學校檔案管理信息化的構建策略探究

金毅

【摘要】在新的時代背景之下，中學加快檔案管理信息化，是基于內控管理創新發展的有力之舉，更是適應時代發展需求的重要表現。本文分析了學校檔案管理信息化的重要性，闡述了信息化建設中存在的問題，并在此基礎之上，從強化信息化的重要地位、完善基礎設施建設、加快人才培養等方面，論述了強化學校檔案管理信息化構建的策略。

【關鍵詞】中學 檔案管理 信息化 重要性 構建策略

中學教育教學環境的優化，是我國教育事業發展的重要內容。特別是中學教育教學的現代化建設，是構建可持續發展機制的重要保障。檔案管理信息化是中學優化教育教學環境的重要工程，是提高檔案管理水平及效率的重要手段。當前，中學在檔案管理信息化領域，取得了諸多成效。但總體而言，中學檔案管理信息化進程緩慢，缺乏必要的基礎設施和技術保障，以及專業人才，檔案管理信息化有待進一步推進。因此，本文立足對中學檔案管理信息化的研究，就如何推進中學檔案管理信息化構建，做了如下的具體闡述。

一、學校檔案管理信息化的重要性

在網絡信息時代，中學檔案管理信息化建設，是適應時代發展需求，提高信息資源建設水平的重要手段。在新的時代環境之下，中學檔案管理要從可持續發展的視角，構建與時俱進的管理模式，以提高檔案管理效率。因此，信息化建設是中學優化檔案管理模式、創新檔案管理思維的重要基礎，充分體現出中學檔案管理信息化建設的重要性。

（一）檔案管理信息化是優化管理模式的重要保障

傳統單一的檔案管理模式，既無法滿足新時期的管理建設需求，也影響檔案信息資源的有效利用。為適應時代發展需求，優化檔案管理模式，是中學檔案管理現代化發展的重要體現。信息化建設的推進，為檔案管理提供了新的管理平臺，數字化、信息化的管理模式，便于檔案信息的存儲、查閱和長時間保存，這就在很大程度上避免了傳統紙質檔案的諸多弊端。為此，檔案信息化是優化中學檔案管理模式的重要保障，是推進檔案管理現代化建設的重要途徑。

（二）檔案管理信息化是提高管理效率的重要基礎

傳統紙質的檔案管理模式，不僅需要大量的管理人員，同時管理的效率低，影響檔案管理工作的全面推進。以信息化建設為依托，構建檔案信息管理系統，實現檔案管理資源數字化、信息化，極大地提高了檔案管理的效率。從檔案收集、整理到歸檔，實現了完善的信息化管理系統，確保了檔案管理質量，也極大地提高了管理效率，讓繁重的檔案管理不再“繁重”，而更多地是基于數字信息的有效管理。

（三）檔案管理信息化是提高資源利用的重要手段

檔案信息資源的有效利用，是檔案管理價值的重要體現。傳統紙質檔案的管理形態，弱化了資源的有效利用。通過檔案管理信息化建設，為檔案信息的存儲、查閱及保存提供了更加便捷的通道。在信息資源的利用中，不僅資源信息更加完善，而且便于教育部門建立檔案信息資源庫，便于教育部門、學校及家長的信息應用。為此，檔案管理信息化為檔案資源應用創設了新的方式，提高了資源的應用價值。

二、學校檔案管理信息化存在的問題

近年來，中學依托校園網絡建設，加快了檔案管理信息化建設，并取得了諸多建設成果。但是，從實際而言，中學檔案管理信息化存在諸多問題，特別是重視程度不夠、基礎實施缺乏保障、專業人才欠缺等問題，制約了中學檔案管理信息化建設。因此，具體而言，主要存在以下幾點問題：

（一）重視不足：學校缺乏足夠重視，信息化建設滯后

檔案管理信息化是一項復雜而系統的工作，需要學校的足夠重視，為檔案管理信息化建設創造良好的內外環境。但從實際而言，中學對檔案管理缺乏足夠重視，這就更加影響檔案管理信息化的有效建設。中學從信息化建設的組織領導，到人員的配置、經費的劃撥，都缺乏實質性的工作開展，導致檔案管理信息化建設浮于表面，缺乏實質性的工作推進；其次，學校上下對檔案管理信息化建設缺乏正確認識，教師參與的積極性不高，出現信息化建設鮮有問津的尷尬情形；再次，信息化建設缺乏學校各部門的積極配合，信息化建設缺乏組織領導，處于相對松散的現狀。這就說明，檔案管理信息化的推進，有待進一步創設良好的內外環境。

（二）設施缺少：缺乏基礎設施保障，信息化建設難以推進

中學在檔案管理信息化建設中，缺乏基礎設施保障，是最為顯著的問題，也是造成信息化難以推進的關鍵所在。首先，中學在檔案管理信息化的推進中，缺乏基礎設施的投入建設。特別是信息化建設所需的硬軟件設施，在中學普遍存在的不足的情況，進而影響信息化的全面推進；其次，中學在檔案管理信息化的過程中，缺乏必要的技術保障，無論是從信息化的布局，還是到信息化的安全構建，都缺乏必要的技術保障，影響檔案管理信息化的建設質量。特別是在數據信息資源的共享及開發等方面，中學仍缺乏必要的技術支撐，這一問題有待進一步的有效解決；再次，中學檔案信息管理軟件相對比較落后，在轉化、標準化等方面，有待進一步的提高，以適應新時期的建設發展需求。一些學校為了便宜，在管理軟件的購置中，選擇非主流的、質量較差的軟件，這就造成檔案管理信息化質量差的問題。

（三）人才欠缺：專業人才不足，信息化建設缺乏有力保障

檔案管理信息化是一項技術活，需要完備的專業人才作為支撐。但從實際來看，中學缺乏專業的信息人才，在信息化建設中存在諸多問題：一是檔案管理人員缺乏良好的信息技術，在適應新的管理環境中，表現出較大的不適應性；二是信息化更加強調信息技術人才的重要性，而中學信息專業人才比較欠缺，這就導致檔案管理信息系統的管理及維護存在問題；三是中學缺乏教育培訓。從管理人員，到信息技術人員，缺乏系統的教育培訓工作，難以滿足實際需求。因此，教育教育培訓機制，落實人才培養，是檔案管理信息化建設常態化的重要保障，更是提高信息化質量的關鍵所在。

三、強化學校檔案管理信息化構建的策略endprint

新的時代要求、新的發展環境，要求中學應加快檔案管理信息化建設，以適應時代的發展步伐。在筆者看來，學校檔案管理信息化構建，關鍵在于強化信息化建設的重要地位，通過完善基礎設施建設、加快人才培養等措施，進一步確保檔案管理信息化的有效落實，提高檔案管理水平。從內外環境的創設，夯實信息化建設，有著重要的意義。因此，具體而言，信息化構建，可從以下幾個方面展開：

（一）夯實地位：強化信息化建設的重要性，推進工作的全面落實

檔案管理信息化是一個過程，需要中學應重視信息化建設的重要性，從可持續發展的視角，全面推進工作的開展。首先，中學領導層要認識到檔案管理信息化的重要性，從組織領導，到人員配置及經費保障，都要落實到位，是確保信息化的重要基礎；其次，強化宣傳教育，強化學校上下對檔案管理信息化的認識，提高廣大教師參與的積極性。特別是對于信息技術教師，應鼓勵其積極參與檔案管理的信息化建設，并提供必要的物質保障；再次，構建各部門協調配合的良好工作局面。中學檔案管理信息化不僅僅是檔案管理科室的工作。為了更好地推進信息化工作，應建立協調配合機制，充分調動各部門參與的積極性。通過明確職責，建立獎懲考核機制，確保各部門、各崗位工作落到實處。

（二）完善設施加快基礎設施建設，滿足信息化建設的實際需求

信息化需要必要的基礎設施為保障，特別是硬軟設施的完備性，直接關系到信息化建設的進程。為此，中學應加快基礎設施建設，從本質上滿足信息化建設的實際所需。首先，重視信息基礎設施建設。依托校園網絡建設，加快檔案管理信息化建設的布局。在硬件設施建設方面，要提高計算機等設備的配置，滿足必要所需；在軟件方面，要強化系統安全技術方案，構建信息系統管理平臺，以更好的滿足信息化的標準要求；其次，提供技術保障。中學在檔案管理信息化的過程中，要完善信息技術保障，特別是在信息系統平臺的配置、維護管理等方面，需要良好的技術保障，以確保信息系統平臺的安全運行；再次，落實網絡環境搭建。對于檔案管理信息化而言，網絡環境的搭建尤為重要。為了確保網絡的安全穩定，需要加大網絡設備的投資，提高信息化質量。

（三）培養人才：加快專業人才的教育培養，夯實信息化建設基礎

專業人才是實現檔案管理信息化的重要保障，更是夯實信息化建設的重要基礎。在筆者看來，加快人才培養，關鍵在于：1）重視人才教育培養，制定完善的培養機制。為了更好地滿足實際需求，中學應加快人才培養。特別是檔案管理人員，應具備綜合能力，能夠滿足信息化的實際需求；2）加快人才引進。為了滿足實際建設所需，中學可以通過人才引進的方式，引進高素質的信息技術人才，以更好的推進信息化建設；3）鼓勵信息技術教師的積極參與，為檔案管理信息化提供人才保障，更好地深化檔案管理信息化建設；4）通過走出去，組織相關人員專業培訓，在交流學習中，不斷地提高技術能力，建設具有自身特色的檔案管理信息體系。

四、結束語

總而言之，中學在新的時代背景之下，要積極適應新的發展要求，在創新發展中，不斷地優化檔案管理模式、創新管理理念，以推進檔案管理現代化發展。在筆者看來，中學積極推進檔案管理信息化是基于可持續發展的有效之舉，更是提高檔案管理水平及效率的重要途徑。檔案管理信息化是一個不斷優化與完善的過程，應切實做好三點工作：一是扎牢信息化建設的內部環境，強化信息化建設的重要性；加快人才培養，夯實信息化的建設基礎；二是構建信息化建設的良好外部環境，加快基礎設施建設，以更好地滿足需求。endprint