ERP環(huán)境下高校后勤財務(wù)管理思考

熊娜+康志紅+王秋娜+田映紅

[摘 要] 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和對企業(yè)數(shù)據(jù)價值的深度挖掘及應(yīng)用，為高校財務(wù)管理提出了新要求。ERP信息技術(shù)的發(fā)展，使傳統(tǒng)財務(wù)管理模式向集成ERP信息化財務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變。推進(jìn)財務(wù)ERP信息管理建設(shè)，不僅有助于單位內(nèi)部財務(wù)管理和資金監(jiān)控，提高資金使用效率，還能有效加強(qiáng)單位內(nèi)部風(fēng)險控制，降低成本，提高工作效率。因此，單位必須順應(yīng)形勢，大力推進(jìn)財務(wù)管理ERP信息化發(fā)展，進(jìn)行單位流程再造，由財務(wù)管理信息化促進(jìn)單位管理信息化發(fā)展，以此帶動單位管理水平提高，實(shí)現(xiàn)單位治理能力和治理體系現(xiàn)代化。文章以云南省某高效后勤信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，探討了ERP環(huán)境下高校后勤財務(wù)管理建設(shè)。

[關(guān)鍵詞] ERP；財務(wù)管理；業(yè)務(wù)流程再造；內(nèi)部控制；信息化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 23. 039

[中圖分類號] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）23- 0065- 04

1 ERP的概念、作用、意義

ERP是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，對企業(yè)資源進(jìn)行有效共享與利用的系統(tǒng)。ERP通過信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行充分整理、有效傳遞，使企業(yè)的資源在購、存、產(chǎn)、銷、人、財、物等各個方面能夠得到合理地配置與利用。ERP是借助信息技術(shù)，以財務(wù)為核心，實(shí)現(xiàn)單位信息資源共享，支撐企業(yè)精細(xì)化管理和規(guī)范化運(yùn)行的管理信息系統(tǒng)。ERP在系統(tǒng)設(shè)計中可集成更多的管理思想和理念，讓企業(yè)提高管理水平。

數(shù)據(jù)，被稱為未來新能源，王建國說：“它是人類第一次自己創(chuàng)造的能源”。美國著名的未來學(xué)家阿爾溫·托夫勒曾經(jīng)預(yù)言：“電腦網(wǎng)絡(luò)的建立與普及將徹底地改變?nèi)祟惖纳婧蜕畹哪Ｊ?，而控制與掌握的人就是人類未來命運(yùn)的主宰。誰掌握了數(shù)據(jù)信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰將擁有整個世界”。

隨著高校學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大和多校區(qū)辦學(xué)的格局，原有的財務(wù)管理、軟件運(yùn)行模式無法滿足現(xiàn)代單位財務(wù)精細(xì)化管理、成本核算、內(nèi)部控制和優(yōu)質(zhì)財務(wù)服務(wù)的需求。如何使財務(wù)與單位業(yè)務(wù)ERP信息系統(tǒng)集成一體，實(shí)現(xiàn)單位采購、生產(chǎn)、銷售、人、財、物等系統(tǒng)ERP集成和信息共享，構(gòu)建完整的單位內(nèi)控ERP信息管理系統(tǒng)；如何建立單位各項(xiàng)事務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、數(shù)字化、精細(xì)化的管理模式；如何提高治理能力和治理體系現(xiàn)代化等一系列問題，對財務(wù)管理提出了更高和更新的要求，財務(wù)人員不僅要成為單位發(fā)展過程的跟隨者、觀察家，更要成為單位發(fā)展的的引領(lǐng)者、戰(zhàn)略家。因此，必須實(shí)現(xiàn)從核算會計到管理會計的轉(zhuǎn)變，充分運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)和先進(jìn)的財務(wù)信息管理系統(tǒng)，將單位的財務(wù)和業(yè)務(wù)更多的融合，通過對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析統(tǒng)計，加強(qiáng)成本核算，進(jìn)一步降低成本，防范風(fēng)險，加強(qiáng)內(nèi)控，提高效率和效益，提升管理能力和水平，進(jìn)而提高生產(chǎn)力，實(shí)現(xiàn)單位可持續(xù)發(fā)展。

2 信息時代高校財務(wù)管理存在的主要問題

2.1 傳統(tǒng)財務(wù)管理制約業(yè)務(wù)部門信息數(shù)據(jù)需求

電算化軟件在財務(wù)部門使用，僅僅用于對過去或現(xiàn)在的核算主體的財務(wù)活動進(jìn)行反應(yīng)和監(jiān)督，財務(wù)信息成為各部門信息的來源，但提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是淺層次的，無法滿足管理者的需求。在數(shù)據(jù)信息時代對財務(wù)管理提出了新的要求，高校后勤經(jīng)濟(jì)活動預(yù)測和分析不僅需要大量的數(shù)據(jù)搜集，還需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的挖掘、整理；業(yè)務(wù)部門的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)無法通過網(wǎng)絡(luò)相互制約，有效監(jiān)督、控制。因此，財務(wù)信息的質(zhì)量、數(shù)量，僅靠財務(wù)軟件是不夠的，業(yè)務(wù)部門必須運(yùn)用ERP信息，將其延伸到單位經(jīng)營和管理的各個方面，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)信息統(tǒng)一、協(xié)同。通過業(yè)務(wù)流程建設(shè)與IT技術(shù)相結(jié)合，以此達(dá)到會計信息系統(tǒng)不再是獨(dú)立的、封閉的，實(shí)現(xiàn)會計和業(yè)務(wù)一體化，讓核算從事后靜態(tài)核算轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮械膭討B(tài)監(jiān)督、核算。

2.2 無法實(shí)現(xiàn)部門之間信息資源共享

業(yè)務(wù)部門雖然配備了計算機(jī)，但各項(xiàng)工作還停留在“Word”文檔上，沒有或者很少直接利用計算機(jī)加工、處理信息，更不能與相關(guān)財務(wù)進(jìn)行ERP信息傳遞、共享及利用。高校后勤涉及的行業(yè)多樣化，整個單位內(nèi)部又是一個統(tǒng)一不可分割的整體，沿用以前的管理方式，要管理好單位的人、財、物是一件非常困難的事情，財務(wù)管理是對整個單位人、財、物的管理，光靠信息傳遞、加工是達(dá)不到管理要求的。

2.3 部門內(nèi)部管理水平無法提高、規(guī)范

各部門管理者大多采用手工臺賬對自己所負(fù)責(zé)的事項(xiàng)進(jìn)行管理。如食堂采購需要手工報送采購計劃，采購組進(jìn)行手工統(tǒng)計匯總，采購過程中有數(shù)量或物資的調(diào)整，采購得按實(shí)際采購品種、數(shù)量、價格重新并分別制單，再由各食堂按實(shí)際驗(yàn)收，才能進(jìn)行報銷，此過程中需要多次手工記錄統(tǒng)計，重復(fù)勞動、反復(fù)核對，且容易出錯；其次，要做采購價格統(tǒng)計分析，同期的物資采購價格變化規(guī)律時，就得查原始記錄憑證，用大量人力去統(tǒng)計分析，可想而知其難度和工作量是非常大的。時間精力都耗費(fèi)在了日常事務(wù)的處理上。怎樣在多校區(qū)、多食堂管理的諸多流程中，通過統(tǒng)一管理，嚴(yán)格各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，在流程化、數(shù)字化、精細(xì)化、高效率方面運(yùn)行通暢，把管理中諸多繁雜的事務(wù)置于有效的動態(tài)監(jiān)管之下，并且把不斷累積的大量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可分析、可追溯的資源，智能地分析和測算經(jīng)營情況，以便更科學(xué)超前地做出計劃，規(guī)劃好未來經(jīng)營中的每個環(huán)節(jié)、步驟和營業(yè)狀態(tài)。工作量大、重復(fù)勞動多、勞動強(qiáng)度大的工作實(shí)現(xiàn)，不僅會使管理工作效率低，而且準(zhǔn)確性、可靠性低，查閱困難，準(zhǔn)確性差，很難適應(yīng)高水平管理的需求。要求管理者必須改變陳舊的工作方式，提高管理效率，提升服務(wù)質(zhì)量，更好的服務(wù)于學(xué)校。

2.4 財務(wù)內(nèi)部控制制度無法實(shí)現(xiàn)

內(nèi)部控制制度制定需要貫徹落實(shí)，但由于各項(xiàng)工作的獨(dú)立、分散，兼管起來需要耗費(fèi)大量的人力。如維修庫房物料的領(lǐng)用與報修、維修、派工之間無法實(shí)現(xiàn)有效的監(jiān)督管理措施。即報修處置與工單是否派送、發(fā)料與工單銜接、工單與驗(yàn)收、結(jié)算等等，這些彼此都需是要監(jiān)管的內(nèi)容，用人工進(jìn)行管控那是達(dá)不到目的的；另外，車輛單車成本核算，即一人一卡一車，對日常發(fā)生的人員費(fèi)用、公里、油耗、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)等進(jìn)行監(jiān)管，很難管控好費(fèi)用的去向，單車成本的準(zhǔn)確性，核算出車輛每公里的運(yùn)行成本。

2.5 企業(yè)規(guī)模受制約，效率低

流程不能攜同，財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)受阻，重復(fù)勞動加大了工作量。如：人員成本費(fèi)用，一個部門人力成本約占整個部門成本費(fèi)用的40%，做好人力成本控制也至關(guān)重要。因此，在日常管理中單位人事與財務(wù)要管理好四五百人，崗位設(shè)置、試用、聘用、工資的報送、發(fā)放、解聘都需要統(tǒng)一管理、統(tǒng)一審核、監(jiān)督。從錄用新員工需提交申請報人事備案；工資發(fā)放，需人事，財務(wù)審核；工資考核項(xiàng)目多，電子表易錯；校區(qū)多，審批時間長；為便于日后統(tǒng)計，財務(wù)需要重新對工資發(fā)放及項(xiàng)目重新規(guī)范錄入增加了工作量，易錯、核對工作量大，整個工資從填報到發(fā)放、財務(wù)做賬時間長達(dá)半個月，70%的工作都集中在財務(wù)人員專職完成。由于沒有集成數(shù)據(jù)，員工也不方便查詢工資發(fā)放情況。

2.6 財務(wù)審批受制服務(wù)范圍

校園規(guī)模擴(kuò)大，多校區(qū)辦學(xué)招生規(guī)模的擴(kuò)大給單位各項(xiàng)服務(wù)體系增加了更多的壓力，多校區(qū)辦公給管理者開展各項(xiàng)工作帶來了難度，不能及時處理日常業(yè)務(wù)。原有紙質(zhì)報送審批制度，已經(jīng)滿足不了管理需求。

3 ERP環(huán)境下財務(wù)管理對策

ERP通過信息系統(tǒng)，以財務(wù)為核心對業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)進(jìn)行充分再造、整理、有效傳遞，使企業(yè)的資源在購、存、產(chǎn)、銷、人、財、物等各個方面能夠得到合理地配置與利用。實(shí)現(xiàn)單位信息資源共享，支撐企業(yè)精細(xì)化管理和規(guī)范化運(yùn)行的管理信息系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)單位經(jīng)營效率的提高。

3.1 ERP信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一，讓內(nèi)控制度信息化管理

將中心的人、財、物，經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程與核算固化到信息系統(tǒng)中，從而管控各個流程風(fēng)險，通過相互制約，有效監(jiān)督、提高核算的質(zhì)量。

實(shí)現(xiàn)了單車成本核算的準(zhǔn)確性，每天每月駕駛員都可以查詢到自己車輛目前所產(chǎn)生的費(fèi)用；部門從采購計劃提交、采購?fù)瓿?、?yàn)收入庫、審核報賬。物資出庫領(lǐng)用核算到各個班組、人員，流程都非常清晰，各崗位人員各行其責(zé)。方便各部門對所購物資明細(xì)查詢、管理。例如該校需要統(tǒng)計2015年1-5月白菜采購價格，以前無法做到，現(xiàn)在通過系統(tǒng)查詢進(jìn)行統(tǒng)計分析，就可以對物價漲幅、部門運(yùn)行成本進(jìn)行準(zhǔn)確分析；部門也可根據(jù)市場漲幅情況調(diào)整菜品，做到物美價廉滿足廣大師生需求，也為下一步各高校農(nóng)校對接數(shù)字信息采購平臺奠定了基礎(chǔ)，方便了部門管理，也給財務(wù)監(jiān)管理提供了依據(jù)。圖1為2017年3月-6月30日餐飲白菜采購價格情況，橫標(biāo)數(shù)字表示月份、豎標(biāo)表示單位，通過匯總分析本階段白菜均價為1.42元。圖2為維修組派工單報修人、驗(yàn)收人、材料、結(jié)算都一一對應(yīng)。

3.2 實(shí)現(xiàn)了后勤科學(xué)、規(guī)范管理的目標(biāo)，提高了工作效率。

改變了人工重復(fù)勞動多、可靠性低，獲取信息慢，查閱困難，準(zhǔn)確性差，適應(yīng)了高水平管理的需求；實(shí)現(xiàn)了部門之間資源共享，有效管理好單位的人、財、物；網(wǎng)上報修、學(xué)生住宿、繳費(fèi)信息化管理得到全校師生的一致好評，服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，不僅做好校內(nèi)服務(wù)保障，也得到社會效益。再如通過人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建立，單位人員都納入ERP管理，從員工錄用，人事審核，部門考核、導(dǎo)入社保、個稅、發(fā)放工資，財務(wù)人員的工作量由原來的70%降到10%，數(shù)據(jù)從造表，提交、審核一次生成在系統(tǒng)中。這樣可以做到：使部門人員在可控制范圍；降低了財務(wù)人力成本；規(guī)范了部門工資管理；方便所有員工自行查詢工資；提高了部門工作效率；工資報表的數(shù)據(jù)生成給人力成本管理提供了依據(jù)；人事、財務(wù)信息的統(tǒng)一為人事檔案管理奠定了基礎(chǔ)；也為單位人事管理、考核，工資增長提供了決策依據(jù)。

圖3為后勤中心工資統(tǒng)一為基本工資、工齡工資、績效工資，前二項(xiàng)內(nèi)容中心核定，績效工資根據(jù)部門考核內(nèi)容自行制定標(biāo)準(zhǔn)，但總額不超核定，既體現(xiàn)統(tǒng)一性，又表現(xiàn)各部門的特殊性。

3.3 增強(qiáng)了財務(wù)控制手段的多樣性、靈活性、高效性

從采購計劃、驗(yàn)收、入庫、庫房管理、領(lǐng)用、固定資產(chǎn)管理、低值易耗品管理、審批、報帳審核、工資報送等流程，實(shí)現(xiàn)單位業(yè)務(wù)、會計、信息流程各內(nèi)控流程數(shù)據(jù)集成。通過經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)在聯(lián)系實(shí)現(xiàn)了相互控制的目的，形成了系統(tǒng)的全面控制體系。單位數(shù)據(jù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化、管理方法的科學(xué)化、管理數(shù)據(jù)的精確化、管理效果的最優(yōu)化，讓單位管理成為典范。

數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與單位內(nèi)部控制制度相結(jié)合把單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程融入到信息化建設(shè)中，保證了各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)的開展，為管理層提供了更為準(zhǔn)確、完整及時的信息，科學(xué)管理模式。改變了傳統(tǒng)以編制財務(wù)報表為目標(biāo)，只記錄符合會計事項(xiàng)定義的單位業(yè)務(wù)事項(xiàng)，忽略了現(xiàn)代單位對信息要求更全面廣泛、多元化，而不是僅重視對已發(fā)生經(jīng)濟(jì)交易或事項(xiàng)的信息反映。

3.4 提高了整個后勤職工的管理水平

對于財務(wù)管理工作來說ERP將財務(wù)人員領(lǐng)入一個全新空間，改變了財務(wù)人員對會計信息的搜集和處理方式，實(shí)現(xiàn)了核算會計到管理會計的轉(zhuǎn)變；財務(wù)人員要不斷學(xué)習(xí)、將新時代管理理念、科學(xué)合理的管理技術(shù)與IT技術(shù)緊密聯(lián)系起來，從而達(dá)到財務(wù)專業(yè)知識與單位最新經(jīng)營管理理念高度融合，利用它來解決實(shí)際中的業(yè)務(wù)問題提高了財務(wù)人員的整體素質(zhì)；要求財務(wù)人員既要具備專業(yè)財務(wù)知識，又要熟練掌握計算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對財務(wù)軟件的利用，促進(jìn)財務(wù)人員協(xié)助整個單位經(jīng)營管理。

部門業(yè)務(wù)人員從原來寫字都很困難的采購員，現(xiàn)在能熟練運(yùn)用系統(tǒng)報銷自購物資，提交使用人驗(yàn)收。后勤職工全程參與，凡有涉及業(yè)務(wù)發(fā)生的人員都需要進(jìn)系統(tǒng)進(jìn)行操作，經(jīng)過反復(fù)的培訓(xùn)大家現(xiàn)在都能很熟練運(yùn)用系統(tǒng)了，從原來的報怨到現(xiàn)在沒有系統(tǒng)就無法辦公。

該高校后勤通過ERP系統(tǒng)建設(shè)，提高、規(guī)范部門內(nèi)部管理水平，達(dá)到讓經(jīng)營中的諸多事務(wù)置于動態(tài)監(jiān)管，變成可分析、可追溯的狀態(tài)；實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理協(xié)同，把單位內(nèi)控管理目標(biāo)及流程，更全面系統(tǒng)地融入到數(shù)據(jù)信息管理平臺中，通過各業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自控預(yù)警，給單位帶來真正的價值及效益，真正做到信息、業(yè)務(wù)、政務(wù)公開，起到信息共享、業(yè)務(wù)監(jiān)督、審批專一的作用，建立后勤各項(xiàng)事務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、數(shù)字化、精細(xì)化的管理模式，該校后勤ERP信息管理平臺建設(shè)獲2016年中國教育后勤信息化建設(shè)先進(jìn)單位； ERP系統(tǒng)提高了服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量，提高資產(chǎn)營運(yùn)效率， 最終滿足當(dāng)前高等教育對后勤保障提出的高水平要求，為學(xué)校建設(shè)發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)的后勤保障。圖4為后勤ERP系統(tǒng)首頁界面。

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