現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策探索

段星羽

摘 要 企業檔案對于企業來說是一個特殊的存在，它記錄了企業的興衰存亡。信息化時代的到來，促使信息技術不斷發展，檔案管理模式也隨之發生了一定的變化，傳統的檔案管理模式逐漸難以滿足現代社會的發展需求，檔案管理逐漸向著數字化方向發展。探究現代信息技術對企業檔案管理的影響，具有深刻的現實意義。

關鍵詞 現代信息技術 企業 檔案管理 影響 對策

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A

0引言

現代社會，信息技術發展迅速，其在各行各業都獲得了廣泛應用，同時給各行各業帶來便利。信息技術在企業檔案管理中的應用，能夠進一步推動檔案管理的發展。基于此，文章從企業檔案管理的現狀入手，分析了信息技術給企業檔案管理帶來的優點和缺點，并論述了提升企業檔案管理的方式，以期提升企業檔案管理水平。

1企業檔案管理的現狀

1.1落后的設備

研究表明，現階段，由于受到傳統因素的影響，我國大多數企業仍采取傳統的檔案管理方式，檔案管理水平較為落后。另外，企業檔案管理應用的設備較為陳舊，進而導致工作效率較低。而且，由于管理方式較為落后，企業管理成本整體較高，這為企業經濟效益增加了很大的負擔。

1.2檔案管理意識淡薄

企業管理人員較為注重能夠直接提升企業經濟效益的技術管理，對于檔案管理的重視程度較低，加之其對先進檔案管理手段的關注程度不高，導致我國檔案管理手段落后，這給檔案管理工作增加了較大的難度。

2現代信息技術對企業檔案管理的影響

2.1積極影響

（1）現代信息技術在企業檔案管理中的應用，能夠促使企業檔案管理突破空間限制和時間限制，還能夠有效整合和利用價值較高的資源。另外，還能夠拓寬檔案資源的利用范圍，提升資源利用效率，例如企業員工能夠在任何地點、任何時間都能進入電子檔案室查閱資源，進而合理利用時間。同時，信息化在企業檔案管理中的應用，還能夠促使企業各部門之間信息的實時共享，進而提升信息傳遞效率。

（2）現代信息技術己經普遍應用在各個企業的日常管理工作之中，信息技術的普及徹底改變了傳統紙質檔案文本的管理形態，不僅改變了檔案資料編輯、存儲的方式，同時還進一步擴大了檔案的利用范圍。

（3）檔案管理本職工作即對相關文本的歸納、整理，這項工作并不像想象中那么容易，人工操作極其復雜。信息技術在檔案管理中的應用，將簡化檔案管理、優化信息整理和檢索方式。另外，信息技術在企業檔案管理中的應用，能夠幫助企業構建企業專屬的檔案資料庫，將企業所有檔案放入該資料群中，并制造相應的目錄，為人們查找相關信息提供便利條件。

2.2消極影響

（1）信息化建設需要引進先進的電子信息技術與設備，以此作為基礎才能夠逐漸實現。檔案管理工作也不例外，企業需要花費大量的資金引進先進的機械設備，同時在日常生活中還要加強對機械設備的維護，這給企業資金帶來很大壓力。另外，由于信息技術自身的特性，應用信息技術建立的企業檔案系統容易受到攻擊，如果這個問題不能及時解決，將會導致企業機密檔案泄露，勢必會給企業帶來難以估計的損失。

（2）信息化建設并不是一蹴而就的，需要較長的時間來實現對傳統模式的轉變。在這一轉變過程中，尤其是轉變初期，很多檔案管理員難以適應新的工作模式，導致管理效率降低，給企業檔案管理工作帶來了一定的阻礙。

3應對信息化技術的對策

3.1加大資金的投入

企業的檔案管理信息化自然離不開軟件和硬件設備的支持，因此加大資金投入，引進先進的設備是非常重要的。信息化技術在檔案管理中的應用，需要大量的資金作為支持。因此，企業應加大對檔案管理的資金投入力度，不斷引進先進的機械設備，同時從長遠出發，積極引進掌握先進信息技術的人才，為其提供便利，進而留住人力資源、儲備人力資源。

3.2完善檔案管理設備

先進的機械設備是信息技術在檔案管理中獲得應用的前提。因此，企業應引進前沿機械設備，在設備引入過程中要充分考慮企業的長遠發展目標。同時，要在日常工作中加強對設備的維護，進而降低機械事故率，提升機械效率，同時減少機械維修費用，進而降低企業成本，為企業長足發展提供保障。

3.3轉變舊的思想觀念

基于信息化高新技術的不斷發展和智能化，企業出于讓本企業的檔案管理工作得到更加高效率地進行，企業的檔案管理應轉變傳統的思想觀念，建立信息化新觀念。企業檔案管理人員要充分認識到信息化的重要性，積極將信息技術應用在檔案管理中，同時要創新工作方法和機制，為檔案管理工作提供新的指導思想，用科學的方法管理檔案，進而改變傳統的檔案管理模式。提升檔案管理效率。

3.4健全檔案管理機制

檔案管理機制的健全對檔案管理的信息化建設具有極為關鍵的作用。企業應構建出科學、標準的管理機制來實現對電子檔案整個使用過程的高效控制，從而有效優化檔案信息化管理。這里需要注意的是，很多之前存在于傳統管理模式下的檔案資料都存在信息準確率低、卷宗質量低等問題，因此，企業檔案管理人員應積極解決歷史遺留問題，確保建立的檔案管理機制適合現代企業管理的需求。同時，還要優化檔案管理的流程，確保每一個環節都能夠順利進行，提升檔案管理機制的科學性和規范性。

4結語

總而言之，信息技術的發展和應用，對于企業檔案管理來說既是機遇，也是挑戰。企業檔案管理人員應全面分析信息技術給企業檔案管理帶來的影響，擴大積極影響，避免消極影響。同時要轉變傳統思維，順應時代潮流，加大對檔案管理的資金投入，不斷引進先進的技術人才和機械設備，進而促使信息技術更好地為企業檔案管理服務，提升企業檔案管理水平，促進企業可持續發展。

參考文獻

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