淺談速記在秘書工作中的應用

柳青青

摘 要 隨著社會的進步和發(fā)展，信息在信息時代的地位越來越重要，成為這個世紀快速發(fā)展的元素。速記是一名優(yōu)秀的秘書應當具備的基本技能。因此，越來越多的學者對速記在秘書工作中的應用做了研究。本文筆者從速記在秘書工作中的體現(xiàn)以及速記在秘書工作中的作用兩個方面對速記在秘書工作中的應用進行陳述。

關鍵詞 速記 秘書工作 應用

一、引言

目前，速記在秘書工作中的應用在很多的發(fā)達國家都非常普遍。對于從事秘書工作的人員而言，速記是他們必須掌握的一項基本技能。據(jù)研究表明，美國每年的秘書從業(yè)人員大約30萬人，而速記技能是他們首先也是必須擁有且熟練運用的基本職業(yè)技能。在我國的香港地區(qū)，對于秘書工作的速記要求是每分鐘100字。速記作為快速記錄文字語言、思維的一種科學方法，從事秘書工作的人員掌握了速記技能，書寫的速度可以大幅度提升，其辦事效率也將得到極大提高。有人也因此將速記比喻成為“音落書成”“追及思維的飛筆”，稱速記為“現(xiàn)代化書寫的利器”。時間就好比金錢，而效率就好比是生命，只有提高秘書工作人員的速記能力，才可以更有效地提高其工作質量以及工作效率。

二、速記在秘書工作中的體現(xiàn)

（一）口授記錄

口授記錄，即秘書工作人員對領導口授的指示與意見進行及時的記錄等。眾所周知，遵旨行事是秘書工作的重要特征，所以能夠正確領會領導的意思是秘書工作人員實現(xiàn)參謀、助手作用的基礎與前提，是對秘書工作人員的基本要求，對秘書工作的日常工作極為重要，也是有效提高秘書人員工作質量與效率的保障。在工作中，常常有領導把一些工作指示或者對上級的請示報告以及會議通知內容進行口述，講話快速而且不重復。對于這種情況，秘書工作人員就可以將重要信息進行速記，而后再整理。如果秘書工作人員沒有速記技能，就很容易出現(xiàn)工作失誤。

（二）會議記錄

日常會議的記錄是秘書工作人員的一項基本工作，是會議過程與內容的依據(jù)和憑證，是對會議的基本狀況最全面、最真實、最直接的反映。所以，秘書工作人員要切實記錄好會議，為后面抒寫相關材料及研究分析提供素材及有效依據(jù)。如果發(fā)言速度每分鐘在120～180字，而普通文字書寫的速度為每分鐘40字左右，因此利用普通書寫方式準確、完全地記錄會議內容是不現(xiàn)實的。

而速記則可以準確、快速地記錄會議內容。特別是當陳述者的語速較快的時候，普通記錄顯得捉襟見肘，只能勉為其難地記錄大概意思時，速記則能有效地發(fā)揮其優(yōu)勢，可以準確、快速地進行記錄。

（三）文稿起草

擬寫文稿是一項重要的秘書工作。由于秘書工作具有較強的時效性，需要秘書工作人員有快速的寫作技能。秘書在日常工作中起草各種文書，如請示、會議紀要、通告、通知等，特別是對于大型文書的起草任務，如長期規(guī)劃或者工作總結等，這時候選擇普通文字書寫，則較費時費力，而使用速記則可以利用簡單的符號進行文書起草，事半功倍。

三、速記在秘書工作中的作用

（一）提升書寫與記錄的速度，提高工作質量與效率

秘書工作在對領導的口授意見、來信、接打電話、收集整理資料等日常工作中，合理利用速記技能，靈活運用速記符號，就能高效、快速地將領導的意見、講話內容、摘抄素材等準確地記錄下來。秘書工作人員掌握并熟練地將速記技巧運用于工作中，在確保準確、完整記錄的同時，還可以有效地提高辦事效率，起到事半功倍的效果。

（二）簡捷經(jīng)濟，迅速且及時

當前，全部為機關辦公室置辦現(xiàn)代錄音設備并不現(xiàn)實。所以，速記技能又顯示出其快速、及時、準確的優(yōu)越性，而且簡捷經(jīng)濟，因為速記不需要昂貴的輔助儀器，也不需要與之有關的保養(yǎng)措施及輔助工具。速記工作只需要簡單的筆和紙，并無過多的其他準備，可以實時記錄，走到哪兒便記錄到哪兒。例如，在記錄會議時，了解與調查情況的記錄、摘抄材料、記寫電文、陪同領導巡視等，特別是去資料與情報室、圖書館等索取領導需要的資料，且在資料不能復印，不能外借的情況下，速記技巧的優(yōu)越性就更加明顯，在減輕秘書工作人員的書寫負擔的同時，又可以實現(xiàn)快速及時的記錄。

（三）獨特的保密功能

保密性是秘書部門一項基本的工作要求。秘書在工作中使用速記技能可以起到保密的作用。哲學家洛克曾經(jīng)說過：“速記這種藝術……它一則使人記下要記的東西，二則可以使人把不愿公開的事情隱藏起來。”這段話表明，如果要保守黨與國家的秘密，除了利用特殊的保密方法與措施外，速記技能也可以起到保密功效。因此，速記技能也可以當作秘書工作人員的一種特有保密手段。不怕一萬，只怕萬一，如果真將機密文件丟失，也很難被別人破譯。因此，在秘書工作中使用速記技能可以有效防止泄密。

（四）秘書工作人員可以贏得時間

在現(xiàn)代化管理中，從事秘書工作的工作人員需進一步擴充知識，而速記是秘書工作人員有效、快速地獲得知識的重要途徑。有很多的考古學家、史學家、文學家、科學家等都將速記運用到工作中。例如郭沫若，他有很多學習卡片與筆記內容都是使用速記技巧記錄與書寫的，可見速記技能可以幫助人們節(jié)約收集、積累資料與素材的時間，以增長更多的知識等。

（五）反制約能力較穩(wěn)固

從事秘書工作的人員使用速記技巧，在排除外界的環(huán)境干擾的同時還能避免周圍的條件限制。例如，在利用錄音機進行會議記錄時，有時候會出現(xiàn)某些故障。但速記卻不會出現(xiàn)這種想象，相當穩(wěn)固。

（六）培養(yǎng)高效率，鍛煉思維

秘書工作人員伴隨在領導者身邊，政事繁忙，往往是復雜勞動與簡單勞動的結合，速記亦如此，當運用速記技巧時，就需要腦、手、眼、耳等器官的合理協(xié)調。此時，身上的器官處于興奮狀態(tài)，即在領導者發(fā)言的瞬間用符號將有效的信息快速而及時地記錄下來。所以，在速記的過程中，對秘書工作者而言，其反應能力、思維敏捷程度、追及思維的能力、捕捉語言、組合文字的本領，都在經(jīng)受考驗。所以，秘書工作者常常使用速記技能，可以加強對自身思維的鍛煉，有利于培養(yǎng)追求效率與專心致志的工作作風。與此同時，還可以建立時間觀、速度觀等。長此以往，能夠逐漸提升個人的能力素質。

四、結語

雖然秘書工作并不全部由速記技巧來完成，但不可否認的是速記本身的優(yōu)點、特點為秘書工作所帶來的便利。速記作為快速記錄語言、文字的一種技巧，是快速書寫的利器，在秘書工作中發(fā)揮著重要的作用。隨著現(xiàn)代化建設的不斷進步與發(fā)展，速記技能在秘書工作中的應用也越來越廣泛，作用也越來越明顯。當然，在利用速記技巧的過程中，需要將其進一步改善，并合理發(fā)展它，使速記可以成為一門相對完善的科學體系。

（作者單位為四川天一學院）

參考文獻

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