對某國有貿易企業經營活動內部管控的思考

摘 要：作為國有施工企業下屬全資貿易型子公司，在經營管理工作中，存在遵守規范和程序、合同評審、書面材料往來、計價核算和資金撥付等一系列管理風險，依據國家法律法規和公司有關規章制度，為切實推動依法從嚴治企，進一步提高全員經營管理水平和風險管控能力，很有必要從十個方面來進行內部管控，特作這方面的分析和思考。

關鍵詞：風險成因；合同審核；事中控制；流程管理

內部管控，通俗點講，就是企業自己制定一系列規章制度，并嚴格遵照執行，以防患于未然。從最基本的按照不相容職位分離原則，設立不同的審批權限，到建立內審、內核制度，其目的就是降低企業內部由于素質問題、道德問題、流程失效所產生的系列風險。

一、風險成因

隨著市場內、外部的迅速革新和多元化變化，為企業提供了前所未有的機會，也給企業帶來了前所未有的風險。在企業經營管理中，內部控制與風險管理密不可分，風險管理是內部控制的核心，也是內部控制的目標，內部控制是管理風險的一種手段。因此在理解內部控制之前，首先要弄清楚企業有哪些風險，哪些是可以通過內部控制防范的，哪些是通過其他手段防范的。這次調研的貿易型企業，屬西部省區交通施工企業下轄全資子公司，主要經營高速公路建設中所需的鋼材、水泥、瀝青、粉煤灰、外加劑、零星材料、小五金等物資集采集供工作，注冊資金1億元，年經營額12億元，因屬國有企業，經營管理原則及流程十分重要，因各種因素，存在這樣或那樣的管理漏洞或風險，具體成因有：一是合同簽訂前，其規范流程的管控是業務經營的首要條件，稍有不慎，將存在合同執行不利影響和成本增加的隱患；二是企業部門間的信息共享與溝通是推進經營工作的重中之重，若在業務、合約及財務之間存在信息偏差，會給核算結果存在不真實情況，甚至造成企業不必要的損失；三是業務、核算及財務經辦人員的個人素質和責任心參差不齊，在資料填報，行為自控上稍有輕心，將會出現經營管理上的負面影響；四是業務階段性清算和供應商評審，也是至關重要，若相關工作做得不及時，將給下一步工作形成阻礙。

二、內部流程控制

眾所周知，風險分類的方式有很多，跟內部控制聯系在一起，可以把風險分為兩大類：可控風險與不可控風險。不可控風險主要包括政策變更、自然災害、宏觀經濟變化等。而可控風險主要包括企業運營層面的風險。內部控制一般來講控制的是可控的風險，即運營層面的風險。通過原因的分析，經多次調研，深入了解和溝通，收集到整個經營流程管理上的多方意見和建議，在企業經營工作中，貿易企業應從如下十個方面進行流程管控（即“十不準”）：（一）無執行規范程序，不準進入合同流轉；（二）無合同書面評審，不準簽訂任何合同；（三）無購銷協議合同，不準進行業務往來；（四）無發貨書面指令，不準進入業務核算；（五）無庫管書面簽認，不準隨意貨物進出；（六）無物資采供計劃，不準形成資金計劃；（七）無資金計劃審批，不準撥付任何資金；（八）無單價調整確認，不準無理價格變動；（九）無機料會計審核，不準進入財務結算；（十）無雙方書面認同，不準執行業務清算。

三、管控措施

經營管理者只有采取各種措施和方法，才能消滅或減少風險事件發生的各種可能性，或者減少風險事件發生時造成的損失。為使經營管理內部風險流程管控能得到落實，細化到位，應從如下二十個步驟具體實施。

（一）無執行規范程序，不準進入合同流轉。

1.無合同簽訂附件資料（如：招投標結果資料、集團批復指導文件或者報批回復文件、商業談判會議紀要、供貨單位資質資料）不準進入合同流轉。

2.針對商業談判會議：（1）時間要求：必須在業務發生之前進行；（2）談判范圍：針對非招標、單筆采購金額為50萬以下的物資、20萬以下的設備、或者特殊單一來源的物資；（3）談判會議前期準備工作：談判目的、談判內容、談判提及原因、談判對象資質審查（是否進入集團合格供應商名冊，若在名冊之外，業務相關人員應先向集團職能管理部門進行備案后再進行談判）、談判前的談判邀請函及回函情況；（4）談判過程要求：有簽到表、有照片記錄、談判對象現場書面簽字蓋章的報價資料（非法人，須有公司法人授權關于談判的委托書）、談判小組成員共同簽字認可的報價或者業務人員要求談判對象填寫的相關資料；（5）談判小組成員在談判前至少半天收悉關于業務人員對于談判的前期準備工作電子版資料（或紙質版）；（6）商業談判會議在談判后續必須現場出具結果，相關業務人員在談判后的三個工作日內必須將談判會議前期準備資料及談判過程資料、會議紀要提交辦公室，進行流轉評審。

（二）無合同書面評審，不準簽訂任何合同。

1.OA評審誰發起誰催辦，所有的關于調價、業務溝通函件、合同必須在OA系統以合同評審程序進行，2日內流轉完成（不論是否為工作日）；發起評審業務人員有責任和義務催促流程節點相關人員。

2.誰發起OA評審，就由誰打印評審完畢的評審頁面及上傳的附件資料，交由合約科備案、編號、簽訂、蓋章、分發；合約科未收到書面合同評審表、合同、調價資料、函件等紙質版，不進行合同簽訂；評審時間要求：評審發起時間必須在業務發生之前進行。

（三）無購銷協議合同，不準進行業務往來。

1.無采購協議合同、無單筆采購單價確認函和單筆銷售確認函，不準從供貨單位采購物資或設備等。

2.無銷售協議合同或調價函、無單筆銷售確認函，不準銷售物資或租賃（銷售）設備給需求單位。

（四）無發貨書面指令，不準進入業務核算。

1.由經辦業務員填制《發貨通知單》后才能發貨。車皮發貨時，由業務員提出車皮計劃，業務科長簽字后方能填制《發貨通知單》并對外發出書面車皮需求計劃，并轉發《發貨通知單》給庫房管理人員。

2.庫房管理人員未接到經辦業務員填制的《發貨通知單》不得發貨。

（五）無庫管書面簽認，不準隨意貨物進出。

1.物資進庫時由庫房管理人員根據經辦業務員轉發的《發貨通知單》進行入庫驗收，并填制驗收單，在采購結算時交核算員備查。

2.物資出庫時由庫房管理人員根據經辦業務員轉發的《發貨通知單》填制發貨單，在銷售結算時交核算員備查。

（六）無物資采供計劃，不準形成資金計劃。

1.集團公司職能管理部門將各項目上報的計劃批復后，公司相關業務人員對計劃進行統計匯總，并填制《月度物資供應計劃審批表》及《物資采購方案》。

2.根據相關廠家余款及匯總計劃的差值填報《資金計劃申請表（預付）》，財務科向合約科提供各供應單位應付賬款，合約科及業務科根據應付賬款填報建議支付金額。

（七）無資金計劃審批，不準撥付任何資金。

1.財務部門支付任何材料款項，必須有單位行政領導簽字的資金審批計劃；沒有單位領導批準的資金計劃財務不得支付任何資金，如需支付材料款項，必須有合同科提供的資金計劃，且有業務科長簽字，財務科長、財務分管領導、單位主管領導審核簽字認可的資金計劃方可支付。

2.該規定主要是防止材料（運費）款項形成資金超付現象，造成本單位不必要的資金及財務損失。

（八）無單價調整確認，不準無理價格變動。

1.若采購的物資無合同價格、與合同價格體系不符、突破采購方案進行，必須完善書面的《采購確認單》、《銷售確認單》。

2.若無相應的單價確認依據，其購銷核算中，不準進行價格的調整、變動。

（九）無機料會計審核，不準進入財務結算。

1.無論是單位的任何材料采購、銷售都必須有機料會計的審核，方可進行財務核算。

2.無論材料采購和材料銷售，都必須有材料供貨單位以及材料銷售單位的簽字認可，并經業務科簽字，并送交機料會計審核，方可納入財務結算。

（十）無雙方書面認同，不準執行業務清算。

1.無論是單位外部、內部的材料結算，都必須有本單位及材料供應單位、材料銷售單位雙方簽字認可的結算清單，方可進行業務清算。

2.尤其是材料供應單位的材料（運費）結算，必須有合約科、業務科的同意清算才能進行（主要體現在資金計劃表中注明的可清算的單位），以避免材料供應單位尚有未支付清算的款項，同時，材料供應（運費）單位與本單位雙方簽字認可的資料，規避不必要的經濟糾紛。

總之，作為國有施工型貿易企業，涉及業務經營范圍廣，合同簽訂量大，資金往來頻繁，為保證企業經營管理中不出問題，使程序規范，依據充分，資料完備，邏輯性強，在經營活動中，很有必要推行“十不準”管控，并不斷完善和實施。

作者簡介：符強，貴州潤豐鐵路物資有限公司。