計算機軟件在辦公中的廣泛應用分析

周偉歡

【摘要】網絡發達的現代社會中，計算機技術融入到社會各個領域中，尤其是現代企業的辦公信息化發展進程中，必須要借助于計算機軟件才能夠實現。計算機軟件處于不斷更新的狀態中，而這種更新狀態決定其為辦公創造的效率提升可能性。本文中選擇以辦公為視角，分析計算機軟件在現代企業辦公中的應用范疇以及具體應用過程。經由本次分析與總結，旨在為計算機軟件進一步廣泛的融入到辦公活動中提供理論參考。

【關鍵詞】計算機軟件 辦公 應用

計算機軟件的應用成為這個時代的主要特征，計算機軟件的種類繁多，可根據實際需求進行設計，被廣泛的應用到各個領域中，而辦公活動是最為常見的應用范疇。各類計算機軟件被引入到辦公中，有效的提升了辦公效率，減輕人工作業，同時也有助于提升辦公質量，降低錯誤率。計算機軟件應用的合理性以及廣泛性，將直接決定了辦公信息化進程，而在現代節奏較快的經濟市場中，必須要借助于辦公信息化才能夠確保企業的核心競爭力。基于此背景，下文將著重對計算機軟件在辦公中的廣泛應用展開綜合分析。

一、計算機軟件在辦公應用的意義

辦公自動化環境中，工作人員利用計算機進行操作，有效的提升了工作效率，從而間接的提升了企業的生產效益。辦公自動化中最為主要的便是對計算機軟件的應用，而現代企業也逐漸的關注到對各類計算機軟件的應用，計算機軟件的合理應用，成為推動企業實現信息化變革的重要內容。就實際應用效果而言，計算機軟件的應用，能夠實現企業內部信息的傳遞與分享，促使企業各部門之間能夠實現無阻礙交流，進一步提升辦公效率。

二、計算機軟件特征

（一）獨立性

辦公自動化環境中，用戶在使用某個計算機程序或者是在數據庫中進行數據信息查詢過程中，兩者之間會呈現出一定的矛盾，但是可以肯定的是計算機應用與數據庫之間的水平不具有相互影響，具有著一定的獨立性特點。基于此，用戶在計算機程序或是計算機數據庫應用過程中，所采用的邏輯結果為在獨立狀態下之間形成，由此便能夠看出，計算機軟件在辦公活動中的應用具有著較為明顯的獨立性特征。

（二）完整性

辦公環境中對計算機軟件的應用，其重點方向是對數據的分析與處理，信息特征表現在可靠性與完整性以及一致性三個方面。例如，某個或多個辦公軟件，不同的用戶之間進行數據庫的共享，確保所有數據能夠維持一致性。電腦數據庫應用用戶輸入數據與數據表其數據類型趨于一致，為此，在一定程度上能夠定義其具有有效性。在辦公環境中應用計算機軟件，對用戶的約束主要表現為具體工作數據庫應用的數據具有一致性方面，基于此，可以認為辦公環境中計算機軟件的應用具有著較為明顯的完整性特征。

（三）安全性

辦公信息化雖然在一定程度上提升了工作效率，但是，就另一個方向來看，辦公自動化的信息安全也面臨著一定的威脅，其主要原因是辦公自動化需要借助于網絡實現信息資源的傳遞，而既然具備了網絡特征，也就是攜帶了網絡環境下信息安全風險。就這一點特征來看，為進一步確保辦公中動畫系統的信息傳輸安全，常規需要應用多種保護措施，例如，針對部分重要文件，需要與其他類型的數據進行區分，同時根據實際的保密程度進行加密處理，并對信息傳輸過程進行監控。就數據處理而言，可利用有效的方式進行隱藏，例如，將其傳輸到云端服務器中，設置安全性較高的密碼，要求頂級管理人員才有權利獲取到密碼。

三、計算機軟件在辦公中的具體應用

（一）文字處理應用

計算機軟件在現代企業辦公自動化進程中起到重要影響作用，在應用計算機過程中，需要安全多種辦公軟件，以便于實現自動化操作。例如，在企業信息交流過程中，或是進行匯報工作中，可應用文字處理軟件對報告內容進行編輯、整理、發送，或者是直接打印成為紙質文件進行發放。利用電子文檔進行文字信息編輯與發送的一個優勢為，在文字內容出現問題，或是后期需要做出調整時，可直接在計算機設備中進行修改，工作量相對較少。另外，在電子文檔中進行文字的編輯，還可以便捷的將圖片等信息插入到文檔中。

（二）數據電子表格

在辦公軟件之中，除常用的文檔之外還包括電子表格。對比與傳統手工繪制的表格，電子表格具有著創建方便、準確性高、數據核算方便等眾多優勢。例如，電子表格中具有著多種數據運算功能，可直接選擇數據并執行核算命令即可。與傳統表格中數據的處理進行對比，電子表格在數據處理工作中效率有明顯的提升，另外在核算質量方面也有明顯的提升，尤其是對于財務工作而言，電子表格是必備應有軟件之一。

（三）信息管理應用

在現代企業經營過程中，無論是企業內部人員的信息交流還是與用戶之間的交流，都會利用到電子郵件，能夠較快的實現文本內容、文件類信息的傳遞。電子郵件這種信息傳遞渠道的安全性非常高，系統可實現自動保存，包括所發送的信息內容、發送人員的地址、時間等。信息管理軟件能夠長久性的保存資料，在完成信息傳遞或共享的過程中進行保存工作。同時，常見的文字編輯與電子數據軟件辦公人員都能夠熟練的應用，但是，數據處理軟件相對較為專業，功能也較為全面，可創建數據庫應用程序，且都是單獨生成的。另外，利用出版物創建軟件能夠自動實現出版物的初級制作，且內容較為豐富，對比人工操作具有著較高的效率。

四、結論

全文對計算機軟件在現代企業辦公中的應用進行了綜合論述，經由文中分析可知，計算機軟件的應用是企業辦公自動化實現的必要基礎。計算機軟件在辦公中應用，有助于提升工作效率以及數據處理質量。就現階段來看，在辦公中應用的計算機軟件種類繁多，而本文中所提出的應用較為廣泛的計算機軟件包括文字編輯、數據處理、信息管理、出版物創建等軟件。