信息化支持下的電力企業(yè)合同管理優(yōu)化策略研究

張宇

[摘 要] 社會的快速發(fā)展在一定程度上推動了信息技術(shù)的發(fā)展。在此背景下我國電力企業(yè)各方面均受到一定沖擊，作為企業(yè)管理重要組成部分的合同管理出現(xiàn)了合同制定滯后、合同履行難以控制的問題。因此，如何利用信息化手段優(yōu)化電力企業(yè)合同管理，是文章探討的重點。

[關(guān)鍵詞] 信息化；電力企業(yè)；合同管理；優(yōu)化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 23. 027

[中圖分類號] F279.23 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）23- 0067- 02

0 引 言

電力企業(yè)與國計民生密切相關(guān)，在信息技術(shù)不斷發(fā)展、電力體制不斷改革、顧客需求不斷增長的今天，電力企業(yè)經(jīng)營環(huán)境日益復雜，面臨著越來越多的競爭與風險，這無疑增加了合同內(nèi)容復雜性與合同管理難度。針對這種情況，本文認為應該將信息技術(shù)應用到合同管理之中，使電力企業(yè)合同管理朝著信息化、規(guī)范化方向發(fā)展。

1 信息化合同管理概述

合同是企業(yè)交易的重要契約，項目管理與企業(yè)管理需要提高對合同管理的重視，將合同管理理念貫徹落實到實際，以信息化手段促項目安全、質(zhì)量目標的實現(xiàn)。企業(yè)信息化合同管理體系強信息技術(shù)作用，換言之，企業(yè)信息化合同管理體系是基于信息技術(shù)所構(gòu)建，現(xiàn)階段的企業(yè)信息化合同管理體系具有單獨性，集成于電力企業(yè)體系之中，利用電力企業(yè)與時俱進的管理理念與思想構(gòu)建與經(jīng)營績效評價相關(guān)合同管理平臺。企業(yè)合同管理涉及多方面內(nèi)容，如合同業(yè)務、合同項目等，是一個循序漸進的過程，其中合同業(yè)務管理在合同管理中占據(jù)重要地位，是合同管理不可或缺的部分與需求，信息化合同管理可以有效提高業(yè)務管理效率與質(zhì)量，使企業(yè)合同管理朝著信息化、規(guī)范化、動態(tài)化方向發(fā)展，并拓展合同管理作用與功能，主要包括合同更改、合同支付、合同過程管理等。

2 信息化電力企業(yè)合同管理可行性分析

合同管理在電力企業(yè)管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，首先合同管理在工作總量上占據(jù)較大比重，其次合同管理指的是企業(yè)在遵循相關(guān)法律規(guī)定的基礎上將自己視作當事人進行合同訂立、調(diào)整、解除與監(jiān)督等行為的總稱。該概念強調(diào)合同管理存在系統(tǒng)性與動態(tài)特征，與合同訂立、履行等密切相關(guān)，即貫徹整個系統(tǒng)，深入相關(guān)細節(jié)，而且高度重視系統(tǒng)變化，一旦發(fā)現(xiàn)隱患及時處理與解決，避免造成損失，這在一定程度上也決定了合同管理存在不同層面的表現(xiàn)，其中以全局性表現(xiàn)與微觀性表現(xiàn)為主。但現(xiàn)實中，部分電力企業(yè)合同管理存在一邊倒的現(xiàn)象：在規(guī)避合同法律經(jīng)濟風險方面投入過多的時間與精力，為合同訂立做好相應的準備工作；合同履行易受多種因素影響，只有做好合同監(jiān)管工作，才能更好地保障合同履行過程的合理性與科學性。但部分電力企業(yè)并未認識到這一點，對合同監(jiān)管有所忽視，增加了合同管理風險。以合同生命周期為依據(jù)來說，合同履行相較于合同簽訂而言在合同生命周期上占據(jù)的比較更大，只有在注重合同簽訂的同時重視合同履行，才能有效避免相關(guān)隱患，提高合同管理效率。

通過了解發(fā)現(xiàn)，當前部分電力企業(yè)之所以存在重前期管控的現(xiàn)象，很大一部分原因在于電力企業(yè)管理工作模式與體系在信息控制方面處于薄弱地位，在進行合同訂立前可以輕而易舉地獲取所需信息與資料，并加以控制；而合同履行是一個循序漸進的過程，信息既復雜又凌亂，整理難度較大，這在一定程度決定了合同訂立以歸檔為主要標志，少數(shù)電力企業(yè)甚至將合同訂立視作合同管理完成的標志。在社會不斷發(fā)展的今天，信息技術(shù)被廣泛應用于社會各領域，其中包括電力企業(yè)管理領域，隨著信息技術(shù)與電力企業(yè)管理體系的不斷融合，電力企業(yè)合同管理有了新的變化，越來越多的信息被管控與追蹤，而且移動設備廣泛應用到信息反饋上，在加快信息錄入速度的同時提高了數(shù)據(jù)時效。另外，信息化手段的應用為管理人員信息獲取與監(jiān)督提供了極大的便利，這些信息對管理工作實施具有決定性影響，而傳統(tǒng)的合同管理存在合同履行難以追蹤的問題，影響了合同管理工作的順利進行。

3 如何應用信息化手段優(yōu)化電力企業(yè)合同管理

3.1 做好風險管理信息化建設工作

風險規(guī)避、風險管理一直以來都是合同管理的重點工作，是否進行風險管理衡量對風險管控質(zhì)量有著決定性影響。電力企業(yè)相較于其他企業(yè)而言存在一定的特殊性，結(jié)合電力企業(yè)經(jīng)營實際來看，合同風險受多方面因素影響，來源于不同方面，信息獲取難度較大。信息化支持下的合同管理信息采集與信息系統(tǒng)發(fā)生了一定的變化，首先就信息采集來說，信息采集不再拘泥于固有環(huán)境，網(wǎng)絡應用提高了合同風險管理效率與質(zhì)量；其次就信息系統(tǒng)來說，信息系統(tǒng)可以依據(jù)合同管理相關(guān)信息與資料進行其他相關(guān)歷史行為與經(jīng)濟發(fā)展歷程控制，對風險管理監(jiān)控體系進行優(yōu)化與完善。

3.2 體現(xiàn)信息化合同管理建設原則性

信息化支持下的電力企業(yè)合同管理優(yōu)化需要嚴格遵循一體化、一致性與適用性三個原則，只有這樣才能更好地促進合同管理優(yōu)化與建設，使之朝著信息化方向發(fā)展。首先就一體化原則來說，系統(tǒng)基于對現(xiàn)有資源的了解進行了有效整合，解決了以多口對外為主的部分顯著問題，在改善工作環(huán)境的同時提高工作質(zhì)量；其次就一致性原則來說，該系統(tǒng)明確規(guī)定了相關(guān)部門的具體職責與義務，并將它們?nèi)谌胪黄脚_，提高管理效率，這里所提及的相關(guān)部門主要包括計劃經(jīng)營、項目負責與財務管理等部門；最后就適用性原則來說，該系統(tǒng)能夠?qū)崟r監(jiān)督與控制各流程，使項目進度具體化、清晰化，為考核與決策提供便利。

3.3 注重合同履行信息化建設

電力企業(yè)合同管理在取得快速發(fā)展的同時也面臨著一定的挑戰(zhàn)，即合同履行管控與合同訂立相對薄弱，不僅影響了電力企業(yè)經(jīng)濟活動正常運行，而且增大了電力企業(yè)法律風險。信息時代正催生著一種和以往不通的合同管理方式，移動終端的廣泛應用信息化合同管理成為了可能，即合同履行工作人員在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下可以借助移動終端等技術(shù)進行合同履行狀況錄入，換言之，合同履行狀況成為數(shù)據(jù)系統(tǒng)的一部分。因此，合同履行信息化建設也是信息化支持下電力企業(yè)合同管理優(yōu)化的重要方面。

3.4 提高信息化合同管理模式針對性與有效性

我國大部分電力企業(yè)屬于國有企業(yè)，具有獨有的特征，在信息技術(shù)被廣泛應用的今天，電力企業(yè)應結(jié)合自身發(fā)展特征與經(jīng)營規(guī)模進行合同管理模式創(chuàng)新，在加強合同管理工作與其他工作聯(lián)系的同時保證合同管理模式的適應性與科學性。也就是說電力企業(yè)需要將與合同管理相關(guān)的機構(gòu)、體制、人員全部落實到實際，形成健全的合同管理系統(tǒng)。

3.5 發(fā)揮信息開放平臺作用

信息化支持下的合同管理信息收集相較于傳統(tǒng)環(huán)境而言有了一定的改善，更加方便、高效，但信息的意義與效用不僅局限于收集與處理，還體現(xiàn)在消費與應用方面。對于電力企業(yè)合同管理來說，獲取廣泛信息是合同管理工作的重中之重，但信息價值僅僅體現(xiàn)在消費與應用方面，對此，電力企業(yè)應在了解與掌握信息化手段與合同管理特征的基礎上構(gòu)建信息化合同管理系統(tǒng)端口，面向不同群體，同時授予一定的權(quán)利，促進信息傳播與傳播，最大限度地發(fā)揮信息價值。

3.6 構(gòu)建符合現(xiàn)實需求的合同管理制度

合同管理制度是引導合同管理朝著信息化、規(guī)范化方向發(fā)展的主要影響因素，因此電力企業(yè)應主動完善相關(guān)制度，構(gòu)建符合現(xiàn)實需求的規(guī)章制度與合同管理制度，進一步保證合同管理工作的有序性與制度性。結(jié)合實際情況來看，電力企業(yè)可以配備合同管理規(guī)范、預算管理模式、會計管理規(guī)范等制度，同時構(gòu)建完整、合理的合同管理制度進行相關(guān)制度貫徹與落實，只有切實將相關(guān)制度貫徹落實到實際，才能更好地發(fā)揮各項制度作用；電力企業(yè)應明確管理層職責與義務，規(guī)范各程序，做好合同管理工作控制工作，保證合同管理工作得到全面、有效的控制，促進體系完備、運行高效制度與規(guī)范體系的形成，從而為信息化合同管理發(fā)展鋪墊基礎。

3.7 應用科技進步保證信息化合同管理安全

雖然信息化手段在合同管理中的應用可以有效解決當前合同管理存在的不足，提高合同管理效率與質(zhì)量，但信息化合同管理與網(wǎng)絡有著密切相關(guān)的聯(lián)系，存在一定的網(wǎng)絡安全風險，因此，電力企業(yè)在積極開展信息化合同管理工作的同時還應應用科技進步保證信息化合同管理安全。第一，信息化合同管理要求電力企業(yè)基于網(wǎng)絡平臺構(gòu)建信息化合同管理體系，做好網(wǎng)絡安全維護工作，但網(wǎng)絡存在廣泛性、虛擬性等特征，網(wǎng)絡安全問題還處于尚待解決的狀態(tài)，因此，關(guān)注網(wǎng)絡安全是合同管理優(yōu)化的重要內(nèi)容；第二，信息化合同管理體系登陸要求電力企業(yè)工作人員以登錄名與密碼進行登錄與操作，這里所提及的操作主要包括系統(tǒng)操作與權(quán)限操作，同時需要以電子簽名完成審核，因此，登錄密碼是必不可少的環(huán)節(jié)，若密碼泄露，則有可能會發(fā)生合同被篡改的現(xiàn)象，這就需要應用計算機技術(shù)進行問題解決；第三，網(wǎng)絡信息相較于其他信息在存儲方面存在一定的難度，服務器管理不善與斷電都會導致信息丟失，為了減少信息丟失，則需要不斷完善科技；第四，電力企業(yè)信息化合同管理對電子合同打印無明確限制，可以無限制打印，雖然可以利用電子水印辨別合同，即不同合同具有不同電子水印，但無法保證合同準備性，如何保證合同準備性是電力企業(yè)需要解決的重要問題。

4 結(jié) 論

總而言之，合同管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分，其合理性與有效性不僅與企業(yè)經(jīng)濟活動運行密切相關(guān)，而且對企業(yè)發(fā)展及工作效率提升有著決定性影響，理應得到重視。作為電力企業(yè)管理者，首先應樹立與時俱進管理理念，主動強化合同管理；其次應提高對信息化手段的認識與了解，以信息化手段促合同管理優(yōu)化；最后應做好員工培訓工作，培養(yǎng)員工合同管理意識與能力。

主要參考文獻

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