事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題與對策探究

陳浩

摘 要：檔案管理作為促進事業(yè)單位發(fā)展的重要一環(huán)，對事業(yè)單位的發(fā)展具有十分關鍵的作用，伴隨著信息技術的不斷進步與發(fā)展，檔案的信息化建設已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢，本文在此背景下對事業(yè)單位檔案信息建設問題進行了探討，并且針對其中存在的問題提出了幾點切實可行的建議，以期促進事業(yè)單位的全面發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理；信息化；建設；對策

1 引言

檔案管理信息化建設對其它工作的順利開展有著極大的影響，它不僅有利于事業(yè)單位檔案資料的永久保存，同時也有利于事業(yè)單位有效地管理檔案信息、提升檔案的職能，在一定程度上促進了事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在新的時代背景下，信息技術的發(fā)展給檔案管理工作帶來了一定的機遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位應當抓住這次機遇，全面關注信息化建設對檔案工作的重要作用，確保檔案管理工作能夠真正服務于單位發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 事業(yè)單位檔案信息化建設缺乏高度匹配性

從最新的發(fā)展形勢來看，大部分事業(yè)單位開始推行辦公無紙化、信息化平臺的建設，很多工作都能夠通過信息化平臺進行操作，這樣的操作不僅能夠提升資源利用效率，同時也在一定程度上提升了資源查看、調(diào)取以及使用的效率，打破了時間以及空間限制，提升了內(nèi)部資源共享效率。但是，從目前的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，信息化平臺以及相關的軟件并不能兼容所有的文件，在一定程度上降低了工作質(zhì)量。此外，事業(yè)單位在使用局域網(wǎng)管理的過程當中，電子文件存儲于資料庫中，雖然方便查取并設置了使用權限，但是也會出現(xiàn)有管理疏漏而導致的文件丟失現(xiàn)象，造成電子文件無法實現(xiàn)共享狀態(tài)。

2.2 事業(yè)單位檔案信息化建設平臺更新速度較慢

隨著信息技術的不斷普及，很多事業(yè)單位已經(jīng)開始引入并使用信息化管理系統(tǒng)，但是，在實際使用過程當中，對于檔案信息化建設的關注較為匱乏，進而導致檔案信息化建設平臺的更新速度緩慢，維護工作不到位，部分重要的檔案信息資料得不到及時的更新，直接影響了其他工作的順利進行。

2.3 事業(yè)單位檔案信息化建設缺乏安全性

在對事業(yè)單位檔案信息進行管理的過程中，很難完全保障檔案信息資料的安全，事業(yè)單位中一些檔案資料關系著國家機密，一旦泄露會給單位以及社會帶來嚴重的影響。由于事業(yè)單位對于檔案資料的鑒別以及區(qū)分管理意識較為淡薄，檔案的存儲以及管理存在很大的安全隱患，加之，檔案信息化管理平臺對檔案安全管理匱乏，檔案資料在審核以及共享保密性管理工作方面還不是十分到位，容易受到病毒攻擊，甚至有些機密資料的使用是處于外網(wǎng)環(huán)境當中，加大了黑客入侵的安全隱患，極易導致檔案資料的泄露與損壞。

2.4 事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識需要提升

檔案信息化管理工作在事業(yè)單位的管理當中占據(jù)著十分重要的位置，是構(gòu)成事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分，檔案管理工作人員的素質(zhì)決定著事業(yè)單位檔案管理工作的開展質(zhì)量。目前許多單位并沒有對檔案管理工作重視起來，認為這只是一項簡單的資料收集與整理工作，因此重視辦公室的業(yè)務工作，忽略檔案信息管理工作，影響了檔案管理工作的發(fā)展。在現(xiàn)階段，單位檔案管理人員門檻較低，對檔案管理工作人員的選擇與管理上缺乏重視，容易影響檔案交接工作的開展。另外傳統(tǒng)檔案管理制度集中統(tǒng)一和分級原則，逐漸與時代發(fā)展不相適應，尤其是在各級人才機構(gòu)缺乏自主決定權時，導致執(zhí)行力偏軟。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效途徑

3.1 事業(yè)單位應當提升檔案信息化建設的相關標準

檔案信息化建設是事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容，其中包含檔案的收集、整理、統(tǒng)計以及服務等標準，只有在特定的標準之下才能有效的提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，進而確保檔案的準確性以及真實性。同時提升檔案信息化建設標準還能完善檔案數(shù)據(jù)庫中的信息，實現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理辦法與檔案信息化建設手段的結(jié)合，提升事業(yè)單位檔案信息的利用效率。然而，從目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，大部分事業(yè)單位依舊采取傳統(tǒng)的檔案信息管理辦法，工作效率較低，因此只有將傳統(tǒng)的檔案管理手段與檔案信息化管理相結(jié)合才能真正提升檔案管理質(zhì)量。此外實現(xiàn)檔案信息化建設標準還需要不斷加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓工作，全面提升從事檔案管理工作人員的信息化技能以及綜合能力，通過在單位內(nèi)部開展活動形成互助互幫小組，讓檔案管理人員全面掌握檔案信息化管理辦法，從而有效的推動事業(yè)單位檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變。

3.2 事業(yè)單位應該加強檔案信息化管理的保密性

為了向社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，事業(yè)單位檔案管理工作應當不斷推進檔案信息化平臺的建設工作，增加檔案管理工作的便利性與準確性。在實際管理工作中，檔案信息的保密性工作是十分重要的，因此事業(yè)單位要加大對檔案信息保密性工作的關注力度，一方面，要加強檔案信息化管理平臺的保密性建設，設置檔案管理平臺的訪問權限，檔案管理者只有在事業(yè)單位的內(nèi)網(wǎng)中可以進行登錄，并且在查詢檔案信息的過程中可以通過設置檔案信息管理負責人員的指紋來保障檔案信息的安全性，確保只有檔案管理人員才能進行檔案查詢。另一方面，也要不斷加強事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)能力與道德素養(yǎng)，強化檔案管理工作人員的培訓，在提升自身專業(yè)素養(yǎng)的同時提升道德素養(yǎng)，確保檔案管理工作的保密性，從根源上杜絕檔案信息的

泄露。

3.3 事業(yè)單位需要注重信息化建設設施與技術投入

事業(yè)單位的檔案的信息化建設離不開專業(yè)的設備以及技術支持，無論是硬件建設還是軟件建設應當根據(jù)單位的實際發(fā)展情況來實施，在開發(fā)功能以及權限的設置方面要充分依據(jù)事業(yè)單位的實際情況來開展，全面提升系統(tǒng)軟件的兼容性能，加強檔案信息化管理平臺的安全管理。設置檔案信息化管理權限要保證機密資料無法在外網(wǎng)中進行操作，檔案管理人員只有在內(nèi)網(wǎng)中才具有查看的資格。另外，事業(yè)單位在開展檔案的信息化建設工作時，應當以依托專業(yè)的信息化企業(yè)，及時完善和更新檔案信息化建設平臺，保障檔案信息化管理平臺的高效性與便捷性。在平臺的搭建過程中，要做好測試工作，根據(jù)單位實際需求進行完善與修改，確保事業(yè)單位檔案信息化管理平臺管理工作能夠順利地實施。

3.4 事業(yè)單位應當協(xié)調(diào)檔案管理人員與平臺技術人員的關系

事業(yè)單位檔案的信息化管理過程主要是依托網(wǎng)絡技術，因此，網(wǎng)絡技術人員是維護檔案信息系統(tǒng)運行的關鍵所在。事業(yè)單位的檔案管理人員主要負責檔案信息資料的統(tǒng)一安排與管理，而網(wǎng)絡技術人員需要保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全與正常運轉(zhuǎn)，只有兩者相互協(xié)調(diào)相互配合才能確保檔案信息資料錄入的準確性與及時性，從而更好的提升檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率。此外，科學完善的檔案信息化管理制度能夠保障檔案管理工作的順利實施，因此，事業(yè)單位可以依據(jù)本單位的實際發(fā)展情況來制定相關的管理標準，確保檔案信息化建設過程能夠有法可依有章可循，將檔案管理工作納入到考核指標中，明確劃分崗位職責，做到獎罰分明進一步激發(fā)檔案管理人員的積極性與主動性，為事業(yè)單位檔案信息化建設提供強有力的保障。

4 結(jié)語

總之，事業(yè)單位對社會的整體發(fā)展有著至關重要的影響，我們應當充分借助信息技術來加強自身的檔案管理工作，在實踐過程中緊跟時代的腳步，充分吸取先進的科學技術促進事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展。

參考文獻

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