基于成本管理的高校數字化檔案管理項目研究

王瑋

摘 要：針對高校數字化檔案管理項目建設的要求，要從成本管理的角度對項目成本進行控制。通過對成本管理的定義和基本的方法進行闡述，結合某高校數字化檔案建設項目，對其成本進行預算；針對成本預算表，就影響成本預算的因素進行分析和闡述；提出數字化檔案項目建設成本控制的對策，從而為高校數字化檔案管理建設提供參考。

關鍵詞：成本管理；WBS方法；檔案管理

中圖分類號：F47 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）29-0177-02

當前，我國已進入信息化時代，學籍檔案涉及范圍也越來越廣泛，如出國、就業、教育、評職稱等各個方面。因此，加強對學生學籍檔案的數字化管理成為目前信息化背景下思考的重點。但是部分高校依舊使用落后的學籍檔案管理方式，這種方式已經不能適應現如今學校的工作狀態。為此，為改善學籍檔案管理方式，結合成本管理理論，提出一種數字化檔案管理項目，目的是充分發揮數字化檔案管理的優勢，以提高學籍管理工作的效率。

一、成本管理理論

1.定義

對成本管理來講，就是保證項目在計劃范圍以內完成。其主要包括確定所需資源的種類及其具體的需求量、估計成本并具體分配、制定成本的預算表等。目前，成本管理理論主要包含兩個內容，分別是作業成本管理和全面成本管理。

2.方法——WBS成本管理法

目前，針對項目建設的預算有很多種成本預算的方法。本文選擇 WBS 工作分解法進行詳細介紹。WBS 法的應用有一定的前提要求，包括保證需求完全劃分、擬定完整的步驟、繪制WBS 表。在滿足前提條件后，方可進行成本預算。WBS 法要求先將工作結構合理分解到可以操作的程度，比如具體的某一環節需要哪些物料等，然后再進行具體到每個 WBS 要素的成本預算。

3.數字化檔案管理項目成本預算

采用上述的WBS 法進行成本預算，繪制成本預算表。其主要內容包括項目階段、時間、成本構成以及成本預算。而結合數字化檔案管理項目的實際，將其成本預算表設計為表1所示。

二、影響學籍檔案數字化項目成本控制的因素

1.項目時間因素

學籍檔案管理系統項目開展過程中，時間難以控制，時間的延長與過度減少都會增加項目的成本，因此學校為能盡量保證在合理范圍內控制時間，這就需要了解項目成本與其開展的時間之間的關系，具體關系如下圖所示：

由圖1可知，T點（合理）所對應的是 C點（合理）。通俗來說，當達到合理時間的最低點，此時成本最低。這個點也就是項目成本管理最合理的點。同時，觀察可得，項目時間 T延長時，項目成本也會因為人工費等各種費用的增加而增加；相反，項目時間壓縮，導致工期緊張而不得不搶工，必然會產生更多不必要的搶工費等其他費用，這樣當然會導致成本的增加。因此，應合理控制時間，這樣才可以保證項目成本最低。

2.項目質量因素

學籍檔案管理系統的時間因素會或多或少影響項目成本，但質量因素才是真正直接影響項目成本的因素。如果一味追求過高的質量，成本投入必然會增加；相反，如果質量不合格，無法達到要求，就需重新返工或者其他彌補的措施，這樣也會導致成本增加。因此，質量過高或過低都會增加項目成本。具體情況見圖2。

圖2中通過鑒定成本、預防成本以及故障成本來綜合反映成本與質量的變化。鑒定成本是指驗收項目質量的費用，預防成本是指前期為了預防發生項目不合格或故障的情況產生的費用，而故障成本則是為解決項目不合格的費用，比如因項目質量不合格而導致返工的返工費，維修項目的維護費等等。從圖2發現，當項目質量差或不合格時，即項目質量處于改進區時，為使項目質量合格，達到適應區或至善區，往往會選擇對項目進行維護甚至是返工，這樣故障成本就會大大增加，綜合的成本也會增加；然而，如果一味過度追求項目質量，想達到至善區，在項目技術設計上就會投入更多的人力物力，也就是前期的預防成本會大幅度提高，這樣也會導致項目綜合成本的增加。因此，其實只需將項目質量控制在適應區即可，不必追求過高的質量要求，也不可降低質量，這樣就可避免不必要的鑒定成本、預防成本或故障成本增加，從而更好地達到控制成本的效果。

3.項目技術方案因素

除了上述介紹的時間因素和質量因素，技術方案因素在控制成本時也是至關重要的。項目的技術方案不同，會導致項目質量不同，也會影響項目實施時間及進展。確定合適的技術方案，可以控制時間在合理范圍內，同時保證項目質量達到適應區，以保證不會增加不必要的成本。若項目技術方案選擇不當，則會產生各種問題，如時間增加或質量問題，這樣都會導致項目成本的增加。需要注意的是，項目技術方案可以根據實際情況進行改變，以追求最好實施效果。

三、學籍檔案數字化管理項目成本控制措施

在學籍檔案管理系統中，結合高校實際情況，具體使用以下措施來保證成本的合理控制。

1.從技術方面采取措施

采取技術措施就是通過調動技術人員積極性，選擇合理先進的技術方案、技術方式等達到節約成本的目的。首先，在對技術人員的管理上，要使用合適的管理制度及方式，充分發揮技術人員的主觀能動性，以求達到更高的工作效率。其次，選擇技術方案時，在滿足質量要求的前提下，將時間控制在合理范圍內，盡可能選擇經濟合理的技術方案，從而進一步降低成本；與此同時，因為在項目的具體實施中，物料費會占有很大比例，從這個角度來分析，可以廣泛使用節能高效減耗的新技術方式，這樣不僅可以提高效率，還可以有效控制成本。最后，為了降低故障成本、預防成本等，應在項目質量上嚴格把關，從而節約成本。

2.從經濟措施上控制成本

采用經濟措施包括人工費控制和物料成本控制兩方面。首先分析人工費。應嚴格控制人工成本，因為人工費在項目成本中占很大的比重。其次，需要控制項目分包單價，參照地區的市場價格，進行分析來制定單價。再來談物料成本的控制。對物料的控制主要分為兩個方面，一是用量，二是價格。在物料的用量上，使用先進改良技術，杜絕浪費，堅持貫徹節約物料的技術手段；在采集購置、運輸等過程中減少物料損耗；在滿足項目質量要求的前提下，使用創新型環保材料，從而降低成本。在價格的控制上，在采購過程中充分調查物料市場，在不影響質量的情況下選擇合理價格的物料。可以將物料進行分類，在主要物料的采購上可適當性地減少；同時在采購物料時需充分考慮運輸費用，綜合選擇最經濟合理的方式購買，從而降低運輸成本，有效控制物料成本，對整個項目的成本和經濟效益產生直接性的積極的作用。

3.完善項目成本管理體系

要建立完整規范的項目成本管理體系，分級管理，不同級別負責不同職責。具體實施應根據實際情況，劃分所有的部門及其成員的工作職責，使其清楚自己的工作任務及權利。這樣可以更好地管理部門成員，調動其工作積極性，從而提高工作效率，降低人工成本。同時，也要設立合理的獎懲制度，以促進員工更好完成工作。

結語

總之，對于高校數字化檔案管理項目的開發中，要充分把握時間、質量等這些對成本管理有直接影響的要素，并從技術方案、經濟措施和質量體系等角度，才能更好完善檔案管理系統的開發，減少開發的成本。

參考文獻：

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[責任編輯 興 華]endprint