檔案信息化建設過程中的主要問題及對策

文/王彥,天津市濱海新區塘沽建設發展總公司

檔案信息化建設過程中的主要問題及對策

文/王彥,天津市濱海新區塘沽建設發展總公司

檔案工作是城市建設、發展和管理的一項基礎性信息工作。在21世紀的今天，當信息和網絡成為人們生活的重要組成部分時，應積極推進檔案信息化建設，以更好地適應時代之需。本文就此闡述了關于檔案信息化建設的幾點思考。

檔案；信息化建設；思考

導言

所謂檔案信息化，是指通過借助現代計算機信息技術和計算機輔助管理設施，依據檔案信息化的規范和標準，以檔案網絡為抓手，建立和完善檔案信息資源庫，對檔案資源進行信息化處置、管理并使之發揮應有作用的活動和過程。當然，我國檔案信息化建設起步較晚，總體水平較低，信息服務有待提高。這一現狀與實現“數字時代的”電子化管理的要求不太適應。

1 我國檔案信息化基本情況

改革開放以來我國在各地、各部門開展的檔案管理工作對檔案管理現代化的程度有顯著提高，進一步促進了檔案部門間的信息交流和資源共享，不僅使檔案服務變為開放服務同時也擴大了檔案服務的范圍，將檔案利用的范圍也從未國家擴展到為全社會服務。檔案信息數字化使檔案資源實現網絡檢索和遠程共享，為使用者提供各種數據，如養老保險金，婚姻情況、住房公積金等等還包括大量與民生緊密相關的檔案信息，檔案知識管理使這些信息破除了空間與時間的局限，切實給民眾帶來了便利。同時檔案信息化具有廣泛的內容，它包括了有序整理檔案資源、開發利用檔案信息資源、建設檔案信息數據庫和網絡、制定促進檔案信息資源開發利用的政策法規、建設檔案信息化人才隊伍等領域，而并不單單是網絡化、信息化。

2 信息化建設存在的問題

2.1 數據的差異性。

檔案館收錄的檔案內容一般由不同的單位、部門組成的，而各個單位和單位之間所使用的數據庫往往也是不一樣的。由于各個數據庫中數據的來源、屬性以及內部結構和處理方式都是各種各樣的，就會使得收入進檔案館的資料更為復雜化。

2.2 較大的分散性。

大多數情況是同一個主題的資料往往分散在不同的部門之中，如民營企業有稅收報表，國企也有稅收報表，在通過單位移交入館的過程中出現了重復的信息、沒有區別的數據，檔案館擁有大量的信息資源，面對如此之多的信息量，對于該如何將這些巨大的數據量進行篩選、合理管理，從而進行進一步的加工，再加以利用最終使得這些數據能夠和社會形成知識共享。

2.3 管理的延后性。

通過對國外檔案信息化的研究，檔案事業的信息化的重點在對于檔案的管理，而并不是所謂的信息化，檔案信息化的面臨的最重要的問題應該是對在具體檔案管理中使其業務更簡單、更優化、同時進行重組。以前的管理制度，已經不再適應當今檔案管理的工作，也不再適應與社會的發展。

3 檔案管理信息化建設應采取的措施

3.1 完善電子文件歸檔管理。

將各種不同類型為載體的檔案以數字化的形式進行處理、轉換，同時也要注重在平時的工作中對本單位的一些相關電子文件進行積累、鑒定、著錄以及歸檔，從而確保最終產生的電子文件能夠完整、真實、有效。并且要加大研究，進一步完善出電子檔案在接收、保管、利用等方面的技術方法，使得我們在今后的工作中能夠制訂出一套完善的電子檔案管理辦法。

3.2 提高檔案人員業務水平，向專業型邁進。

人為因素是保障檔案系統現代化管理工作有序的展開的重要因素。面對現今的檔案管理領域始終存在著大量精通檔案方面的專業知識同時又了解軟件開發的復合型人才的缺口，所以如何提高檔案團隊的工作水平，創造出適應不同工作崗位的內部管理機制已經成為如今檔案領域的重中之重，在這方面我們可以通過建立競爭機制，充分調動人員的積極性，同時建立激勵機制，提高人員的主觀能動性，并且合理設置人員崗位。

3.3 運用現代化管理模式，達成資源共享。

檔案工作主要是以部門的工作為重心并且關注熱點為中心，來組織和提供信息的。當今社會已經是網絡化、數字化的時代，要檔案系統實現信息共享、信息共建的目標，我們必須更加完善檔案的現代化管理工作，包括選擇需滿足通用化、規范化以及包容性的檔案管理軟件。因此，對于檔案信息化建設我們必須要用長遠的眼光，實施穩步的規劃的同時要逐步落實。要具體問題具體分析的采用信息技術，注意各個所在行業實際性的區別。同時在技術應用上要確保所使用的軟件包含通用性、靈活性和連續性的特點，從而防止檔案信息化系統造成信息的流失現象。

3.4 實現檔案信息管理規范化。

在檔案信息管理實踐中，首先必須不斷完善檔案信息化規范體系，建立管理、業務、技術三個層面的操作標準與規范，要盡快制定《檔案信息化管理與操作規范》《檔案信息化技術保障細則》等規章制度，為檔案數字化管理提供制度保障。其次，要適應時代和社會發展的需要，積極探索網絡環境下的保護知識產權與保障用戶公平使用的辦法。最后，要建立檔案信息化建設評估體系，以評促建、以評促改，通過對檔案信息化建設與管理的評估來推動檔案信息管理規范化的落實。

3.5 加大檔案信息化建設的資金支持。

各地檔案館和主管部門要在設備投入方面給予大力支持，積極改善檔案工作的硬件環境和軟件環境。在工作人員待遇、經費使用等方面，有關部門應該重視和解決工作中現實存在的問題，以便于為工作的開展奠定良好的條件。

4 對于加強檔案信息化建設的思考

目前我國國民經濟迅速發展，電子政務正在不斷發展，信息化的檔案工作也要緊跟步伐。在當今檔案信息化資源呈快速增長的態勢，過去陳舊的檔案管理辦法已經不再適應當今社會的需求，對于越來越多的檔案信息資源，為適應新型試的需求我們只有通過數字化的管理，走網絡化的信息建設道路，這樣才會促進社會經濟的繁榮發展。

5 結束語

檔案是由城市建筑物、道路橋梁、公用設施、城市規劃、城市勘測以及與之有關的人口、資源、環境等基礎資料所組成的集合，主要形式有文字、圖表、音像等，檔案是城市數據采集的重要源泉和基礎。為了充分發揮檔案在城市建設、發展和管理過程中的作用，筆者認為有必要加強對檔案的信息化建設。

[1]姚朋.智慧檔案信息化建設初探[J].檔案.2016(12)：12.

[2]潘秋豪.檔案信息化建設存在的問題及解決措施[J].檔案.2017(01)：98.

[3]梁秋成.淺談檔案信息化建設[J].檔案天地.2015(02)：76.