新時期中學檔案管理優化對策分析

摘要：新時期中學檔案管理工作需要通過制度化、信息化管理來提升管理成效，要注重領導的認可支持，人員的專業性培養，讓管理專業化運作，避免粗放管理下的檔案管理安全問題、低效率問題等，確保管理工作有序推進，為學校工作提供一定支持。

關鍵詞：新時期；中學；檔案管理；優化對策

中學檔案管理水平是評價學校綜合管理水平的一個指標，尤其是當下學校在新時期背景下需要應對多種變革，學校工作需要依賴檔案管理來對工作開展做記錄與借鑒，學校需要依據自身發展需求進行檔案管理工作的優化，從而應對新時期不同因素帶來的沖擊與挑戰。

一、當下中學檔案管理常見問題

（一）缺乏領導層的重視

當下中學檔案管理方面缺乏領導層的重視，一般將相關工作歸納到行政后勤部門，或者游各年級小組或者各部門自己肩負檔案管理的工作，缺乏檔案管理的專業性。無論是物力、人力、資金、技術等各方面，都缺乏足夠的投入，從而導致在管理上缺乏嚴謹性、規范性，甚至沒有明確的檔案管理校內制度，更多的屬于人管人的滯后傳統模式，沒有將檔案管理設置為專業有執行力的制度內容，也沒有專業人員監管。當檔案管理出現問題后，存在責任相互推諉，沒有明確的責任人，無法有效的起到責任監管的作用。學校各層人員對于檔案管理的重視性也隨著領導層的不重視而缺乏有效的配合度。在檔案收集整理上，有關人員缺乏工作配合意識與時間管理，操作不嚴謹，甚至有抵觸情緒。

（二）檔案管理人員綜合素質缺乏

檔案管理人員一般不屬于檔案管理專業畢業人員，管理執行一般是在到學校以后臨時學習，甚至沒有完善的學習，更多的成為一種隨意性處理的模式。甚至沒有通過專業的崗前培訓，是依照前任工作簡單的指導展開，或者私下查閱簡單的資料進行模仿操作。對于檔案管理缺乏系統化的學習，也缺乏學校在檔案管理方面的特殊情況，因此在檔案管理工作上容易出現多種不規范情況。甚至部分人員由于缺乏職業素養，對法律知識了解不透徹，對檔案信息內容工作對外泄露。部分檔案因為調閱的頻繁，在監管不力的情況下導致檔案材料的丟失與損壞，對后工作形成障礙。在檔案管理工作上需要一定的協調溝通能力，對于違規請求要有充分的應對能力。但是部分人員因為多種因素的影響，無法回絕他人的違規請求，導致檔案管理的差錯出現。在信息化發展的今天，檔案管理信息化、數字化建設也不斷推進，部分人員由于缺乏信息化管理的安全意識，導致學校檔案資料通過網絡渠道泄露出去，甚至引發不良的社會影響。部分數字化檔案資料庫的建立，由于違規操作，導致大量檔案信息的泄露。

（三）管理水平滯后

在檔案管理上，由于缺乏嚴格的管理制度，導致各方面工作隨意性大。資料收集不完整，歸檔不符合實際情況需求，資料調取隨意性大，甚至由于檔案管理上缺乏有效的備份，導致檔案使用便捷性下降，丟失找回的可能性低。部分單位還在使用傳統人工管理模式，缺乏科技技術的輔助，工作量大，工作效率低，信息可利用價值沒有得到最大的優化。信息技術不但發展，在一定程度上讓檔案管理更加的便捷化，但是在部分單位，并沒有充分利用信息化技術帶來的優勢，或者不懂得專業的利用信息化技術，從而導致管理水平停滯不前。

二、新時期中學檔案管理優化措施

（一）提升領導層對檔案管理工作的重視

要通過多種方式讓領導層意識到檔案管理關系著師生信息安全、利益，以及學校整體的利益，提升領導層對工作的重視度。要將管理不當引發的惡性事件做有效的提醒，讓領導層意識到新時期情況下檔案管理已經成為關系各方利益的重要問題。檔案一方面可以作為工作開展的憑證與參考，另一方面也關系著學校以及個人的信息安全，如果缺乏有效專業的管理，甚至會引發惡性事件，最終追責可能需要領導來承擔，提升領導層自身的責任意識。管理層重視，則可以更好的注重人力、物力、資金的投入，注重新時期信息化建設，提升管理效率與檔案價值。

（二）注重工作人員綜合素質的提升

要注重工作人員綜合素質的提升，做好崗前培訓與在崗培訓，要不斷的隨著時代的發展將新管理技術與信息傳導給工作人員，讓工作人員在檔案管理執行層面有充分的應對能力，避免綜合素質的落后。培訓工作可以多種形式展開，同時也讓工作人員多接受最新的信息，從中提升工作技能。要做好工作考核，落實崗位責任制，讓工作人員意識到工作失誤對個人產生的影響。要配合激勵制度來輔助工作考核，優秀者獎，差錯者罰，從而讓工作人員有充分的積極性與謹慎度。但是管理工作也不能過于嚴格或者高負荷，否則容易導致工作人員產生消極怠工的情緒，甚至影響工作的執行。過于嚴格則會導致工作人員無作為，事情=事情推卸，甚至提升工作推進的困難度。工作量要適宜，甚至要積極的輔助工作人員運用先進技術來將降低工作量，避免工作負荷大導致的負面情緒或者工作疏忽大意。

（三）完善管理制度

管理制度一方面需要依照檔案有關法律法規進行，一方面要充分考慮學校自身個體情況，從而將檔案管理制度化，將工作流程、工作范圍、工作考核標準、規范等做細致的制度內容設定，讓每個到崗人員都會清晰的意思到自身的工作內容，甚至將系統的人員培訓資料留取起來，為后續接崗人員提供指導，避免工作人員不適應工作情況所需。制度內容包括崗位責任與內容、工作流程、注意事項、人員招聘制度、培訓制度、工作標準、激勵制度、監督制度、工作考核制度等多方面內容，從而有效的指導部門工作開展，避免淪為“口頭管理”狀態。讓管理制度化，一切按照規范進行，避免朝令夕改等隨意性問題。

三、結束語

新時期中學檔案管理因為每個學校實際情況的不同而有所差異，因此在管理優化上也需要注重差異性，保證管理工作推進的有效性、適宜性，最大的為學校管理創造價值。

參考文獻：

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作者簡介：張騰，單位：吉林省四平市梨樹實驗中學，職務：科員，研究方向：檔案類。endprint