新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

王洪娟

摘 要：隨著一些與檔案管理工作相關的管理技術逐漸提升，檔案管理工作的優化效果比較好，工作人員的管理效率獲得了大幅提升，在現代的檔案管理工作逐漸步入了正軌之后，檔案管理工作的新型發展形勢之下，全新的管理問題也逐漸在檔案的日常管理之中暴露出來，針對現有的檔案管理工作情況可以發現，電子檔案管理工作在檔案管理體系之中占有的比重比較大，因此在進行管理工作改進的時候，主要需要對電子檔案存在的問題進行改進，本文對“完整安全原則”進行研究。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；安全完整原則；管理方法

在現代檔案管理工作之中，主要的管理對象是電子形式的檔案，雖然管理電子檔案工作便捷度更高，同時也避免了一些檔案管理工作中的失誤操作，但是在對電子檔案進行管理的時候，仍舊會存在管理問題，違背了“完整安全原則”，電子檔案材料本身的缺陷就是管理的安全度比較低，而電子檔案可以被人不留痕跡地隨意更改，因此這種檔案材料的真實性以及完整性也受到了影響，管理人員必須要對檔案管理方案進行重新規劃，確保檔案管理工作的科學性，嚴格遵守安全原則以及完整原則，本文對當前的管理檔案工作情況與改進方法進行分析。

1 檔案管理工作面對的問題

檔案管理工作中的幾種問題會對這項工作的安全性造成影響，不良的管理行為會破壞電子以及紙質檔案材料的完整性，現對常見管理問題以及管理阻礙因素進行分析。

電子文檔的生成環境復雜。因為缺乏統一的建設標準和系統模型，致使各地各部門如雨后春筍般涌現出來的辦公自動化、電子政務工程形成了各自為政的局面。電子文檔的網絡化管理存在突出問題。多數辦公自動化網絡的建設沒有文書、檔案部門參加。電子文檔的長久保管存在障礙。日新月異的計算機應用技術使電子文檔的技術環境及存儲結構變得更加復雜。

在新形勢下，檔案完整、安全的內涵及其維護的具體要求都發生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。筆者認為，對“完整安全原則”的表述，其主要內容包括兩個方面。一方面，維護電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規律和文件生命周期的運轉形態，將以往的“后工序”提前至文件形階段，加之電子文件本身的技術特征，載體形式的多樣性，以及計算機管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內容更加豐富。另一方面，維護電子檔案的安全。檔案保護的重點由檔案實體安全轉向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護工作提出了新的課題。

2 確保檔案的安全與完整的方法

對于影響檔案材料的完整性與安全性的問題有所了解之后，就可以對能夠確保實現安全完整管理原則的方法進行明確，通過以下幾種方法可以幫助檔案管理人員實現開展優質的檔案管理工作的目的。

2.1 強化科學管理意識

在現代社會經濟發展形勢下，為切實維護檔案完整安全，應當結合檔案工作的實際情況，積極建立健全檔案工作體系，加強宣傳，強化社會群體對于維護檔案完整安全的認知，將檔案保護的責任意識、憂患意識、法制意識等充分融入到檔案工作價值體系中，營造優良的檔案完整安全保護環境，促進檔案安全保護工作的順利開展，促進檔案在社會運行過程中的實際應用價值的有效發揮。

2.2 加強優秀檔案人才培養工作

當前社會發展形勢下，各級檔案部門普遍面臨著重點檔案搶救任務急、數量多、專業人員不足等問題，嚴重影響檔案工作效率。在多種因素的影響和限制下，各級綜合檔案館只得將重點檔案搶救任務外包，但此種方式難以對檔案安全進行有效的監管和控制，嚴重制約著檔案的完整性與安全性。為進一步維護檔案完整與安全，應當加強檔案工作人才培養，建立檔案安全保護體系，充實檔案安全保護的人才信息庫，最大程度上滿足檔案安全保護工作的發展需求，維護檔案完整與安全，推進檔案事業的穩定持續發展。

2.3 優化檔案存放環境

除了通過前兩種方法提升檔案管理工作的安全度與完整度之外，相關人員還需要對檔案檔案管理環境進行優化管理，確保檔案所處的客觀環境不會對檔案的安全性造成不良影響。管理人員需要對檔案庫房進行嚴密管理，一方面是為了更好地保管紙質檔案，另一方面主要是為了對電子檔案進行保護，如果存放環境條件過差，紙質檔案材料會受到直接影響，出現損壞的問題，其完整性與原始價值也就被破壞，另一方面，庫房環境過差還會給與檔案管理相關的設備造成影響，使設備出現使用故障，間接地影響到電子檔案，使其保管工作存在風險，因此檔案管理人員要對檔案存放庫房進行日常清理，保證庫房的整潔度。對于檔案存放工具，如檔案袋、檔案夾等，也需要精心挑選，確保其堅固程度。管理人員還需要在庫房之中準備防護性裝置，如滅火器、報警系統等，確保檔案存放環境的安全性。

2.4 改良原有的設備

在現代的檔案管理體系之中，檔案管理人員需要加強對電子檔案的管理力度，在對電子檔案實施管理工作的時候，需要借助先進的電子設備對電子檔案進行管理，一些檔案管理部門應用的設備比較落后，不但運行速度慢會影響到電子檔案管理的效率，還經常會出現故障，嚴重地影響到了電子檔案的存放質量，因此檔案管理人員需要在下僅有資金的支持之下，對原有的質量較差的設備進行改良，再引進全新的設備，在對設備進行應用時，管理人員還需要將使用記錄做好，確保出現管理問題的時候，可以將管理責任落實下來。同時還要確保檔案相關設備的安全程度，根據設備的使用情況來制定科學的設備監督管理制度。

在檔案安全體系建設過程中，應當采取有效措施加強安全管理，堅持預防為主，防治結合，將安全作為第一要素，加強檔案安全保護，保證檔案的完整性與安全性，確保檔案的實際應用價值得以有效發揮。

結束語

確保檔案存放環境的安全與檔案材料本身的完整性是兩個最為基本的管理原則，但是由于電子檔案本身的性質以及其存放的特殊環境，檔案材料的完整性與安全性難以被有效保持，一旦檔案材料出現這兩方面的問題，檔案自身的價值就會被貶損。另外雖然電子檔案子檔案材料之中占有的比重比較大，但是紙質檔案材料的管理工作仍舊不可被忽視，在對優化檔案管理工作的時候，管理人員必須要充分地對兩種檔案材料進行考慮，通過科學的檔案管理方法來確保檔案材料的原始價值不會受到影響。

參考文獻

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