事業單位檔案管理升級規劃探討

高秀波

摘 要：檔案主要是整理、記錄能源局沼氣農戶信息，以便后期更好的整理與指導單位的發展。在社會的不斷發展和改革開放的政策下，檔案管理有了更高的要求，只有通過創新升級才能更加完善對沼氣農戶信息的管理，從而充分發揮能源局的作用，在檔案管理中存在許多的問題，如何改善這些問題，升級檔案管理規劃，本文來具體分析。

關鍵詞：能源局 沼氣農戶 檔案管理 升級規劃 探討

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）09-00-01

一、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案的管理方法落后

在檔案管理中，由于對工作的不重視，較少的資金投入，影響檔案管理的條件，檔案所存放的房間比較簡單，柜子各種各樣，有時會和別的物品放置在一起，導致沒有整齊性可言。簡陋的房間里各種防火防潮措施不完善，保證不了檔案管理的物理環境。單位管理檔案方法落后，不恰當的調用方式和閱讀方式造成了檔案紙張在不斷地閱讀中發黃褪色以及字跡模糊的現象，直接關系到檔案的完整性。有的由于防范不到位直接造成檔案部分受損或遺失的現象，直接影響到單位的安全管理與信譽問題。

2.檔案管理人員的素質問題

檔案管理是一項非常嚴肅的政策工作，管理人員需要具備一定的專業素養，在人力上需要有一定的投入來更好的管理這些檔案。但在目前大多數的事業單位里，受體制改革等因素的影響大量縮減員工數量，在檔案管理方面的人員因此少之又少，許多在職管理人員在管理檔案的同時還要管理其他工作，年老的檔案管理者雖然只專心做這一門工作，但其思想和管理水平跟不上新時代的發展，有的員工對檔案管理工作沒有足夠的認識，行事也只是草草了事，不利于檔案的管理。

3.檔案管理信息化程度低

在信息化飛速發展下，計算機對檔案管理有著深刻的影響，檔案管理系統的使用得到普遍化的發展。但是在計算機管理系統中，還有許多技能沒有被挖掘出來，目前只是簡單地將個人信息和目錄進行歸納，查找檔案等還是手動尋找，沒有實現真正的無紙化管理。這樣浪費了許多時間，不利于提高工作效率。

4.檔案管理利用率低

在檔案資料中有許多可行的方案可以被再次使用，雖然有很多部門已經提高檔案的利用率，但是實施的效果與預想還相差很遠。如在沼氣用戶信息中對于某些可用的沼氣方案，這不僅反映了對能源的有效利用，也能幫助人們在管理的過程中發現其中的問題，并找出相應的辦法去應對，為沼氣能源管理工作的發展做有力的保障，管理人員在收集檔案的過程中將這些有用的信息對檔案進行歸納總結，并加以充分利用，這對于事業單位檔案管理十分有效。

5.對檔案管理沒有足夠的重視

檔案管理不易取得明顯的成績，需要人們默默無聞的付出，有很多人認為檔案的管理是抄寫保管性的工作，只要不丟失和泄密就不會造成什么嚴重的影響，同時認為檔案管理不會對公司有經濟上的利益，所以許多單位在根本上不會重視檔案的管理，雖然有的單位會有專人負責檔案管理，但對其沒有一定的財務保證，導致在工作的實施方面還是存在著多方面的缺陷，檔案管理就無法在必要的時候體現自身的價值。

二、檔案管理升級規劃

1.提升檔案管理水平，加強組織力度

時代在不斷進步，檔案管理的水平應該與時代同步，實現現代化的檔案管理。除了將房間設備進行改善外，應該運用科學的手段去保證檔案不因為外界的變化造成其本身紙質和字跡的變動。每個部門的檔案管理部應該根據各單位的文獻等方面對檔案進行分方向管理，有規律有秩序的系統性管理檔案。分清檔案的先后主次，將每片沼氣的情況做不同的整理，將資源做最大程度的利用。

2.提升檔案管理的信息化建設水平，加大投入

計算機技術對生活有方方面面的影響，在檔案管理方面也有了多方面應用，為了方便檔案的讀取與查找，對計算機應該有更多的認識，利用掃描儀和相機將檔案的文字等資料通過計算機轉換為數據模式，實現紙質與電子檔案共存的模式，計算機數據庫與搜尋技術的應用對檔案資源共享有促進作用。計算機技術在檔案管理因為技術的原因會造成存儲或其他方面邏輯關系的不穩定，從而出現檔案丟失的現象，嚴禁對待檔案用戶的授權，對不同級別的檔案進行不同的加密，避免文件的損壞或者不法分子盜取檔案信息進行非法操作。在管理中出現問題應及時的修補漏洞，建立檔案管理系統自身查找和修補漏洞的功能，方便系統進行日常維護和修補。

3.對管理人員進行培訓，提升素養

檔案管理是一項保密性的工作，檔案管理人員需要選用政治思想高、有責任性的人來擔當，對他們進行定期的培訓，提高他們的整理水平和自身素質。管理者必須熟悉自己的工作業務，熟練的運用計算機技術，可以在檔案管理部門內建立相應的獎罰制度，豐富他們的日常生活，組內員工相互監督，重視檔案管理工作，個人承擔自己的業務不再一人多職。

4.加強檔案服務管理工作，提高使用率

我們可以改掉以前等著別人來查找檔案的工作方式，讓別人變成自己，主動查找檔案中有用的文獻信息，在管理好自己部門檔案的同時，對于不屬于保密級別的檔案可以與部門進行資源共享，各取所需，對人民提供可靠的沼氣信息，為社會民眾的能源利用事業做貢獻。對于有經濟價值和探索價值的文獻，可以通過有償下載、出版書籍、雜志等方式拓寬服務的路徑，實現檔案信息的終身價值，為能源局的發展做貢獻。

5.健全制度，加強組織與領導

各方面活動的展開都要有組織紀律，檔案管理也是如此。沼氣信息關系部門應該以國家相應的規章制度為依據，建立自己的規章制度，制度的建立需要合理合法，公平公正，切合實際，對員工和領導都已一定的制約作用，方便局內的管理。局里需要重視起來沼氣信息檔案管理工作，可以成立相應的小組，不定期的進行工作檢測，及時發現工作問題并找出應對措施。檔案工作一直以來得不到重視，工作遠遠達不到理想效果。

結語

檔案管理工作需要適應現代的發展，充分利用科技化的手段去提高工作效率，其中需要對檔案管理中存在的問題進行充分的了解，因地制宜，找到相應的解決措施，將檔案管理不再只是對自己部門有利，要學會資源共享，服務人民，服務社會。

參考文獻

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