管理會計信息化建設研究

馬淼 王趙軍 許俊虎 胡傳政 崔元博

摘?要：本文在解決省產(chǎn)研院實施全面預算管理時出現(xiàn)的業(yè)務步驟、基本功能及性能保障等相關問題的同時，提出根據(jù)省產(chǎn)研院的業(yè)務流程、系統(tǒng)功能及非功能性需求等諸多方面進行綜合分析和研究判斷，只有滿足全面預算系統(tǒng)的實際應用需求，預算系統(tǒng)在工作實踐中才能可靠適用，由此可見需求分析在構建全面預算系統(tǒng)中所具有的重要意義。

關鍵詞：省產(chǎn)研院;全面預算;管理信息化;需求分析

中圖分類號：F230??????文獻標識碼：A??????文章編號：1008-4428（2018）07-0067-03

從江蘇省產(chǎn)業(yè)技術研究院（以下簡稱：省產(chǎn)研院）的全面預算管理業(yè)務實際需求出發(fā)，提出全面預算系統(tǒng)結(jié)構化的需求方案，以構建出一個高效率、最優(yōu)化、復合型的全面預算系統(tǒng)解決方案，就必須首先解決省產(chǎn)研院處理全面預算管理時出現(xiàn)的業(yè)務步驟、基本功能及性能保障等相關問題。根據(jù)省產(chǎn)研院的業(yè)務流程、系統(tǒng)功能及非功能性需求等諸多方面進行綜合分析和研究判斷，只有滿足全面預算系統(tǒng)的實際應用需求，預算系統(tǒng)在實踐中才能可靠適用，由此可見需求分析在構建全面預算系統(tǒng)中所具有的重要意義。

一、 省產(chǎn)研院預算系統(tǒng)業(yè)務流程分析

鑒于省產(chǎn)研院現(xiàn)行的管理架構與組織模式，導致其全面預算管理業(yè)務極為繁雜。在制訂預算業(yè)務需求方案時，必須掌握年度預算編制管理、預算編制審批控制、預算變更審核管理等基本業(yè)務處理步驟，只有這樣才能提出專業(yè)、實用的系統(tǒng)需求方案。

省產(chǎn)研院全面預算管理業(yè)務流程，主要包含如下步驟：第一，需要將預算組織結(jié)構整理導入到系統(tǒng)中，同時還需要將預算項進行整理導入，以便建立預算表格模板;第二，建立預算編制結(jié)構模型，并維護動態(tài)表預算表預算項;第三，根據(jù)省產(chǎn)研院實際需求設立并編制各類預算表;第四，系統(tǒng)內(nèi)各類預算表之間存在數(shù)據(jù)與邏輯關聯(lián)關系，當其中某張預算表出現(xiàn)變化時，系統(tǒng)會根據(jù)數(shù)據(jù)與邏輯關聯(lián)關系自動刷新所有與其相關的其他預算表;第五，在預算編制階段性工作完成后，需要提請預算員審批，如果上報審批能夠通過，則預算編制完成，否則還需要重新修改相關預算數(shù)據(jù)。省產(chǎn)研院全面預算系統(tǒng)業(yè)務流程如圖1。

二、 省產(chǎn)研院預算系統(tǒng)功能性分析

對省產(chǎn)研院全面預算系統(tǒng)的功能進行分析，可以明確用戶對系統(tǒng)的功能定位和功能構成。從前述預算業(yè)務流程分析可知，省產(chǎn)研院全面預算系統(tǒng)應該由預算組織機構維護、年度預算編制管理、預算編制審批控制、預算變更審核管理以及預算系統(tǒng)維護管理等子系統(tǒng)構成，這些業(yè)務模塊單元共同構成了一個較為完善的系統(tǒng)功能方案，具體闡述如下：

（一）預算組織機構維護

預算系統(tǒng)中需要存在預算組織機構庫，以便對其進行模塊化單元管理，其可在省產(chǎn)研院現(xiàn)有的組織機構基礎上整理而成，但并不是等同于現(xiàn)有的組織機構。根據(jù)省產(chǎn)研院預算編制的實際需求，預算組織中會根據(jù)應用需求適當增減機構部門，其包含組織機構管理、組織機構員工管理、組織機構樹生成以及組織機構查詢等功能子模塊。①組織機構管理。現(xiàn)有的預算組織機構尚不完善，存在著變化的可能性。如在預算組織機構中，還需要虛擬設立多個預算管理委員會，用來為省產(chǎn)研院分類分項預算實現(xiàn)決策、匯總、平衡及管理等功能，因此需提供該單元來實現(xiàn)組織機構的變化與完善，其中包含系統(tǒng)導入等功能。②組織機構員工管理。每個組織機構下有大量的員工，這些員工與預算均密切相關，因此有必要將員工信息添加到系統(tǒng)中，以便分配相應的權限，從而使其具有可操作權限下的相關功能。由于院內(nèi)員工人數(shù)眾多，也可進行導入處理。③組織機構樹生成。由于省產(chǎn)研院組織機構客觀存在著上下級隸屬關系，各組織機構的關系可以用樹的形式來進行模擬;為了方便實際應用，系統(tǒng)提供組織機構樹生成功能。④組織機構查詢。預算部門工作人員可通過組織機構名稱來搜索組織機構詳細信息，由于省產(chǎn)研院所屬組織機構較多，系統(tǒng)提供的查詢功能，可顯著提升日常工作效率。由上述分析可知預算組織機構維護模塊功能組成如圖2。

（二）年度預算編制管理

預算編制體系支持根據(jù)業(yè)務數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動生成利潤表，支持根據(jù)末級單位填寫的底層基礎數(shù)據(jù)，按照組織結(jié)構層級層層抵消內(nèi)部交易、內(nèi)部往來預算，按照組織結(jié)構層級層層按股權合并預算，其中包含項目預算編制、部門預算編制、編制預算上報、關聯(lián)刷新及分析預算等功能子模塊。①項目預算編制。項目預算編制是對省產(chǎn)研院的各類項目數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化、規(guī)范化、精細化編寫填報的管理實施過程。本系統(tǒng)中已為基礎研究項目、技術原型項目、關鍵技術項目、共性技術項目、初始投資項目等分別建立了相關的項目預算模型。一個項目預算包含多張相互關聯(lián)的項目預算表;同時，系統(tǒng)為項目預算提供了建立項目預算表格模板樣式并設置了項目預算表格模板數(shù)據(jù)勾稽關系的驗證功能。②部門預算編制。部門預算是指省產(chǎn)研院內(nèi)各職能部門的預算。部門預算分為多種類型，如收入收益預算、成本費用預算、人力資源預算以及財務費用預算等。盡管各預算內(nèi)部組成項目不同，但是均從部門實際工作需求出發(fā)，并逐項完成同類項匯總，以便形成完整的部門預算方案。系統(tǒng)也為部門預算編制提供了設立部門預算表格模板樣式及設置部門預算表格模板數(shù)據(jù)勾稽關系的驗證功能。③編制預算上報。在預算編制完成后，需要將預算信息上報到系統(tǒng)中，按系統(tǒng)內(nèi)部各關聯(lián)項、各關聯(lián)組織、關聯(lián)機構的節(jié)點進行預算上報，以便項目預算或部門預算的授權審批人進行綜合審批上報。各項預算在系統(tǒng)審批上報通過后，預算編制報送工作才初步完成。④關聯(lián)刷新功能。據(jù)不完全統(tǒng)計，實踐中每個部門預算編制系統(tǒng)內(nèi)至少有數(shù)十張預算表，每個獨立核算主體要編制上百張以上的預算表。如果按照表間表內(nèi)數(shù)據(jù)勾稽關系人為地一張張刷新計算預算表，其計算的工作量顯然很大而且容易出現(xiàn)較多的差錯，而使用系統(tǒng)提供的關聯(lián)刷新功能可實現(xiàn)系統(tǒng)的自動高效處理。⑤分析預算功能。分析預算是指對項目預算、部門預算所進行的各類綜合統(tǒng)計分析。分析預算屬于定制開發(fā)功能，因為需要統(tǒng)計分析的項目數(shù)據(jù)繁多，如預算項目篩選、字段邏輯運算及預算數(shù)值匹配等。省產(chǎn)研院全面預算系統(tǒng)提供統(tǒng)計分析自定義功能以及二次開發(fā)模塊單元來滿足實踐中的各類預算綜合統(tǒng)計分析需求。由上述分析可知年度預算編制管理模塊功能組成如圖3。

（三）預算編制審批控制

為滿足省產(chǎn)研院各級各類授權審批人對內(nèi)部各部門預算的編制以及審批控制的需求，預算系統(tǒng)提供了按事先定義的業(yè)務流程審批已編制預算的功能。在預算編制審批控制過程中，如果系統(tǒng)節(jié)點上某一級授權審批人對已編制的預算存在意見，其可直接駁回到該節(jié)點的預算申請人處，由預算申請人對預算進行反復修改及調(diào)整，之后重新履行預算審批流程。此模塊主要包含預算編制查詢、預算編制駁回以及預算編制通過等功能子模塊。①預算編制查詢。因為省產(chǎn)研院所屬預算組織機構眾多，預算編制數(shù)量巨大，為在實際應用中精準查找預算編制信息，系統(tǒng)支持按字段內(nèi)容、使用狀態(tài)等屬性搜索等待審批預算的功能。若該類預算存在，則系統(tǒng)以列表形式展示給各級預算授權審批人審閱。②預算編制駁回。在授權審批人審批已編制的預算時，若預算不符合省產(chǎn)研院年度規(guī)劃要求或預算項目、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等方面有不合規(guī)的現(xiàn)象，可將預算駁回申請人，由申請人按規(guī)定進行修改后，再重新提交系統(tǒng)審批流程。③預算編制通過。預算在經(jīng)過多輪自下而上、自上而下的審批預算流程后，若預算編制已與工作任務、目標、計劃等相匹配，授權審批人則可審批通過。由以上分析可知預算編制審批模塊功能組成如圖4。

（四）預算變更審核管理

當預算與實際發(fā)生重大變化或存在顯著誤差時，則需要對預算進行變更，以便使變更后的預算與實際更為接近。其主要包含預算變更上報、預算變更審核、預算變更查詢以及預算變更取消等功能子模塊。①預算變更上報。當預算所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化或存在顯著誤差時，預算部門人員則可上報預算變更申請，其必須說明變更的客觀原因，以便授權審批人根據(jù)客觀實際做出是否批準變更預算的決定。②預算變更審核。預算部門人員將預算變更申請?zhí)峤缓螅瑫D(zhuǎn)發(fā)給預算授權審批人進行審核，以便確定預算變更申請是否符合實際，可否通過系統(tǒng)的邏輯關聯(lián)審核。③預算變更查詢。在預算部門人員提交預算變更申請后，可隨時查看預算變更申請的審批情況及結(jié)果，其支持通過變更申請事項內(nèi)容、時間、數(shù)值等關鍵字進行搜索查詢。④預算變更取消。預算變更申請?zhí)峤话l(fā)生錯誤的，預算部門人員可進行取消，防止錯誤的申請被上報審批，影響預算工作的準確性。由上述分析可知預算變更管理模塊功能組成如圖5。

（五）預算系統(tǒng)維護管理

全面預算管理系統(tǒng)涉及預算全部數(shù)據(jù)與關鍵信息，若系統(tǒng)被非法用戶侵入，導致組織信息外泄或預算被非法篡改，則存在重大管理失控的風險。為避免上述事項的發(fā)生，省產(chǎn)研院特別注重預算系統(tǒng)的安全性，這也是開發(fā)該模塊的初衷。預算系統(tǒng)維護模塊涉及以下五部分功能。①驗證登錄。處理預算管理業(yè)務的用戶必須為省產(chǎn)研院預算管理中心工作人員，若非法用戶進入，則可能發(fā)生預算信息被修改、泄密等重大問題，為此需要使用系統(tǒng)登錄功能進行身份核實驗證。②密碼更新。身份識別中密碼系統(tǒng)是核心，其泄露則意味著權限的丟失，這樣會使得預算信息被竊取。為降低信息風險，全面預算系統(tǒng)要求用戶遵守密碼編碼規(guī)則以及定期重置密碼，并為防止破解密碼提供防火墻。③數(shù)據(jù)備份。系統(tǒng)中最重要的是數(shù)據(jù)，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題就會給省產(chǎn)研院帶來不可估量的損失。因此為了保證系統(tǒng)的正常運行，就需要保證數(shù)據(jù)的絕對安全，只要數(shù)據(jù)庫有數(shù)據(jù)更新，就應當定時備份，以備不時之需。④數(shù)據(jù)恢復。若因使用不當或者系統(tǒng)被黑客侵入等原因?qū)е孪到y(tǒng)發(fā)生異常，甚至數(shù)據(jù)丟失時，則需立刻進行數(shù)據(jù)恢復。此時備份階段生成的bak文件則可被緊急使用，快速還原系統(tǒng)并解決數(shù)據(jù)丟失等數(shù)據(jù)庫異常問題。⑤注銷退出。注銷功能是為了防止不法分子通過會話竊取登錄信息，通過注銷功能退出系統(tǒng)更為安全可靠。由上述分析可知預算系統(tǒng)維護模塊功能組成如圖6。

三、 省產(chǎn)研院預算系統(tǒng)非功能性分析

非專業(yè)人士一般會認為開發(fā)系統(tǒng)時只需要關注系統(tǒng)的功能性需求即可，其實站在專業(yè)性的視角來看，一個系統(tǒng)的非功能性需求更顯重要，即使是非功能性的需求也會影響到整個系統(tǒng)的可靠運行。一個成功的預算系統(tǒng)既要滿足客戶的功能性需求，同時也要滿足客戶的非功能性需求。也就是說一個預算系統(tǒng)的開發(fā)主要由功能性與非功能性兩個部分構成，因此不能斷言其中某一個系統(tǒng)比較重要。功能性需求主要是為了完成整個預算系統(tǒng)的框架研究，而非功能性需求則主要是針對預算系統(tǒng)后期的安全與檢測。

（一）系統(tǒng)性能需求

省產(chǎn)研院全面預算系統(tǒng)主要的性能要求就是實時數(shù)據(jù)的記錄和統(tǒng)計，需要利用系統(tǒng)所記錄和統(tǒng)計的數(shù)據(jù)作為觀察和測試的主要技術支撐。在該系統(tǒng)的檢測中，主要有以下檢測對象：第一、系統(tǒng)響應時間。這是任何一個系統(tǒng)在檢測時都會重點觀測的重要技術指標，響應時間的長短直接影響了用戶使用某個系統(tǒng)的感覺，從人類等待和反映時間的考察，系統(tǒng)數(shù)據(jù)響應的理想時間應當?shù)陀?秒。第二、并發(fā)數(shù)據(jù)量。預算系統(tǒng)記錄的相關數(shù)據(jù)是海量的，且每次都有大批量的數(shù)據(jù)要上傳與更新，為了避免在上傳數(shù)據(jù)時由于并發(fā)海量數(shù)據(jù)導致系統(tǒng)無法運行，需要根據(jù)省產(chǎn)研院的實際情況來設定并發(fā)數(shù)據(jù)量。本項研究測試過當省產(chǎn)研院全面預算系統(tǒng)一秒需上傳一千條數(shù)據(jù)時，其響應時間能否控制在十秒以內(nèi)。第三、并發(fā)用戶數(shù)。當有過多的用戶同時使用預算系統(tǒng)時，系統(tǒng)能否支持并發(fā)用戶數(shù)，這也是系統(tǒng)測試的一個重要指標。本項研究根據(jù)省產(chǎn)研院全面預算系統(tǒng)當前實際的并發(fā)用戶數(shù)設置一百位用戶同時使用系統(tǒng)，以測試其能否正常運行。

（二）系統(tǒng)安全性需求

任何一個系統(tǒng)除了要保證其運行速度和效率，更是要注重對信息的保護。在網(wǎng)絡高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡信息安全已經(jīng)成為一個新的研究熱點。在本系統(tǒng)的運行中也十分重視對省產(chǎn)研院預算信息的安全保護，并采取了相對應的方案進行落實：第一、注冊權限控制。每個注冊用戶都會有一個與之相對應的使用權限，用戶的使用權限越高能查詢到的信息量也就越多，越能進入到數(shù)據(jù)庫的中心地帶。第二、重要數(shù)據(jù)加密。即使是對每個用戶的權限進行了限制，但也不排除用戶信息被盜的情況。為了避免由于用戶信息被盜而導致數(shù)據(jù)安全性受損，因此對數(shù)據(jù)庫中較為重要的數(shù)據(jù)都實行多重保護，設置多重數(shù)據(jù)加密以確保其安全。第三、系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份。當系統(tǒng)錄入相關的數(shù)據(jù)后支持即刻備份上傳，主要是為了避免出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰或是癱瘓丟失數(shù)據(jù)的情況。第四、系統(tǒng)記錄日志。每個用戶登錄系統(tǒng)都會有相關的跟蹤記錄，主要目的就是為了防止客戶信息被盜后能即刻追蹤到使用者的登錄信息、登陸系統(tǒng)的時間和IP地址，便于追蹤查責。第五、系統(tǒng)易用性。在構建省產(chǎn)研院全面預算系統(tǒng)時，面向的是非計算機專業(yè)的普通操作人員，注重易用性會使系統(tǒng)用戶快速掌握日常使用以發(fā)揮出全面預算系統(tǒng)的綜合績效。

作者簡介：

馬淼，女，江蘇省產(chǎn)業(yè)技術研究院財務總監(jiān)，中國注冊會計師、高級會計師、產(chǎn)業(yè)教授、碩士生導師，研究方向：管理會計與財務信息化;

王趙軍，男，河海大學港口海岸與近海工程學院，研究方向：港口海岸工程與管理;

許俊虎，男，南京旅游集團財務部副部長，中國注冊會計師、高級會計師，研究方向：管理會計與業(yè)財融合;

胡傳政，男，南京大學商學院，研究方向：現(xiàn)代金融與財經(jīng)管理;

崔元博，男，南京理工大學機械工程學院博士研究生，研究方向：測試計量技術及儀器。