如何構建綜合檔案室加強檔案工作

文/張瑛,宜興市住房保障和房產管理局

如何構建綜合檔案室加強檔案工作

文/張瑛,宜興市住房保障和房產管理局

綜合檔案室是單位統一保存和管理本單位各種載體、各種門類的檔案信息的綜合體，是信息的集合庫。檔案是各行各業人們在生產和工作中必須運用的重要信息資源。構建綜合檔案室能夠將本單位各類型，包括會計、科技、會議、文書等各個專業的信息集中起來統一保存和管理，便于查閱和參考。隨著社會信息化和現代化的不斷發展，加強檔案管理工作已經迫在眉睫。因此各類企事業單位的檔案管理部門需高度重視綜合檔案室的建立并根據現代化的要求予以改進，全面適應新時代的檔案管理工作。

綜合檔案室；信息化；實用化

前言

檔案對于各個單位都是十分重要的信息資源，在我國，檔案的形成時間較早，是非常重要的文獻資料。然而，隨著社會信息化和現代化的不斷發展，檔案管理的傳統方式已經不能滿足當前數量龐大、類型多樣的檔案信息的管理。許多單位檔案管理工作不到位，相當數量會計，會議，科技，人事以及其他類別的檔案，甚至是與重要工作密切相關的公文和資料分散在不同的科室和人員手中，無法得到統一和有效的管理。在日常檔案的查閱過程中，切斷了檔案的有機聯系，增加了檔案查找的工作環節，浪費了大量的人力物力資源。此外，檔案的統籌整理、鑒定、編目、檢索、保管、查閱等各項業務環節均被割裂，極大地影響了現代化檔案管理進程。因此建立綜合檔案室，高效完成各單位的檔案管理工作是檔案事業發展的必然趨勢。如何構建綜合檔案室則是當前檔案管理工作的重要內容。

1 重視單位綜合檔案室信息化建設

1.1 綜合檔案室的建立要加強檔案管理人員的培訓。

落后的檔案管理理念和模式是造成檔案管理工作滯后的原因之一。因此對于各級檔案管理人員要定期進行專業培訓，加強對檔案管理人員信息化指導，重點關注電子公文與電子檔案設備之間的統籌銜接。在傳統紙質檔案數字化的過程中，應該加強相關基礎設施的建設以及各類型數據庫的建設。此外，要提高工作人員對檔案管理重要性的認識，同時提高對檔案資料的保護意識。檔案管理人員保護意識的提高能夠在一定程度上提高其檔案管理能力，并將先進的檔案管理理念在腦海中形成反響，進一步提升檔案管理人員的管理專業程度以及實戰能力。

1.2 綜合檔案室的建立要思路明晰，統籌規劃。

綜合檔案室的信息化工作應當與本單位的電子政務建設同步發展。首先要明確單位電子政務建設的基本要求及整體框架。其次，要將檔案室的信息化工作的要求貫穿于整個過程當中，在檔案管理的每一個環節都應將檔案建設信息化的系統功能、格式要求等因素統籌考慮，制定完善的工作計劃。對各類電子文件按照要求進行歸檔，并進行前端控制，保證電子公文與電子檔案之間的有效銜接。

1.3 綜合檔案室的建立應當樹立資源優先的理念，進行統一管理。

綜合檔案室要求各類檔案盡可能完善豐富，因此首先要制定電子公文及數據檔案的標準，把所在單位所有的電子業務數據都納入到歸檔的范圍內，定時收集單位各個專業領域的電子檔案信息，并進行統一保存和集中管理。此外，要注意與紙質實體檔案的同步歸檔。

1.4 綜合檔案室的建立應當確保檔案信息的安全、完整。

檔案信息的安全性和完整性是各單位檔案管理工作最基本的要求。隨著信息技術的不斷發展，網路安全問題已經在各行各業中引起人們的重視，同樣，在檔案管理方面安全也是非常重要的一環。構建綜合檔案室就要求建立完善的檔案信息管理制度，重點保證電子檔案系統的安全性。在人員配置上，應當配備系統管理員、安全管理員以及安全審計員，各個崗位工作人員各司其職，在充分考慮檔案管理系統安全要求和功能配置的前提下，構建整個信息管理網絡。

2 重視單位綜合檔案室實用化建設

2.1 綜合檔案室實用化建設的重要意義

檔案信息的核心價值是服務于單位，那么檔案管理制度是否適應本單位的運行體制，是檔案管理機制是否適當的關鍵考核因素。檔案管理人員一定要在充分了解本單位檔案管理要求的基礎上，深入學習和研究本單位檔案管理的中長期發展規劃。此外，檔案信息建立的實用性、廣泛性還能夠使更多的人從中受益，并將使檔案工作走出檔案室，走向單位的每一個角落，關系到單位的每一個員工，使檔案事業成為單位內部全體員工的共同事業。實現檔案信息共同維護，共同受益的新局面。

2.2 重視檔案陳列室在綜合檔案室中的重要意義

檔案陳列室是綜合檔案室的重要組成，檔案陳列室的缺乏局限了檔案信息在單位發展過程中的重要作用和意義。建立檔案陳列室能夠豐富綜合檔案管理的內涵，豐富了檔案的資源利用和來源選擇，擴大了綜合檔案管理的范圍。在建立檔案陳列室的過程中首先要做好前期準備，選擇面積適當、通風條件良好、有效防潮防濕防霉并且便于參觀瀏覽的陳列室。第二，要做好陳列室的欄目設計以及內容規劃。

2.3 發揮聲像檔案室在綜合檔案室中的重要作用

隨著科學技術的飛速發展，聲像已經成為檔案信息的一種特殊載體。因此，聲像檔案室的構建是綜合檔案室構建的重要組成部分。聲像檔案以感官材料為依托，以數字化載體為標準，形成更加直觀、更加真實生動、紀實性更高、可利用性更強的的檔案信息資料，是十分具有歷史意義的檔案形式。而在構建聲像檔案室的過程中要充分考慮環境溫度，濕度，光照程度等的影響，盡可能避免聲像檔案的損傷。此外，要定時進行聲像檔案的抽取檢查工作，對于有瑕疵以及不完善的檔案文件，要及時進行修補完善。對于有重要意義的聲像檔案文件要重點關注，重點保護，真正做到時時了解聲像檔案文件資源的保存現狀。

3 結語

建立綜合檔案室進行各類檔案信息的綜合管理是一項刻不容緩的工作，是各類單位實現現代化發展的重要標志，同時也是社會發展的剛性需要。建立綜合檔案室就是要把一個單位的全部檔案信息全部集中在一起，按照標準化的要求進行統一保存和管理，豐富藏量的同時改善檔案資料的單一結構，能夠更好地開發利用本單位檔案的潛在價值，為單位的發展奠定良好的基礎。

[1]張鳳麗,邢偉,胡鉑,王立棟.提高高校檔案利用的新途徑[J].中國環境管理干部學院學報,2009(3).

張瑛，局辦公室主任，館員，研究方向：檔案管理，文章方向：人事文書檔案，保障性住房建設檔案，房產檔案。