論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

張明

摘 要：21世紀是信息世紀，信息作為一種無形資產加速了市場競爭，隨著人事制度改革的深入，各單位將信息作為競爭的戰略資源，企圖能夠通過高效的人事檔案管理和服務記錄存放人才人事材料信息，為單位鑒別、選擇人才提供真實可靠的材料。新時期，高校人事檔案管理面臨一些新問題需要解決，必須通過改革除去舊的陋習，才能推動高校人事檔案管理向前發展。

關鍵詞：高校人事檔案；信息化；集成管理；開放

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）09-0-01

一、高校人事檔案管理面臨的新問題

隨著人事制度的深入改革，各高校開始關注人才引進，部分高校的人事檔案管理開始實現了辦公自動化與信息化。在新時期，高校人事檔案管理仍然面臨一些新的問題。具體如下：

第一，“人檔分離”。所謂的“人檔分離”，在高校人事檔案管理中是指高校的干部人事檔案管理存在的人在單位檔案不在單位，或者是檔案在人不在。在激烈的市場競爭中，各企事業單位都在進行激烈的人才競爭，部分高校隨著辦學規模的擴大，不斷招聘新人，挖掘人才，導致高校之間、高校與科研機構之間的人才的頻繁流動。而有的高校為了留住人才，以 “土政策”重建人事檔案關系，出現擅自離崗的現象，最終出現了原單位有檔，而人卻在新單位。

第二，歸檔管理缺乏規范性和完整性。近幾年高校新引進了一些高層次人才，然而未能將這些高層次人才的檔案材料進行整理歸檔，缺少一些考核、學歷、職稱與工資變動等材料，也有因為管理工作人員的調動所導致的資料收集不完善、未及時歸檔等問題，導致高校人事檔案資料缺漏。

第三，材料標準的不統一導致難以立卷歸檔。在《干部檔案工作條例》中明確規定了統一使用16開辦公用紙登記干部檔案材料，然而在辦公自動化信息化的趨勢下，檔案材料的存檔已經變成了國際標準的A4型紙，當前普遍使用的A4型紙和16開紙紙的不同必然影響存檔的原始性，對兩種紙檔進行裝訂容易造成檔案內容超出裝訂線。為解決這一問題，檔案管理工作人員會放大16開紙，并通過“縫補”措施將其和A4型紙裝訂在一起歸檔。

第四，信息化的檔案管理方式缺乏局域網內的系統銜接共享，導致部分高校還在采取傳統的手工操作來管理人事檔案。當前高校原本可以利用計算機網絡和信息技術實現人事檔案信息數據的共享，然而高校還未建立館內局域網和相應的網站，檔案信息數據庫的信息錄入存在困難，導致人事檔案資料以紙檔存放。一旦要對檔案資料進行查詢翻閱，其工作量大，歸檔也易出錯。在傳統檔案管理中的重收集輕開發利用的檔案信息管理模式顯然滯后于信息化世代的管理需求。此外，高校中有多個部門，多數管理各自為政，沒有對信息資源進行系統整合，影響信息傳遞的不便和溝通不暢，信息交換壁壘阻礙了高校人事檔案管理，無法有效傳輸檔案信息和對檔案信息進行整合。

二、高校人事檔案改革路徑

根據前文所述問題，當下高校人事檔案改革需要從以下方面著手：

第一，科學分類，編排有序。在傳統的人事檔案中，會對檔案進行分類管理，分為干部、工人、學生等三類檔案，而高校也采取分類檔案管理辦法，讓其它二類檔案管理借鑒干部檔案管理辦法來實施。在人事制度改革背景下，高校檔案管理分為了管理員、專業技術員、工勤人員三類管理，而傳統人事檔案管理中的干部、工人兩類管理被拋棄。新時期，高校的人事檔案管理是根據《干部檔案工作細則》以及高校人事檔案新特點采取的分類管理，由專門的部門和管理人員負責人事建檔管理，使得高校人事檔案材料能夠及時、如期、定向進行追蹤、收集和分類裝訂歸類管理。人事檔案材料收集工作有專門的制度、工作人員、專門的部門進行管理，做到了人事檔案材料的科學分類和有序編排。

第二，推進檔案管理信息化建設速度，培養檔案管理人才隊伍。新時期，各單位都在建設信息化的自動辦公，而檔案管理也同樣如此，這就要求學校領導重視檔案信息化建設的同時，要確保檔案信息化管理人才也能跟上相應的步伐，培養一支檔案人才隊伍，是高校做好人事檔案管理的重要保障和前提。信息化檔案管理系統的管理與傳統檔案管理有極大的區別，并非只有看家守攤的能力即可，而是需要管理人員對檔案信息進行優化、高效管理。

第三，將各部門各系統的的信息資源進行整合，實現信息共享，只有這樣才能促進檔案信息管理的真實完整。對于檔案信息化建設與管理需要長時間持續維護，高校中的眾多單位和部門應該進行協作，整合數字資源，重新建設可集成的人事信息系統。新的人事信息系統能夠將各部門單位之間的溝通與協作提供保障，打破各自為政的管理壁壘，讓校園內的一卡通、網絡、入學、離校、人才招聘與考評等，都能實現信息共享。此外，需要強化教職工的檔案意識，使得檔案材料真實可靠，能夠安裝規定及時歸檔，對于那些弄虛作假的失真檔案，最終會使得檔案失去其社會價值，破壞社會公共利益。需要加強監管檔案管理，以責任制度化的方式嚴格監督檔案管理，確保管理的公開透明真實性。

第四，轉變傳統的封閉式管理為相對開放的管理，樹立人本理念與服務意識，適當地為公眾師生提供個性化的服務，創新人事檔案文化產品，采取動態服務模式主動采集檔案信息，提升檔案管理水平。

第五，通過采取集成管理模式，提升檔案信息的價值。集成管理模式能夠將校園系統內的各部門的信息進行整合，從而重新歸類整理信息資源，優化檔案信息結構，方便用戶使用，這種管理模式極大地提高了檔案信息的管理效率。高校在建設數字化環境中所應用的網絡通信技術正是高校人事檔案信息網絡系統所需要的基礎性的保障技術，建設檔案信息系統進行檔案管理，正好融合于校園數字環境建設中，方便對人員進行信息檢索與查詢，制作表格名冊等。

結語

綜述，當前高校校園已經普及了數字環境建設，信息化、辦公自動化也得到了普及，高校再采取傳統的封閉式的人事檔案管理已經不適應時代，必須要改變傳統的低效的人事檔案管理方式，推進檔案管理信息化建設速度，培養檔案管理人才隊伍，整合各部門各系統的的信息資源，實現信息共享，提升檔案信息管理的效率和水平，應時代要求，還可以創造性地推出人事檔案文化產品，為人事實現個性化的檔案服務。

參考文獻

[1]王燕. 高職院校人事檔案信息化管理研究[D].山東大學，2014.

[2]王曉波. 數字化背景下高校人事檔案管理研究[D].南京大學，2012.endprint