企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理的應用

文/溫貴虎,內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司培訓中心

企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理的應用

文/溫貴虎,內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司培訓中心

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源中發(fā)揮的作用越來越大;人事檔案管理是一項復雜且系統(tǒng)的工程，檔案管理的精細化、準確化、完善化必須將現(xiàn)代化的管理理論與方法相結(jié)合，使檔案管理工作實現(xiàn)科學管理、系統(tǒng)完善、方便快捷，以滿足企業(yè)的需求，從而提高管理人員的工作效率。本文針對企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理的應用重要性及應用進行了探討，希望企業(yè)人事檔案管理應樹立信息化發(fā)展目標，加強數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設，更新傳統(tǒng)觀念，做好宣傳教育，實現(xiàn)企業(yè)人力資源檔案管理可持續(xù)的全面發(fā)展。

企業(yè)人力資源，人事檔案，管理，應用

導言

伴隨現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮的作用是巨大的，人力資源管理同人事檔案管理有著密不可分、相輔相成的關(guān)系。人事檔案管理工作是人才信息的主要來源，也是開發(fā)人力資源的重要依據(jù)。通過加強企業(yè)人事檔案管理工作，可輔助企業(yè)聘用、選擇更適合自身發(fā)展的人才，并促進檔案信息的合理流動。調(diào)動企業(yè)全員參與到人事檔案管理工作中，方能達到事半功倍的效果。因此，要全面實現(xiàn)人事檔案“精細化”管理，就要積極貫徹并落實檔案管理制度，實現(xiàn)管理流程的規(guī)范化，重視檔案管理人才培養(yǎng)工作，全面推進檔案管理信息化建設，創(chuàng)造出更先進的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的科學管理，提高人事檔案管理的整體水平，使人事檔案成為推動企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的基石。

1 企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理應用的重要性

1.1 為企業(yè)人力資源管理提供依據(jù)及數(shù)據(jù)信息

企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理的應用為人力資源的開發(fā)提供可靠性、真實性的數(shù)據(jù)信息，是人才資源管理及利用的重要依據(jù)。企業(yè)人事檔案反映了員工的個人成長軌跡，涵蓋了員工的以往經(jīng)歷、現(xiàn)在狀況以及未來的發(fā)展信息。企業(yè)人力資源管理部門借助檔案資料可以直接的了解到某一人才專項特長、工齡長短等內(nèi)容，這樣企業(yè)在用人與委任職務之前就能夠更深入地了解工作人員的工作經(jīng)歷，全面考核工作人員的品德素質(zhì)以及業(yè)務能力，實現(xiàn)人力資源的充分利用，從而可以合理的安排工作崗位與職務，使員工的潛能得到有效的開發(fā)與應用。另外，人事檔案的法律效用極強，而且具備原始憑證的作用，所以，為職稱評比與社會保險辦理，甚至是就業(yè)等方面提供了有價值的理論性依據(jù)。

1.2 有助于人力資源管理科學化與規(guī)范化

企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理的應用有助于人力資源需求的合理性與科學性，能夠起到優(yōu)化人力資源配置結(jié)構(gòu)，科學規(guī)范人力資源管理發(fā)展進程的目的。在人力資源管理規(guī)劃編制的進程中，人事檔案資料可以讓企業(yè)高層管理者與決策者對人力資源的走勢有一個明確的認識，這就為發(fā)展戰(zhàn)略目標科學性的制定奠定了基礎，同時也大大降低了企業(yè)優(yōu)秀職工“跳槽”現(xiàn)象出現(xiàn)的幾率。也就是說人事檔案能夠促進人力資源管理科學化與規(guī)范化發(fā)展的進程，這是其重要性體現(xiàn)的形式之一。另外，通過人事檔案信息，企業(yè)可在最快的時間里完成用人考核以及人才分配，確保企業(yè)贏得最大的經(jīng)濟效益。信息時代，企業(yè)通過計算機系統(tǒng)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，可提升人事信息流動效率，進而促進企業(yè)在大量的人力資源信息中快速找尋到適合自身需要的優(yōu)質(zhì)人才。

2 企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理應用的對策

2.1 提高人事檔案管理人員素質(zhì)

在人事檔案管理工作中配備專業(yè)素質(zhì)較高的人事檔案管理人員，加快建設人事檔案管理團隊對于企業(yè)人力資源管理建設具有重要意義。人事檔案工作是一項保密性很強的工作，工作人員必須堅持原則，樹立牢固的保密觀念，通過學習、業(yè)務培訓，不斷豐富專業(yè)知識，提高業(yè)務技能，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以滿足新時期人事檔案工作的需要。同時，要加強檔案的科學管理，健全和完善人事檔案管理制度，增強人事檔案管理人員自身建設，加強學習培訓，提高人事檔案管理水平，有效地收集、整理、保護和利用檔案。除此之外，要想實現(xiàn)干部檔案管理外在形式的統(tǒng)一，提高檔案內(nèi)容真實性與實用性，就必須要構(gòu)建管理團隊，并且對人事檔案業(yè)務知悉且具有較強的責任心。

2.2 加強人事檔案管理信息化建設

更新工作模式，實現(xiàn)信息化管理是企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理應用的有效對策。信息化人事檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)人事檔案管理模式的主流，逐漸取代了傳統(tǒng)的人力管理模式。同時，通過在人事檔案管理工作中運用信息化管理技術(shù)，可以極大地減輕工作人員在企業(yè)人事檔案管理工作中的任務量，為保證企業(yè)人事檔案能夠得到良好的保存和管理提供了有力武器。因此，為了適應社會的需求，企業(yè)必須以創(chuàng)新的精神改進人事檔案管理手段，在人事檔案管理工作中落實和踐行科學發(fā)展觀;不斷加強自身的信息管理技術(shù)，提高人事檔案管理的科技含量，充分應用專業(yè)的信息化技術(shù)管理人才進行人事檔案管理。另外，企業(yè)應積極同現(xiàn)代科技發(fā)展同步，配備數(shù)字化檔案管理設備，如檔案掃描系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡共享系統(tǒng)等，為人事檔案信息化管理打造現(xiàn)代化工作環(huán)境，保證人事檔案管理工作的可靠性、準確性、完整性。

3 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案工作是檔案工作的重要組成部分，人事檔案是人力資源管理與開發(fā)利用的重要依據(jù)，是反映一個人成長歷史的憑證和資料。人事檔案管理滲透于人力資源管理體系中，在提供真實性信息數(shù)據(jù)、優(yōu)化企業(yè)員工配置結(jié)構(gòu)、協(xié)助企業(yè)預測人力資源實際需求的同時，并在編制科學性激勵體制等眾多方面體現(xiàn)出優(yōu)越性。因此，人事檔案管理工作應與時俱進，逐步實現(xiàn)人事檔案“精細化”管理，提高人事檔案利用率，發(fā)揮人事檔案在推動企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展中的作用。

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