論如何發揮檔案管理在企業改革發展中的服務效用

梁曉蓉

[摘 要] 企業的檔案材料是對企業歷史發展的記錄與見證，企業在發展過程中所產生的財務信息、人事信息、生產信息、銷售信息和相關的管理制度等均需要用相關載體進行記錄，而這些材料信息在企業改革發展中不僅能夠為企業的戰略重組提供重要的參考信息，還能讓企業在解決員工安置、員工訴求和工齡認定等問題上迅速找到相關的憑證依據。在企業深化改革的過程中，檔案管理工作為企業、員工和社會起到了不可或缺的服務作用。對此，本文以此為課題，研究了檔案管理在企業改革發展中的作用，并提出了檔案標準化的相關措施，以期研究結論能為企業檔案管理工作提供一點參考性建議。

[關鍵詞] 檔案管理；企業；改革；服務

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 054

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）01- 0134- 03

0 引 言

隨著供給側結構性改革的不斷深入，企業進行改革與重組成為大勢所趨。企業在改革與重組的過程中所涉及的層面復雜且廣泛，既涉及生產與經營，又涉及改革過程中所產生的人員安置與調配等，這些復雜的改革過程需要檔案材料為其提供真實可靠的憑證依據，以便企業管理層做出科學有效的正確決策。在企業改革發展的過程中，企業檔案管理既要根據企業管理者的要求充當信息的提供者，又要站在企業發展的角度積極主動地為企業管理者提供便捷的檔案服務。從而充分發揮檔案管理助力企業改革發展的重要作用。

1 檔案管理在企業改革發展中的作用

1.1 有利于企業完善人事工作

企業檔案是企業從建立之初為記錄企業員工信息、技術信息、生產信息、財務信息、銷售信息以及企業的相關管理制度信息的文件材料。這些文件材料記錄了企業發展至今的工作經驗、管理經驗等，具有重要的歷史價值和使用價值。企業在深化改革的過程中，需要對企業的發展歷史、現狀、人員情況等進行充分分析與研判，同時，在改革過程中也必然會面臨人事梳理、員工安置、員工工齡認定、優秀員工的選拔以及解決相關員工訴求等問題。而這些分析與研判及解決這些問題均需要真實、有效、全面的檔案資料作為相關的信息依據。以四川沱牌舍得酒業股份有限公司為例，2016年四川沱牌舍得酒業股份有限公司實施改制工作，在改制工作中企業面臨著解決員工安置等問題，據此，該企業檔案管理部門通過為企業提供3萬余卷的人事檔案資料與憑證，從而幫助企業解決了5 343人次的員工安置和工齡認定問題，幫助企業順利完成了戰略重組和解決員工訴求等工作。由此可見，檔案管理在企業深化改革的過程中能夠促進企業完善人事管理工作。

1.2 為企業戰略重組提供支持

供給側結構性改革背景下，企業需要對自身的生產、銷售、財務、人事等各個部門和崗位進行重新梳理，進而需了解企業的生產技術水平、生產能力、庫存情況、銷售情況、財務情況、各崗位的設置情況和崗位職責、各員工的工作能力和家庭情況等。在充分掌握及分析企業的這些情況后，企業才能根據這些信息來明確企業的生產方向、產量大小、長短期戰略布局以及根據財務信息、生產信息、市場信息等制定設備引進方案、崗位調節方案、流程精簡方案、產品研發及創新方案等。以四川沱牌舍得酒業股份有限公司為例，企業在2012年3月為了解決營銷公司在新疆業務區的應收賬款，依靠檔案管理部門所提供的資料，幫助公司挽回經濟損失229.8萬元，同年9月，同樣依靠檔案資料幫助公司解決了“回旋天地，潤澤人間”商標標識與中國移動通信公司標識的爭議案件。由此可見，檔案材料在多年記錄及梳理企業生產經營的相關信息的過程中，能夠為企業的戰略重組工作提供及時有效的歷史信息，幫助企業在戰略重組過程中解決相關問題或困難。

1.3 為企業文化建設提供素材

企業文化建設也是企業深化改革的重要組成部分。企業文化能夠凝聚人心，強化員工對企業的歸屬感，增強員工的工作積極性。企業文化的建設是一個動態的、與時俱進的過程，企業在發展的過程中關于企業的發展理念和價值觀會隨著時代的變化而變化。企業從建設之初會根據創始人的價值觀念形成一定的企業文化，在后期的企業建設中企業文化會隨著企業的壯大而不斷發展，企業文化的發展具有一定的歷史性，而企業文化的建設需依存這些歷史性，即根據企業的發展歷程、戰略思想、企業文化建設的歷史故事等材料，從中不斷提煉文化精髓并通過一定的載體將其傳播出去，形成企業文化。據此，四川沱牌舍得酒業股份有限公司為了更好地建設企業文化，積極利用13 736卷檔案資料，編史修志、工作查考和案件取證，編制了《公司志》《公司大事記》《釀務實錄》《中華老字號——沱牌篇》等，為企業的思想教育、酒文化宣傳和企業文化建設提供了多方位、深層次的參考信息。使得企業檔案成為企業文化建設的重要信息載體。

2 檔案管理實施標準化的相關措施

2.1 建設檔案管理信息系統

企業檔案從建設之初到企業發展至今所積累下來的檔案卷宗可以用海量來形容，而這些海量的紙質化檔案不管是從檔案管理者角度，還是從檔案使用者角度而言，均體現出煩瑣和低效的特征。紙質化檔案在長期保存的過程中，即使保存條件完好，也易出現紙張破損和字跡色澤退化等弊端，紙質化檔案除了不易長期保持等特點外，也給檔案保存的硬件設施和調閱人的閱讀增加了較大的負擔。為了提高檔案管理效率以及確保檔案信息全面、真實等，建議企業建立全面性檔案管理信息系統，即企業的所有檔案通過相應的掃描設備、拍攝設備、錄音設備和計算機等，將其轉換成電子化檔案。檔案管理信息系統對檔案的保管、調閱、讀取等均設置相應的權限，不同權限相對人行使相應的閱讀權限，信息系統能夠通過調閱人的賬號和密碼了解檔案調閱信息，同時，調閱人能夠通過關鍵字搜索，來快速檢索符合條件的檔案信息，從而提高檔案閱讀效率。endprint

2.2 健全檔案管理制度流程

檔案管理制度流程的設立需要本著為企業改革發展服務為原則，既為企業改革發展提供全面、真實、有效的檔案信息，又為企業改革發展提供便捷高效的檔案查詢服務。據此，檔案管理制度流程的制定，一是需要根據《檔案法》《檔案著錄規則》等宏觀文件為操作指導，再結合企業的實際情況，建立檔案管理總則、文件歸檔管理制度、文件立卷及著錄管理制度、檔案借閱管理制度和檔案鑒定及銷毀制度、檔案庫房管理制度、檔案統計與保密制度等。二是根據便捷檔案使用人查閱檔案原則，為每一份檔案建立內容提要或核心摘要，并對必要檔案建立相應的目錄索引，讓檔案使用者能夠在最短的時間內查閱到相關文件信息。三是健全檔案管理考核制度和責任追究制度，對檔案在管理和調閱過程中可能出現的檔案遺失、檔案破損、信息泄露、著錄不真實全面等問題建立考核標準，并明確相關責任人與責任，確保檔案管理符合相關保管標準。

2.3 樹立積極主動服務意識

檔案管理部門應以企業改革發展的戰略目標為服務目標，在部門內部大力宣傳主動服務意識。要求檔案管理人員根據企業改革發展中所需要的檔案信息，對檔案進行歸檔與細分，積極主動地根據檔案使用人的相關要求推薦或提供相關檔案材料。并根據企業改革發展的要求，積極深入各個職能部門，與部門負責人進行良好的溝通，將各部門的重要文件信息進行及時整理與歸檔。在檔案歸檔的過程中，主動研究企業在改革發展過程中可能需要的相關文件信息，根據企業改革發展的要求最大化細分檔案分類標準，并主動了解檔案的相關信息內容，積極主動地為企業決策層提供全面有效的檔案參考資料，助力企業更好地制定相關改革決策。

3 結 語

綜上所述，企業在改革發展的過程中必然需要企業的檔案材料作為改革發展的決策依據。企業改革重組涉及內容多而廣，既涉及戰略決策，又關系到人員的選拔與安置等，而這些重要決策的制定需要企業能夠為其提供全面可靠的參考信息。企業的檔案材料從積累至今已經成為了海量的卷宗材料，在海量的信息中如何為檔案使用人提供快速準確的檔案信息，需要檔案管理部門建立標準化的檔案管理制度，并積極利用信息技術輔助檔案管理，以及樹立積極主動的服務意識，才能讓檔案管理真正為企業改革發展所服務。

主要參考文獻

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