淺析辦公自動化在企業管理中的應用

岳嵩

摘 要：辦公自動化功能全面而且實用，操作相對簡單，還能進行個性化設置，信息資源共享，本文在分析了辦公自動化這些特點的基礎上，從建立信息中心、督辦管理以及企業會議管理等方面分析了辦公自動化在企業管理中的應用，最后提出了提高辦公自動化在企業管理中的應用成效的舉措。

關鍵詞：辦公自動化 企業管理 應用

中圖分類號：F276.3 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）09-00-01

隨著計算機信息技術的發展，辦公自動化在企業中的應用越來越廣泛，有效的解決了傳統企業辦公中基于文本、表格等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高的問題，實現了辦公方式的規范化發展，讓企業各個部門能夠最大程度的實現信息交流與共享，提高了工作效率，為增強企業的核心競爭力發揮了積極作用。

一、辦公自動化的內涵與特點

1.辦公自動化的內涵

所謂辦公自動化主要是依托計算機技術、數據庫以及電子郵件等進行企業內部信息資源的傳遞與交換，進而實現信息共享，讓企業管理者能夠在比較短的時間內獲取想要的信息資源，提高企業信息的利用率，屬于科學化、高效率的辦公系統。通過運用辦公自動化系統能夠為領導決策服務，讓辦公操作變得簡單起來，進而實現企業科學化、無紙化以及自動化辦公的終極目標。

2.辦公自動化的特點

2.1功能全面而且實用。在設計辦公自動化系統的時候，基本上包含了企業辦公的多個功能，實現了多部門、多環節，各個功能之間能夠有機結合。但是，我們知道網絡系統的功能要實現完全自成體系幾乎不可能，因此把辦公自動化軟件融入到自己的體系中，才能更好的發揮其作用。

2.2操作相對簡單。辦公自動化軟件不需要用戶專門安裝專用的軟件，通過瀏覽器就能使用其功能，操作起來相對比較簡單易行。

2.3信息資源共享。不管用戶在什么地點進行辦公，都可以通過服務器以及web等連接起來，找出準確的數據和信息，突破了辦公的時間與空間限制。

2.4個性化設置。企業可以結合自身實際，通過服務器來設置企業logo或者機構組織等，要可以通過注冊的方式，設置使用人員的權限與角色，進而體現企業的特色。

2.5充分利用互聯網信息資源。辦公自動化系統為用戶提供的有知識庫，能夠自動收集和保存互聯網資源信息，企業可以整理這些信息中對企業競爭有利的數據來為企業決策服務。

二、辦公自動化在企業管理中的應用

辦公自動化在企業管理中的應用非常廣泛。就神華集團而言，通過建立神華集團協同辦公系統，包含以下幾個模塊：個人事務、公文管理、公共信息、綜合業務、系統管理、統一搜索，實現對神華集團公文及其他審批業務的統一高效管理。本文以其中幾項應用為例進行了簡要分析。

1.應用一：公文管理

作為企業辦公室工作的一項基本內容，公文管理的質量跟上級政策的貫徹執行成效有直接的關系。在辦公自動化系統中，公文管理主要包括公文的起草、流轉、審批和查看，主要是為了可以滿足企業發布和接收公文以及檔案管理的需求。在公文整理的時候，除了以上我們所說的基本功能，還有文檔檢索、編研等，能夠在保存了原來文檔的基礎上，進一步提升公文資料調用的成效。辦公人員在個人界面上通過發文管理對公文進行處理，起草人的發文會通過自動提交到主管人員界面，管理人員按照流程進行查詢，管理權責相對比較明確。而且辦公自動化系統中為發文人員提供了很多發文模板，還可以利用公文處理系統中的糾正錯誤的功能，迅速發現錯誤節約了糾錯的時間。此外，自動化公文處理軟件中可以設置很多保護措施，保障了公文的安全性。

2.應用二：督辦管理

對于企業來說，很多辦公室管理實務的分解與下達，還有領導意見的執行與跟蹤，采用傳統的電話以及郵件等形式的比較多，這樣的方式相對比較繁瑣，還占用了辦公管理者比較多的時間，管理者的角色挑戰比較大。因此，要重視辦公自動化在督辦管理中的應用。督辦管理模塊通過建立統一的任務督辦中心，對神華集團各類督辦任務進行分解，逐級下達，包含會議內容、領導交代的事項、本季度與本年度的工作計劃以及其他常規工作等，對這些督辦任務進行執行并實時反饋，對督辦的成果進行確認，進行全周期管理支撐。有效地固化了督辦事項的延期申請、終止辦理與變更等業務。同時能夠向管理層、決策層提供實時的、客觀的、體系化的督辦事項執行進展及關聯視圖，從而在很大程度上提升了企業的執行力，保障神華集團事務的開展。

3.應用三：會議管理

在辦公自動化系統中，會議管理模塊是其中一項重要的應用。通過辦公自動化能夠把人工記錄跟電子速記準確的結合在一起，還能夠運用網絡傳輸技術來開展電視電話會議，讓會議不再受時間與空間的限制，很大程度的減少了企業會議成本。在神華集團OA系統中有專業的會議管理模塊，它可以對整個會議進行統一組織和管理，不管是專題會議還是部門會議、管理層會議等都能融入會議的各環節、貫穿會議全過程，實現議題收集、議題提報、議題審批、議題清單、會議管理及議題權限內共享的固化，能有效減少藏匿于會議由始至終的各種會議成本，為辦會和參會人員提供極為實用的工作平臺。通過與OA公文管理、會議管理等模塊的集成，實現公文的自動化關聯議題、決策會議發起與議題的自動關聯推送、議題討論順序排序、會議紀要管理、會議室預訂、參會人員提醒等，全面提升管控效率，提升決策效率與效果。

三、提高辦公自動化在企業管理中的應用成效的舉措

1.轉變認識，提高應用成效

作為企業管理人員，要認識到辦公自動化在企業中的應用成效，是實現優質、高效管理的關鍵所在。進行科學有效的管理與規劃，對企業辦公自動化進行一個整體的布局，結合內部管理與外部需求，改變傳統的信息割據局面，實現企業管理各個模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高信息的準確率。因此，管理人員要轉變思想，對企業的辦公自動化狀況進行認真的分析，積極優化其中的關鍵流程。通過建立一支高素質、業務精良的辦公自動化工作團隊，在工作中樹立辦公自動化化系統理念。要強化工作人員的綜合素質，定期對他們開展辦公自動化的相關業務培訓，進而提高應用成效。endprint

2.改善應用環境，提高應用成效

首先，要在神華集團內部鼓勵員工信息資源共享，改變傳統的紙質媒介辦公流程下管理莫斯，這是企業在知識經濟時代持續發展的總要因素，建立學習性這種，注重團隊在辦公自動化領域的學習。其次，要注重辦公自動化的管理基礎。在引進了OA系統之后，企業的辦公通過進行網絡自動化傳輸功能，減少紙質辦公中出現的丟失、筆誤等問題，還節約了辦公成本。但是，辦公流程不再局限在簡單的行政事務，而是需要通過信息資源共享來提高企業協同運作成效，要不斷挖掘企業員工知識創造與轉換的能力。再次，要注重企業的信息積累過程，因為信息是辦公自動化系統的主要處理對象，通過不斷完善信息分析方法，提高企業辦公效率。

3.注重系統安全，提高應用成效

首先，要對辦公自動化程序的操作控制進行強化，這樣才能提高企業信息的準確性，盡可能的減少信息差錯的出現。管理人員要結合企業管理實際，在系統設計的時候制定相應的操作規范，包括設備操作的步驟與指令，還有遇到突發狀況采取的措施等。其次，要提高企業辦公自動化系統的安全性，要設定相應的人員操作權限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應的軟件來清理系統垃圾，為辦公自動化系統提供良好的運營環境，避免未授權人員進入系統產生不良行為的發生。再次，重視計算機上機操作與管理，制定相應的制度，要求工作人員按照制度來進行一些信息的錄入和整理，制定數據的備份方案。

4.順應發展趨勢，提高應用成效

辦公自動化在企業中的應用目的就是提高企業的內部管理成效，根據系統縱深化發展的需求，注重平臺化與智能化的發展。也就是說，平臺化就是在企業管理過程中，要通過辦公自動化系統逐步取消部門之間存在的障礙，建立協同化的辦公平臺。而智能化就是除了辦公自動化的基本功能，還要實現對信息的分析、歸納與比較，進而能夠做出決策，把所謂的“人”的因素體現到辦公自動化系統中。要順應企業管理中辦公自動化的發展趨勢，就要注重設計的人性化，從原來以業務為中心的設計思想轉化為以用戶為中心。結合國際化的辦公系統技術，方便使用和維護，融入知識管理理念，進而提高辦公自動化的應用成效。

結論

綜上所述，在企業管理中應用辦公自動化軟件能夠提高企業的辦公效率與信息效率，是企業信息化管理的一部分。因此，要深入理解辦公自動化的內涵與特點，結合企業實際來調整辦公自動化的應用環境，提高辦公自動化的安全性，順應未來發展趨勢，在減少企業管理成本的基礎上提高企業的管理成效，進而提高企業的整體競爭力。

參考文獻

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