關于知識管理背景下的企業檔案管理

韓東旭

摘要：隨著市場經濟的飛速發展，知識和信息更加重要。在當前形勢下，企業檔案是企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄，標準化、科學化的企業檔案管理，更是一種基礎性信息資源，對于企業發展的意義更是不言而喻的，在企業管理等各方面發揮顯現著應有的重要作用。

關鍵詞：標準化；科學化；企業管理；檔案

一、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰

在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式，借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。

企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠：許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。

企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。

企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理檔案，不明確產權關系的導致工作效率低下，工作失誤增多。有的企業由于管理不嚴，導致檔案材料被盜。如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，難以適應現代企業發展的要求。

二、結合知識背景，創新企業檔案管理模式

所謂的知識管理，其實是利用現代的信息技術和科學技術對知識進行積累、組織、評價、創新和運用，然后在知識的背景下，運用知識，實現知識的價值，從而創新企業檔案管理模式，提升企業競爭力，促進企業的發展。

（一）企業可以以知識背景為基礎，以信息化和智能化為依托，顧客為核心，主動為顧客提供個性化和專業化的服務，成為知識背景下管理的主要特點。在這一過程中，企業應該對這一知識進行積累、組織和跟蹤，為客戶提供及時有效的服務。同時，在知識管理背景下的檔案管理模式中，也應該結合現代企業檔案的管理，擺脫和解決傳統檔案管理的不足，為知識管理實踐提供可能和幫助，在迎合信息化發展的同時，優化企業管理，促進企業的發展。

（二）在知識背景下檔案管理的工作可以不只是單純的對企業檔案進行收集、整理和保管，還可以創新企業檔案管理的工作，對企業檔案管理進行開發和利用。通過對檔案中所呈現的現代化信息，對其知識進行挖掘和改造，從中獲取對企業發展有用的信息，充分體現知識背景下企業檔案管理模式的優勢，促進企業的發展。

（三）在知識背景下企業檔案管理中，企業也應該及時準確的引用先進的相關軟件和制定相關制度，提高企業檔案管理工作的效率，在智能化和信息化軟件的幫助下避免人工上的錯誤。在制度的規范下帶動工人，提高工人的積極性，優化管理成果，促進企業的發展。

三、建構和發展知識管理背景下企業檔案管理模式

相對于傳統的企業檔案管理模式，知識背景下的企業檔案管理引進了知識管理的理念和方法，這就很大程度上要求檔案工作人員能轉變傳統的工作思維模式，打破傳統，實現和突破企業檔案管理的創新。

（一）要想轉變檔案工作人員傳統的工作思維模式，就必須讓他們重新對檔案管理產生新的認識，明確檔案管理的價值所在。同時，企業領導也要加強對企業檔案管理的重視，重新對檔案管理工作人員進行定位，強化信息化管理檔案的建設。建立全流程的制度體系，確保檔案管理各環節的順利銜接，真正實現知識管理的高效服務。

（二）在推進檔案管理信息化建設的同時，公司也要加強對人才的培訓，通過一些相關的考試或者是定期的開展培訓工作來選拔優秀型人才，提升工作人員的現代化操作能力和知識化管理能力，為企業提供高水平，高能力的檔案管理型人才。同時也可以設立專門的機構和部門，適當科學的調整人員結構，促進企業的壯大和發展。

（三）這一系列的管理措施都必須在大量的資金投入下才能順利的建設和開展。所以，對于相關部門和相關領導必須加強對企業檔案的管理，加大資金的投入開發，幫助企業順利開展和進行信息化建設工作，促進企業的發展。

四、知識背景下企業檔案管理模式的意義

知識背景下企業檔案管理模式可以保證文件檔案信息有效的進行整合、共享和利用，可以綜合其他文件檔案，利用高新科技產品和軟件將其自動化結合。如一些生產，采購等可以讓它們實現資源上的鏈接，從而保證企業之間資源的合理配用，實現企業最大化成就。此外，在知識背景下企業檔案管理可以利用管理人員的專業知識進行最好的管理，采取最強大的科技手段，幫助檔案管理人員減少錯誤的產生，從而促進企業的良好發展。

結束語：

企業檔案管理是現代企業管理工作的內容之一，隨著時代的發展，其重要程度也在不斷增加，因此必須將先進的管理理念和方法融入到企業檔案管理工作中，提高企業檔案的利用率，為企業創造價值。

參考文獻：

[1]曹瑞玲.檔案知識管理與實體管理之探析[J].工會論壇（山東省工會管理干部學院學報），2006（06）.

[2]郝建蘋.知識管理環境下企業檔案管理研究現狀分析[J].檔案管理，2003（02）.

[3]張麗.淺談企業檔案工作的發展路徑[J].四川檔案，2015（03）.