測繪事業單位合同業務管理的風險與控制措施

宋坤蓉

摘 要：隨著現代法律制度體系的不斷健全，在風險管理理念和內部控制建設的要求下，合同業務管理的重要性越來越高。本文通過分析測繪事業單位合同業務管理的風險，提出有效的控制措施，保障測繪地理信息事業安全高效運行。

關鍵詞：測繪事業單位 合同業務管理 風險 控制措施

測繪事業單位合同指所有的與測繪事業經濟發展相關的一切合同，即與一切企事業單位、自然人、組織等民事主體簽訂的合同。隨著《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號），《財政部關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號），《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》（財會[2017]1號）等一系列制度實施，明確了合同管理控制是內部控制規范重要內容之一。當今在測繪事業單位固定資購置、政府采購貨物與服務，政企間項目合作與投資，基本建設項目、重大專項、科研立項資金使用，人員招聘，生產物資租賃，都需要用經濟合同的方式確立和保障雙方的權利和義務。測繪事業單位應當建立健全合同內部管理制度，確定合同歸口管理部門以及崗位責任制度，明確合同審批流程和授權，建立各個部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制，實現合同管理與預算管理、收支管理相結合，降低合同管理風險，保障經濟高效運行。

一、測繪事業單位合同業務管理的主要風險有

（一）合同簽訂前，法律意識淡薄，缺乏法律人才隊伍，制度不健全，未理清流程和

歸口管理，對對方資格審查不嚴，決策不公開、不科學。

1、測繪事業單位對合同業務管理普遍缺乏法律保護意識，普遍認為金額小，不重要的經濟事項沒必要簽訂經濟合同，合同管理缺乏嚴謹性；

2、普遍缺乏法務部門，法律顧問等法律專業人才儲備；

3、合同業務管理制度不健全，未制定嚴格的授權審批制度，未明確合同訂立的范圍和條件，甚至違規簽訂借貸、擔保和投資合同；

4、未理清合同流程，未進行歸口管理，存在多部門交叉管理或多頭管理的、管理權責劃分不清的現狀；

5、對供應商或購買商的資格審查不嚴格，未進行比選程序，未進行現場核實，甚至出現對方不符合相應的能力和資質的情況；

6、對技術性強或法律關系復雜的經濟事項，對重大項目的概預算、可行性分析報告撰寫，重大項目申報，歸口管理部門或承辦部門未組織技術、法律、財會、紀檢、審計等專業人員參與，未為對風險進行全面分析，未對會上發言進行全記錄；

以上一切都可能導致經濟合同不合法合規，給單位和國家帶來利益受損的風險。

（二）合同簽訂中，不相容崗位未分離，審核合同不嚴謹，存在違規操作情況，合同專用章保管、登記不規范。

1、由于測繪事業單位機構性質、規模不一樣，內部構成和設置簡易，科室或部門不獨立，一人多崗，很可能存在一人經手合同供應方比選、合同簽訂、合同執行、合同登記管理的全過程，違背了內部控制建設中要求不相容崗位應分離的規定；

2、對合同內容、條款、格式審核不嚴格；

3、存在違規操作情況，隨著政府采購管理的越來越嚴格，可能將需要招投標管理的或政府采購的重大合同拆分成幾個標的金額較小的合同，簡化程序，來躲避來自資金和資產監管部門的監管；

4、未設置專人保管合同專用章或合同專用章未放保險柜，未履行合同專用章登記管理手續；

以上可能導致發生未經授權或超越權限對外簽訂合同的風險，簽訂無效、顯失公平得經濟合同的風險，經濟活動違法違規、面臨訴訟或經濟利益受損的風險。

（三）合同簽訂后，付款時審核不嚴，合同執行監管不力，未及時簽訂補充協議，合同檔案保管分散、不齊全。

1、可能未履行嚴格的驗收手續就支付款項，未留足對方質量保證金。

2、疏于對合同履行進行有效監控，未嚴格按合同條款約定執行，未能及時發現問題并采取有效措施彌補經濟損失。

3、未按照規定的程序辦理合同變更或解除，對合同中錯誤的條款或未明確約定的事項沒有及時簽訂補充協議；

4、合同及相關資料登記、流轉、保管不善，資料丟失導致泄密國家秘密；

這些都可能導致合同無法正常履行，產生合同糾紛，單位經濟利益受損或面臨訴訟的風險。

二、合同管理關鍵控制環節及控制措施

（一）合同簽訂前，應重視合同業務管理工作，健全合同業務管理辦法，明確歸口管理部門和承辦部門，做對方單位詳細背景調查，理得方式制定采購需求，按照合同簽訂流程執行。

1、測繪事業單位應高度重視合同業務管理工作，宣傳到位，大力重用高素質且富有管理經驗的法務人才。

2、測繪事業單位應視單位的規模和構架，因地制宜地制定合同業務管理辦法，明確歸口管理和承辦部門，以及各部門的在各個合同管理環節的部門職責，明確合同訂立的范圍和條件。制度有剛性，也有彈性，并非一成不變，可以采取一切有利于工作開展的新管理辦法，優化合同工業務管理工作流程，適應社會環境和服務對象的合理需求。

3、做詳細背景調查，充分了解對方的資信狀況，實地調查合同的實施情況和對方的履行能力，判斷有無違約風險，進行科學決策。

4、對于金額和影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會、紀檢、審計工作人員參與談判，重要的經濟合同遞交法律顧問審核，屬于“三重一大”范圍的，應該通過領導班子會議聯簽決定，并形成會議記錄[1]。合理得方式制定采購需求，避免重復建設和資源浪費。

5、付款合同應該堅持先有預算再簽合同的流程，嚴格按照合同簽訂流程執行。

6、測繪事業單位可制定符合《華人民共和國合同法》要求的標準合同模版，單位應當妥善保管和使用合同專用章，按照本單位編碼規則對合同進行編號和登記，嚴禁未經授權擅自以單位名義對外簽訂合同。

（二）合同簽訂中，不相容崗位分離，簽訂合法合規合同，物資簽收手續應齊全，對合同變更實行履行監督審查，財務付款時把握最后一關。

1、各部門分工合作，相互稽核，保證不相容崗位相分離。

2、歸口管理或具體承辦部門負責合同簽訂，審核合同內容是否完整、要素是否齊全，尤其是法人或法人代表簽章，簽字日期。

3、接受標的的應由專人按照驗收程序進行簽收，項目工程驗收手續必須齊全，指標合格。驗收合格手續交財務一份，作為付款依據，付款時留足質量保證金。

4、對簽訂補充合同、變更或解除合同等進行監督審查。因對方或單位自身原因導致可能無法按約履行的，應當及時采取對應措施。

5、財會部門應當核實合同收付款情況后再辦理價款結算。未按照合同條款履約的，財會部門應當立即報告單位有關負責人。

（三）合同簽訂后，合同業務歸口管理，監督雙方按合同執行，對責任部門進行獎懲，合同檔案歸口管理，履行納稅義務，妥善處理法律糾紛。

1、單位合同歸口管理部門應當建立合同管理臺賬，詳細記錄合同管理全過程，有條件的單位通過信息化辦公系統來實現實時監控、實現各部門信息共享。

2、督促對方嚴格按照合同條款執行付款，出具票據，對故意拖欠款項的立即上報單位領導，采取應對措施。合同到期未及時辦理相關的續簽手續，合同變更和解除應當簽訂書面合同，嚴禁口頭約定。合同與單位經濟活動有關的合同應同時提交一份給財務部門備案，作為收付款依據，需要支付款項的合同應按照財務審批權限進行審批。

3、結合合同崗位責任制，定期考核追蹤合同履行和管理情況，對合同管理漏洞進行問責。如歸口管理部門或承辦部門監督不到位，致使單位受到利益損失，追究其責任與相應處罰。對有重大貢獻，為單位爭取巨大利益的，也應給予相應表彰與獎勵。

4、單位應當加履行合同出借、領用登記制度，加強合同信息安全保密工作，簽訂保密協議。應對合同檔案進行歸口管理，人事部門、財務部門、業務部門、采購部門的合同各自保管，定期進行統一歸檔。合同檔案收集齊全，對前期調研資料、合同文本、合同標的招投標、合同審批流轉手續、合同履約監督檢查等整個經濟活動記錄進行歸檔[2]。

5、合同簽訂手續完畢后，應及時繳納印花稅，避免稅務風險。

6、合同發生糾紛時，單位應當立即上報，告知法律顧問，及時與對方單位協商。糾紛協調一致后，雙方應當簽訂書面協議。合同糾紛無法通過協商方式解決的，則在法定的訴訟時效和期間內選擇仲裁或訴訟方式解決。

通過對測繪事業單位合同業務管理的風險識別和制定有效應對措施，可以保證單位經濟活動合法合規，防范和管控經濟風險、法律風險、預防腐敗和舞弊，提高政府公共服務效率和效果。

參考文獻

[1] 楊慧波. 談行政事業單位合同管理的主要風險與對策建議[J]. 現代經濟信息， 2017（1）：65-65.

[2] 朱澎濤. 淺析行政事業單位經濟合同管理[J]. 中國經貿， 2017（12）.