全意識、或是在工作中比較懶散，那么就會導致涉密檔案信息的丟失，給企業帶來無法挽回的后果。

1.3 文件登記手續不規范

在石油企業涉密檔案管理中，檔案文件登記時會出現文件分類不細致、記錄不標準、或是不及時等現象，這些都容易導致文件丟失或是遺漏，甚至是涉密檔案登記混亂。

1.4 管理功能不健全

在部分石油企業涉密檔案管理的過程中，對人員的分配極不合理，在相同區域內由同一批檔案管理人員進行整理和儲存的工作，部分人員在閱讀時也沒有遮擋，這很容易導致在管理過程中出現涉密檔案信息丟漏的問題。

2 加強涉密檔案管理的措施

2.1 配備完善的硬件設施，做好安全管理基礎工作

無論何種企業在管理涉密檔案過程中，應該把企業普通的檔案與涉密檔案進行分離，分成不同的區域進行管理，必要時要設立專門的場所，用來存放涉密檔案。存放涉密檔案的區域或是房間必須要安裝防盜門、防護欄，還要有質量過硬的硬件設備，如除濕設備、監控系統、報警裝置等。另外，普通檔案與涉密檔案的存儲區域要分隔一段距離，所有需要進入管理涉密檔案區域的人員必須要進行身份確認，有條件的可以采用面部識別、指紋識別等高科技技術，以防止不相關的人員進入區域。為了確保涉密檔案的安全管理，需要有專業水平較高的人員進行管理。

2.2 提高檔案管理人員的安全意識，做好保密工作

檔案管理人員要有良好的全局意識、保密安全責任意識及政治意識，這是企業做好保密工作最重要的環節；因此，要對檔案管理人員進行專業的培訓，提高管理人員的專業水平，在日常工作中，要大力宣傳保密工作的重要性，領導人員也要在平時的工作中注意觀察，將專業水平較高和安全意識較強的管理人員安排在涉密檔案管理工作中。加強對涉密檔案的管理工作，通過各種培訓提高管理人員安全責任意識，管理檔案的相關部門要善于總結，總結每年在涉密檔案管理過程中出現的問題并進行歸納，提出有效的解決方案；同時，在整個部門做好宣傳教育工作，通過專題性的教育，提高員工的安全意識，使管理人員深刻意識到涉密檔案對企業甚至是國家的重要意義。

隨著社會的發展，我國已經進入到了信息時代，隨之出現大量高科技手段的介入；因此，石油企業除了讓管理人員熟練掌握理論知識外，還應鼓勵他們學習現代的高科技手段，做好預防竊聽等工作，從而加強對涉密檔案的管理。

2.3 完善規章制度

完善的規章制度、法律法規是企業涉密檔案管理工作最堅實的保障。有了法律法規和規章制度的約束，企業對涉密檔案進行管理才有依據。每一個優秀的企業涉密檔案管理模式都會有一套科學合理的制度標準，我國有一句很有名的俗語：“沒有規矩，不成方圓”，用來形容企業涉密檔案管理再合適不過，科學合理的制度規范可以使管理達到事半功倍的效果。從涉密檔案的接收、整理存放到對檔案進行檢驗再到提供借閱等一系列工作，都必須要有一套科學合理的管理規范，同時要對其進行監管工作。依照相應的規章制度，企業要對管理工作進行不定期地抽查或是定期檢查，以確保能夠及時發現安全隱患，從而優化企業管理涉密檔案的模式，不斷完善檔案管理的相關

制度。

2.4 做好對企業涉密檔案的管理工作

為了確保企業在管理涉密檔案過程中的安全性，進行企業涉密檔案管理的相關部門必須要做好自己的本職工作。

2.4.1 保管職責

企業涉密檔案管理人員在工作過程中，涉及多方面的內容，日常工作包括涉密文件的接受、分類整理等，還有對涉密檔案管理區域的進入人員按照嚴格的制度進行登記。專業的管理人員應當依據涉密級別的高低對涉密檔案進行分類管理，并將分類好的檔案放入不同的保險柜中，根據需要取出要進行閱讀的檔案。

2.4.2 執行嚴格的管理制度

如果想要借閱涉密檔案或是復制涉密檔案內的信息時，必須要按照制度填寫借閱表或者是復制審批單，填寫完畢后交由企業涉密檔案的相關部門進行審核，在經過反復檢查后，符合相關制度規定的才能借閱。在借閱過程中，借閱者應該在管理人員的視線范圍內進行閱讀，不能離開制定的地點，以防止居心叵測的人泄露信息；對于級別較高的涉密檔案，應當遵守更嚴格的規定，嚴禁出現損壞或者破壞甚至是偷拍的行為；如果需要復制檔案的內容，應在取得上級同意后，在指定的復印機上進行復印，而且旁邊要有專人進行監管。

3 結束語

企業涉密檔案在很大程度上直接影響著企業的發展，為了確保涉密檔案管理的安全性，無論是何種企業，都應結合自身發展的實際情況，配備質量過硬的專業設備，經常對相關的檔案管理人員進行安全責任教育，以提高涉密檔案管理人員的專業水平；企業要針對涉密檔案的具體管理情況，建立一套科學合理的管理制度，將管理責任制落在實處，盡可能做好對涉密檔案的管理工作。

參考文獻

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