做好新形勢下文書檔案管理工作的幾點思考

摘 要 在新的歷史時期，尤其是十八大以來，對機關文書檔案管理工作的進一步規范，越來越多地要求各單位做好檔案管理工作。筆者通過多年的崗位工作經驗，深刻地認識到文書檔案管理工作作為極為日常性和基礎性的工作，具有很強的政治性、機要性、服務性、科學性。下面，筆者面對新形勢、新變化、新要求，著重從以下幾個方面來談談自己對文書檔案管理工作認識與體會。

關鍵詞 新形勢 檔案 文書檔案管理

隨著經濟高速發展，尤其自十八大、十八屆三中、十八屆四中、十八屆五中、十八屆六中全會以來，現代文書檔案管理模式趨向于辦公自動化、信息化、網絡化，傳統檔案管理模式已無法適應時代發展需求，人員構成、信息分類、檔案保存等方面都發生著深刻變革。文書檔案管理人員不僅擔負著機關日常的文書工作，而且也是文書檔案的管理者。其特殊的工作崗位，要求其要有與之相對應的業務素質，如此才能勝任本職工作，更好地服務于社會。因此，對文書檔案管理工作進行探討非常有必要。筆者就如何進一步做好文書檔案管理工作，談幾點粗淺的認識和體會。

一、提高認識，準確定位文書檔案管理工作

文書檔案管理工作可以分為兩個類別：一類是上級組織產生的文檔管理；另一類是由本級組織產生的文檔管理。兩類文檔均是領導集體開展工作的依據之一，這就要求各級領導要充分重視此項工作。在加強文檔管理工作方面，應做到以下兩點：一是從硬件設施、軟件管理各個方面提供便利的條件，從上至下形成重視檔案管理的風氣；二是經常參與和反思檔案管理工作的具體細節，對檔案管理工作中存在的問題及時提出改進的意見，把加強和規范文書管理工作列入全年的工作計劃，并認真落實負責人，以上能對加強文書檔案的管理和改進工作起到積極的促進作用。因此，領導要高度重視和支持文書檔案管理工作，使文書檔案等在實際工作中發揮其應有作用。

二、加大投入，切實強化基礎設施建設

隨著信息時代的到來，檔案管理工作不再局限于“裝裝訂訂、抄抄寫寫”“收收發發、借借還還”，也不僅僅體現于文書檔案所必備的資料庫、檔案柜、檔案袋等，而是給傳統的檔案管理工作賦予了新的內涵，提出了新的、更高的要求。要想大力強化實際檔案工作的管理效率，還需要進一步培養具有高度專業素養的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實的庫藏基本功，有效記錄、整理文書立卷工作。相關的立卷工作者需要及時將已經完成的單篇文書，納入預計案卷的范圍，在收發文登記的基礎上，定期展開對文件材料的一一核對，在完成核對之后，保證立卷歸檔相關文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環節、文書處理的結束工作環節有機地結合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅實的基礎。在初始的檔案管理過程中，未能明確地對相關文書檔案工作者的職責進行劃分，工作者的業務素養存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經到位的情況下，相關領導要切實針對沒有專人負責的單位，相應地分配相關的文書檔案管理工作者，嚴格依據實際的工作要求以及業務指導展開工作。與此同時，在文書檔案工作者相關溝通手段上也要保證與時俱進，傳統的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進行溝通，浪費了大量的人力、物力；而隨著現代科技的不斷發展，現代化的通信技術層出不窮，比如QQ、微信等，其在一定程度上實現了資源的有效共享，強化了溝通的力度。此外，定期舉行業務指導也是一項必不可少的工作，在一定范圍內每年進行文書檔案業務知識的培訓，對最新的檔案制度、規章以及法律法規進行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動上均能與時俱進。

三、完善制度，有效促進檔案管理規范

在信息化、網絡化的今天，隨著人們對檔案工作認識水平的不斷提高和檔案環境的不斷改善，只有建立健全、制定出一套系統、科學、適合人大機關的檔案工作制度并切實執行，才能真正實現檔案的科學管理和有效利用，進而實現檔案工作健康有序發展。在實際文書檔案的整理工作中，對一些已經被確立的材料生成規律進行嚴格遵循是一項必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達到科學管理的目標。現如今，隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力放在實際的檔案管理上，進一步進行檔案的現代化管理，建設高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進行。

四、充實隊伍，全面提升檔案人員素質

培養一支專業化的檔案管理人才是實現檔案管理現代化革新的關鍵。隨著企業信息化、自動化程度的提高，文檔管理的重要性日益凸顯，而對于文檔管理方面來說，人才稀少，除高校外，事業單位及企業內部專業人才儲備不足。因此，相關領導要加大學習培訓力度，改善隊伍知識結構，提高隊伍整體素質；要積極適應新常態，加強崗位培訓，建立和堅持檔案管理人員培訓制度，根據缺什么補什么的原則，開展多角度、多方位、多層次的業務培訓活動，強化檔案管理人員的基本功訓練；要加強業務學習，特別是要加強信息自動化系統的學習培訓，掌握信息技術新知識，提高工作水平；要虛心學習好經驗好做法，做到相得益彰，以開拓創新的精神探索適應新形勢、新任務需要的檔案工作新舉措，做到與時俱進。檔案管理人員要學習和掌握現代科學技術知識，學習現代化設備的實踐技術、計算機技術、網絡技術和多媒體技術等，運用科學的方法和技術管理檔案，以實現檔案管理的現代化，以促進人大檔案事業跟上時代發展的步伐。

綜上所述，針對文書檔案管理工作是一項政策性、業務性很強的工作，尤其是機關文書檔案工作，具有很強的挑戰性，做好此項工作顯得尤為重要和迫切。相關領導要不斷加強和改進人大檔案工作，切實提高檔案管理利用水平，促進檔案管理規范化、科學化發展，為本單位依法履行職責提供優質、可靠、高效的服務，真正發揮檔案“記錄歷史、傳承文明、服務現實”的功能。

（作者單位為中國電子科技集團公司第三十九研究所）

[作者簡介：高媛，女，陜西西安人，碩士研究生。]

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