淺論加強檔案編研管理的若干思考

文/魏景山 閆冰 劉建峰,東營市河口區檔案局

淺論加強檔案編研管理的若干思考

文/魏景山 閆冰 劉建峰,東營市河口區檔案局

對于單位而言，檔案是單位經營發展過程中留下的真實資料，對研究單位發展歷史、提煉總結經驗教訓、服務生產運行等具有重要意義。就檔案管理而言是多層面的，涵蓋檔案收集、整理、匯總、編研等全過程，其中檔案編研作為檔案信息資源開發利用的一種主要形式，正在產生巨大的經濟效益和社會效益，特別是隨著信息技術、云計算、大數據等新興技術的發展興起，對單位檔案信息資源開發利用提供了更大便利，也提出了更高的要求。本文結合單位檔案工作編研的實踐經歷，就如何做好單位檔案編研工作談幾點粗淺見解。

單位；檔案編研；生存環境；發展新常態；創新服務

單位檔案編研工作是根據館藏資源進行研究和選編成為系統性、專業性的參考資料，為單位的科研、生產、經營、管理提供服務。本文從論述檔案編研工作在單位發展中的重要地位和作用出發，在指明當前檔案編研不足的基礎上，結合本單位的具體實際情況，提出檔案編研工作應從創新服務方式、加強人才隊伍建設和檔案資源建設等方面進行完善，從而推進檔案編研工作更好地服務于單位發展。

在當前經濟社會進入發展新常態的大背景下，單位的生存發展環境發生了深刻變化，靠規模擴張和投資拉動已經沒有競爭力，必須要更加注重存量資源，通過深刻研究單位發展路程，逐步找出一條發展的新路子。所以，這就對單位編研工作提出了更高要求。

1 轉變意識觀念，改變服務方式

在傳統意義上，檔案工作屬于比較“冷門”的工作，因為它不同于純粹的生產經營活動，可以直接產生利潤，這也導致檔案編研工作在單位中重視程度普遍較低。但是隨著社會發展及技術革命的變革，給單位檔案編研工作提出了更高要求。根據《單位檔案信息資源開發與數字化建設方案》，我們開始對紙質檔案有計劃的進行數字化提取，一方面方便了資料保存，另一方面也是為了遠程查閱開始做準備，提高了檔案的使用效率。但是這只是一個開端，后續依然有大量的工作可以做。如，可以開發檔案編研軟件，對一些數據性資料進行分析對比，為管理者帶來便捷、高效的檔案應用體驗和檔案在線服務。同時，單位還應該積極開啟檔案編研的數據庫開發工作，打造檔案開發利用平臺，實現對原始檔案資源的二次、甚至三次開發，不斷挖背后的生產力。總之，探索方便、快捷、深加工的檔案編研方式，將是未來檔案編研工作的一個發展趨勢。

2 堅持創意選題，注重服務單位

檔案編研工作不能異想天開，而應該緊緊圍繞單位中心工作，只有在編研選提上狠下功夫，不斷提升編研成果對單位經營的指導作用，才能發揮其應有的作用。拿前面提到的《大有五載明德行遠》改制五周年畫冊為例，我們起草編研策劃時經過了反復修改，甚至釋義上開始溯本求源，在基本定位上就是想把畫冊做成一部有內涵、有文化、有追求、有深度的編研資料。在完成基本的策劃后，我們開始著手相關資料的收集、整理、加工工作，一方面我們對已經保存整理的大事記、圖片精選等資料進行了重新的編輯，確保其在內容、表現形式等方面與畫冊定位相吻合；一方面我們也對前期相關資料進行了地毯式的再搜集、在整理，特別是對子公司保管的圖片等資料進行了補充，并對領導講話等資料進行了分類、提煉，在最大程度還原、展現發展歷程的同時，還實現了對單位發展經驗的升華，取得了不錯的效果。最終，《大有五載明德行遠》畫冊憑借優美生動的文字、豐富精美的圖片、別出心裁的設計裝幀、客觀詳實的數據統計贏得了廣泛的認同。

3 加強隊伍建設，提升編研水平

只有培養出優秀的檔案編研隊伍，才可能呈現出高質量的編研成果。為此，我認為可以從以下幾個方面進行實施。一是細化完善檔案編研人員的選拔使用。二是有計劃性的加大檔案編研人員的培養。三是建立完善檔案編研人員考核機制。通過探索建立固定考核項目（如，年度述職、年度主要成果展示等）及創造性自選項目（圍繞單位經營實際的一些檔案編研成果）考核機制，促使檔案編研工作常態化、專業化發展。

4 強化信息反饋，挖潛價值內涵

每一次編研過程都是一次學習再提高的經歷，所以要及時總結編研過程中的經驗得失，編研結束后要重視各類反饋信息的搜集和處理，適時掌握單位管理者、編研利用者、單位員工及社會人員等對編研成果的具體評價，積極關注編研成果傳播后產生的實際效益，確保今后的編研工作更符合相關人員的需求，促使編研成果更具實用性、更有價值。比如，在各類畫冊的編研過程中，我們意識到許多照片資料在拍攝技巧、鏡頭角度等方面有待提升，為此，我們組織相關人員到勝利報社等學習新聞跟拍技巧等，為今后檔案編研工作的更好開展做好了準備。另外，在畫冊傳播的過程中，我們深入公司各個層面進行了廣泛的調研，并對其使用情況進行了跟蹤，這些工作讓我們更好的摸清了員工的需求，感受到了檔案工作的另一面，對檔案工作有了全新認識和理解。

5 擴大收集范圍，豐富內容形式

一是要合理規劃檔案的收集范圍，確定詳細的搜集要求及時間節點，確保各類檔案資料的詳實、完備。例如，對于稍縱即逝的、容易失散的重要會議、重大活動等資料，要爭取在第一時間搜集完畢；對于可以進行后期補充的資料，可以靈活安排相關時間。二是要提升收集信息的主動性。檔案信息總是層出不窮，要提升主動性及敏感性。就像我們的公司辦公室人員，在跟隨集團領導外出視察等過程中，都會有目的的用手機及時拍攝記錄當前的情景，既方便在內部刊物《單位信息》上進行刊載，又進一步豐富了檔案資料的內容。三是要善于發動全員力量。檔案收集并不是單純是檔案管理人員的責任，其實每位員工都是單位檔案信息的記錄者和收集者。我們的《單位信息》、單位網站等平臺載體，為收集檔案資料開辟了另外一個窗口，員工記錄技能比賽的場景、業余活動的寫照等等，這些為我們收集檔案資料提供了便利條件。

總之，檔案編研工作是一項體系化工程，累計于平時，應用在日常，對輔助、服務單位經營生產具有重要意義。只有積極開發利用檔案信息資源的新方法、新途徑，不斷增強工作的能動性和創造性，著力解決好各類問題和不足，才能促進檔案編研工作向前、向深推進，才能更好的為單位持續健康發展助力。

[1]李國榮，《檔案編研論稿》，廣西師范大學出版社

[2]宮曉東、賀真、張越，《科技檔案編研》，中國人民大學出版社