新時期電力檔案管理的創新策略分析

胡小麗

摘 要 電力企業的檔案管理在長期的發展中已經形成了一定的模式和方法，只是這些管理模式在實際的運行中還存在一些不足，尤其是隨著社會的不斷進步，人們對電力資源的需求不斷增加的情況下，電力檔案的良好管理成了電力企業不斷進步和發展的重要推動因素。因此，新時期電力企業必須重視對電力檔案的創新管理，對檔案管理中存在的不足加以改進，使電力企業的發展有更好的前景。本文探討了新時期電力企業檔案管理的創新策略，為促進我國電力企業的發展提供參考。

關鍵詞 檔案管理 新時期 創新策略 電力發展

電力檔案是對電力工程建設數據及電力資源使用狀況的記錄，主要是電力工程建設項目從立項開始，到審批、采購（含招投標）、勘察、設計、施工、調試、監理、竣工驗收及試運行整個過程中形成的，具有反映電力工程建設狀況與運行狀況的，應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質、光盤等不同載體的全部文件材料。[1]電力檔案在電力企業的發展和運營中具有十分重要的作用，有助于企業增強市場競爭力和贏得主動權。隨著科技的發展，檔案管理也發生了變化，如電子檔案取代了原本的紙質檔案，數據資料更加完善，檔案管理更加科學等等。

一、做好電力企業檔案管理的重要性

電力企業在發展過程中會有很多的歷史信息，這些信息涉及的方面是非常廣的，包含在其中的門類也非常多，信息量非常大。這些信息以文字、圖表、視頻等信息作為電力企業發展和成就的最直接憑證，這些歷史記錄就是電力企業的檔案信息。[2]完善的檔案信息管理是電力企業在現如今競爭激烈的環境中得以生存的重要保證。因此，從事電力企業檔案管理的領導和工作人員，一定要清楚地認識到電力企業檔案管理的重要性。雖然電力企業的檔案管理如此重要，但是在實際的管理過程當中仍然存在很多問題，所以相關的工作部門仍舊要為電力企業的檔案管理工作付出努力。

二、電力檔案管理中存在的問題分析

（一）可用于電力檔案管理的設備不充分

電力檔案資料本來就比較多，還比較雜亂，而且隨著我國電力企業的不斷發展，電力檔案資料逐漸累積，導致電力檔案資料越來越龐雜。紙質材料的電力檔案很容易受氣溫的影響而變質，有的文字信息會變得模糊甚至消失；而現代的電子信息檔案又由于電力檔案信息不斷增多，且在發展過程中還會逐漸增加，使得電子信息的調取困難，很難對電力檔案資料加以應用。[3]

（二）檔案信息的采取措施沒有創新

電力檔案信息具有一些獨特的性質，在采集電力檔案信息的過程中，采集工作人員難以及時應用先進的采集技術，多數采取傳統的采集方法，導致電力檔案信息不能夠及時歸檔，再加上信息采集的范圍較小，采集過程繁雜，導致電力信息存在較大的滯后性，也有一些檔案信息出現短缺的現象。

（三）電力檔案管理制度的不足

電力檔案的管理不被領導者重視，導致管理制度不完善，這是一直以來電力企業檔案管理中存在的一個共同問題，雖然有的電力企業對檔案管理作了具體的規定，但是沒有對管理者進行相應的職責約束，或者技術手段不達標，最終還是出現檔案管理缺陷。部分電力企業或者單位的檔案管理部門只考慮到了本單位的使用方便，沒有將需要進行集中保管的電力檔案加以集中管理，而是分散到各個部門，這樣的方式嚴重影響了檔案資料的查閱和利用，嚴重的可能導致電力檔案資料丟失，降低了電力檔案的保護作用與使用價值。

（四）沒有合理規劃管理方法

對電力檔案信息的歸檔方式過于簡單，很多信息資料沒有得到深層次的分析與研究，只是就其中較為淺顯的資料進行篩選和收集。而檔案管理的方法存在較多的缺陷，對于電力工程的歸屬權及電力災害或短缺類的信息管理服務均比較落后，而電力工程建造單位在提供電力檔案資料時，只是對資料的簡單傳遞，沒有歸納整理，從而降低了電力檔案資料的價值。

三、新時期電力檔案管理的創新策略分析

（一）完善管理制度

完善電力檔案管理制度涉及較多的問題，其中包括管理人員的職責與權限的限制、相關規范的管理方法、檔案的保管質量及應用性等。在制度的建設和完善方面，應該明確劃分檔案管理工作的崗位職責，以方便在檔案缺損或缺少時及時找到相關負責人員，讓其為此作出合理解釋和承擔相關的失職責任，從而保障檔案管理工作的全面、有序開展。[4]此外，要求相關部門人員積極配合檔案管理人員開展工作，協助檔案管理工作人員收集各科室的檔案。

（二）加強對檔案管理工作人員職業素養的培養

高素質的檔案管理工作人員是整個檔案管理工作高效開展的前提，也是開展檔案管理工作的關鍵。因此，加強人才的培養與隊伍的建設是檔案管理部門需要長期堅持的一項工作。檔案管理部門要做好隊伍結構的合理優化與設計，結合現階段現代人力資源管理理論，通過構建科學的人力資源管理方式，進一步提高檔案管理人員的素質水平。為此，電力企業應有計劃地安排檔案管理工作人員進行相關的技術培訓，并采取相應的考核措施，選拔具有較高職業素養的人員進行電力企業的檔案管理。此外，電力企業還可以設立相關的獎勵機制，激發工作人員積極學習一些新的管理方法，并不斷創新電力企業的檔案管理路徑。

（三）積極探索新的管理方法

檔案管理工作人員應積極征詢各部門對于檔案管理的要求和相關的意見，并積極采納其中比較有價值的意見作為創新檔案管理方法的參考。還需要挖掘檔案中有價值的電力信息，并建立相關的共享平臺，便于部門人員參考并總結工作經驗，為電力工程的建設提供最佳服務。[5]積極引進新的檔案管理方法，再結合電力企業的實際情況進行改進，使其完全滿足電力企業的檔案管理。增強檔案管理工作人員的服務意識，提高檔案的利用效率。

四、結語

電力檔案管理不應停留在傳統的管理模式與方法中，而應該跟隨社會發展的步伐，不斷創新電力檔案管理方法，不斷優化電力檔案管理策略，加強對電力檔案資料的細化和歸檔，電力檔案管理人員要提高對自身素質的要求，不斷提高自身的業務能力，積極學習和探索新的檔案管理方式，以促進電力企業檔案管理與時俱進，滿足電力企業持續發展的需要。

（作者單位為清遠市電力規劃設計院有限公司）

參考文獻

[1] 張馨予.淺析電力企業檔案管理現代化[J].現代交際，2017

（9）：165.

[2] 楊永豪.新形勢下電力檔案管理創新研究[J].企業改革與管理，2017（09）：36+45.

[3] 任麗歌.關于電力企業檔案管理之創新探討[J].河南科技，2014（13）：206.

[4] 張子玉.新經濟形勢下的電力檔案管理創新分析[J].低碳世界，2014（11）：326-327.

[5] 劉玉萍.淺談電力企業檔案管理創新[J].辦公室業務，2012

（23）：109+113.endprint