淺談中等職業教育學校檔案管理的信息化建設

王丹紅

摘要：隨著計算機技術的不斷發展，信息化和數字化已經成為檔案管理發展的必然趨勢。檔案管理信息化有利于檔案的存儲、查閱和共享等，是新時代下檔案管理建設的必經之路。本研究簡要闡述了中等職業教育學校檔案管理信息化建設的重要意義，對當前中等職業教育學校檔案數字化發展中存在的問題進行了分析，并提出了相應的解決思路。

關鍵詞：中等職業教育學校；檔案管理；信息化建設

前言：

檔案管理信息化是指在檔案管理中運用信息技術，將其從傳統紙質載體轉移到磁盤、光盤及其他信息載體中進行保存、分類、查找和應用等。檔案管理信息化解決了傳統紙質檔案不易保存、查閱繁瑣、難以共享等缺點，是使檔案信息資源得以充分利用的重要保障。

1檔案管理信息化建設的意義

所謂檔案信息化，就是在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，并為社會提供相應服務。傳統檔案多使用紙質載體，隨著查閱次數的增多和保存時間的推移，極易出現缺損，對檔案進行信息化管理，則可以使用磁性載體、光介質載體和其他載體，對其進行數字化處理，可以使檔案得到更好的保護，避免因原件損壞而產生信息丟失的情況。中等職業教育學校檔案管理信息化建設可以提高檔案管理工作的服務效率和管理質量，使檔案的存儲、查詢、借閱建立在快速、高效、穩定的基礎上，為師生查閱檔案資料提供更加便捷的服務。

2當前中等職業教育學校檔案信息化管理中存在的問題

2.1認識不足，利用效率低

由于傳統管理模式沿用時間太長，許多相關工作者依然囿于傳統思想，對信息化檔案管理方式的認識還不全面。管理者片面的將檔案管理信息化建設視作管理技術的變化，將其簡單歸結為目錄錄入、文件格式掃描、縮微轉換、目錄數據庫開發等技術操作層面的輔助性工作，這就導致了中等職業教育學校檔案信息的資源沒有得到充分利用。事實上，檔案文件作為巨大的信息庫，蘊含豐富的社會資源，是開展各項工作必不可少的基礎性條件。若將其給予適當的開發和利用，就能為社會提供更多的服務。

2.2缺乏專業的管理人才

要順利進行中等職業教育學校檔案管理信息化建設，必須要重視對管理人才的引進與培養。由于檔案館在中等職業教育學校的眾多部門當中一直不受重視，高層管理人員對檔案信息管理的認識不全面，檔案館長期以來被當作解決部分職工家屬就業問題的場所，這使得中等職業教育學校檔案管理在人員體制方面存在很大問題。目前中等職業教育學校檔案管理人員大多數屬于非專業性，沒有對相關知識進行系統性的學習，主要依靠長期積累的經驗來進行工作。由于知識水平有限，再加上多數中等職業學校對檔案管理工作的不重視，導致中等職業教育學校檔案管理工作者長期沿用傳統管理方法，缺乏學習意識和創新意識，管理團隊總體的業務能力和綜合素質較低。

2.3資金投入不足，缺乏基礎設施建設

隨著互聯網和信息技術的不斷發展，目前中等職業教育學校的檔案管理信息化已經有了初步的發展，但不可否認在此過程中還存在許多問題。經過分析認為對檔案管理數字化的資金投入過少、缺乏基礎設施建設是引起許多問題的主要根源。檔案管理信息化建設涉及到一種管理方式的革新和改變，需要計算機系統、網絡配置和其他一系列專業工具的進購和對具有專業知識及計算機操作技術等復合型人才的引進，必須要有大量的資金給予支持。但目前由于多數國內的中等職業學校對檔案管理的認識不全面，將其長期置于較低地位而未曾加以重視，對其資金投入十分有限，相關的基礎設施建設嚴重缺乏。這導致檔案管理的數字化和信息化缺乏必要的工具支撐和人才資源，造成現階段中等職業教育學校檔案管理工作的服務質量差，管理技術落后，遠遠不能滿足廣大師生的需求。

3關于推進中等職業教育學校檔案管理信息化建設的幾點建議

3.1 完善管理規定，規范管理流程

由于傳統檔案管理模式的沿用時間較長，在對檔案進行信息化管理的探索中還沒有制定出一套完善的管理規范。目前中等職業教育學校的檔案管理在信息化轉變和初步應用的過程中，各個部門分別建立獨立的信息管理系統，將中等職業教育學校信息管理體系劃分成了一個個獨立的板塊，不利于檔案信息的整合和管理。另外，由于管理人員缺乏專業技巧，工作流程不標準，導致其管理效率低，甚至在管理過程中出現混亂。目前，傳統的檔案管理規范和標準已經不能滿足信息化建設的需求，為有效提高中等職業教育學校檔案管理的效率，加快檔案管理信息化建設的步伐，必須建立一套可應用于所有中等職業教育學校檔案管理工作的相關規范，對檔案管理的內容、流程、應用等進行明確規定。

3.2 加強專業管理團隊的培養

為進一步加快中等職業教育學校檔案管理信息化建設，學校必須對檔案管理工作提高認識，并加強對管理人員的考核和培訓。積極引進具有專業知識和較強計算機操作能力的復合型人才，組織管理人員對檔案信息化管理進行系統性學習，一方面要使其從根本上重視檔案管理工作，提高其責任意識。另一方面要加強專業培養，定期組織相關人員進行專業知識的學習和計算機操作等，提高其工作能力。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，不斷提升自己的管理水平和業務能力。

3.3加大資金投入，完善基礎設施建設

完善的基礎設施建設是推進檔案管理向信息化轉變的重要保障，目前中等職業教育學校對檔案管理的資金投入遠遠不能滿足其發展需求。所以應當加大對檔案管理的資金支持，配備統一的、專業的數字化設備和統一的檔案管理系統，進購質量可靠的軟件、硬件設施，使檔案管理更好的向信息化和數字化發展，真正實現中等職業教育學校檔案信息資源共享，充分發揮檔案信息化的整體效益。

4.結語

檔案管理信息化建設是當前中等職業教育學校改進檔案管理工作的重要思路，目前我國的檔案管理信息化建設還有待進一步提升，對于在信息化轉變的過程中出現的一系列問題，檔案管理部門應進一步提升自身認識，加強對工作人員的專業培養，改進管理體制、完善管理規范，并加大對檔案管理建設的資金投入，進一步推動中等職業教育學校檔案管理向著信息化發展。

參考文獻：

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