加強合同管理提升物資管理水平初探

張帆

【摘 要】企業的管理水平影響著企業的生存和發展，高水平的企業管理能最大程度發揮企業每一位員工的作用，并能提高企業的工作效率，進一步降低企業生產成本。合同管理與物資管理是密切聯系的，兩者有著不可分割的關系。在合同管理中必然涉及到物資方面的合同，在物資管理中“合同”貫穿始終。不可否認，加強合同管理對于企業提升物資管理水平是具有積極意義的。根據企業當前合同管理的普遍現狀，研究加強合同管理的辦法，期望能為企業提升物資管理水平提供有益的助推劑。

【關鍵詞】企業；合同管理；物資管理

一、加強合同管理，提升物資管理水平的必要性

合同管理是企業管理中重要的一部分，通過有效管理合同能對企業的其他管理工作產生促進作用。特別是一些大型國有企業，每年完成的合同量巨大，物資采購、使用、儲備的壓力也大。企業有關物資的經濟活動是從合同中體現出來，合同管理的加強能對企業所需的物質采購、使用、儲備行為進行優化，這種優化是以合同為基礎的。加強了企業的合同管理工作，在一定程度上能提高企業的物質管理水平，這對于企業節約成本，提高管理效率，最大程度利用企業資源都是有益的。因此，加強合同管理，提升物資管理水平是現代企業更好立足于本行業的迫切的需求。

二、關于加強合同管理，提升物資管理水平存在的問題

（一）缺乏完善的合同管理工作制度，對物資管理水平的提升形成一定制約

從根本上來說，合同是反映企業經濟活動的文本，合同是具有法律效力的，從其簽訂到履行再到完成，所涉及的每一個部分都有很多法律問題。因此，合同簽訂、履行、完成需要有一個完善的合同管理工作制度來作為保障，以此來避免在合同進行中某個環節出現失誤，有效規避了可能性的損失和風險。從當前的情況來看，大多數企業都制定了相應的合同管理工作制度，但是從實際效果來看，制度的實施仍不夠理想。有些企業現在所實施的合同管理工作制度已經不是用于當前大環境，急需完善。由于缺乏完善的合同管理工作制度，對物資管理水平的提升形成了一定的制約。

（二）一些企業仍使用落后的合同管理方式和方法，不利于物資管理效率提升

一個企業的發展，離不開企業管理方式和方法的發展。一些企業，特別是發展時間長的企業容易存在延續落后管理方法的現象。從合同管理方面來看，一些企業仍使用落后的合同管理方式和方法，合同管理的信息化程度不高，許多合同還是以文本存檔的方式存在，還未轉化為信息數據保存。同時，物資合同管理等一些合同的合同量巨大，管理難度很高，在信息化程度不高的合同管理方式下，管理效率低下。一些物資管理合同需要公開至相關部門的，由于合同信息共享性不足，這使得合同的履行效率不高，對物資管理效率提升也是不利的。

（三）由于企業合同管理機構和專業人員方面存在不足，影響了物資管理工作開展

當前，企業的合同管理面臨著機構和專業人員兩方面的問題，一是一些企業缺乏強有力的合同管理機構，二是企業的合同管理人員的專業性有待提升。首先，一些企業中合同管理機構的職能未充分發揮出來，執行力不強、權威性不足，甚至一些企業缺少專門的合同管理機構，這導致合同管理工作不能集中在某一個機構統一而規范地開展，導致合同管理工作分散。其次，由于合同管理是一項專業性較強并且復雜的工作，因此，合同管理人員必須具有較強的專業知識和專業素養。在長期合同管理工作的不重視企業中，缺少相應的人才，對于一些管理層及較多的大型企業來說，專業人才仍是缺乏的。

三、如何通過加強合同管理，提升物資管理水平

（一）以完善的合同管理工作制度為基礎，提升物資管理水平

物資管理的整個流程中都必須貫穿“合同”，比如物資供應合同、物資采購合同、物質資設備合同等等，物資管理水平的提高必須以完善的合同管理工作制度為基礎。一方面，企業需要構建合同管理工作制度，并根據企業的現實情況，借鑒其他企業、國外先進的合同管理工作制度，改變當前的工作模式。另一方面更需要完善整個制度中的各項流程，特別是合同審查流程。企業采購物資管理工作中，合同管理的一項重要內容就是加強對合同的審查，保證合同的簽訂以及內容是符合企業發展所需的，并且它的執行也是符合相關發展規定的，這對于企業的一些重大型物資采購合同來說尤為重要，因為這類一般涉及到的金額都比較大，對于企業的發展影響也很大，因此，對于企業來說就必須重視它的合同管理工作，對合同中的各項內容設定都有嚴格的審查，必要時還可以由專業化的法律顧問介入其中，減少因為合同所產生的糾紛現象發生，從而維護企業的自身合法利益。[1] 合同管理工作制度的完善，帶來的是合同管理流程的規范化，這對企業提高物質采購的質量，減少物資管理的合同風險，強化物資相關合同內容的把控都有積極意義。

（二）以信息化的合同管理為補充，提升物資管理水平

對于一個企業來說，只要在合同管理上下足夠的功夫，并且能夠規范并科學地進行合同管理，那么這些工作對企業物資管理水平的提升必然是有促進作用的。企業的合同管理要逐漸向信息化的方向發展，進一步去提高物質管理效率，在高效率的基礎上提升物資管理水平。例如充分使用ERP管理系統，將客戶、項目、庫存和采購供應等管理工作集中到一個平臺來開展，國網湖南省電力公司對此做了有益的嘗試。為減少各單位的工作量，合同管理人員加強與物資計劃部門聯系，超前了解每個批次計劃上報情況，積極關注每批次招標進度，主動協調回傳中標結果，提前從國網電網公司MDM平臺下載新中標供應商，及時在ERP系統創建供應商，為各單位在ERP中創建訂單提供保障，確保合同及時、準確簽訂；同時優化業務流程，把多年來由各單位報送合同審批表轉變為通過 ERP系統導出數據編制審批表，既減輕了工作量，也達到對ERP系統數據進行校驗的作用。[2]這對提升企業物資管理水平有著積極意義。

（三）以堅實的合同管理機構和專業人員為依托，提升物資管理水平

提升物資管理水平，企業需要以堅實的合同管理機構和專業人員為依托。首先，企業應設立獨立性較強的合同管理機構，統一開展企業的合同管理工作，對于大型企業，需要分層級設立相應的合同管理機構，使得合同管理工作落實到部門，落實到個人。其次，要引進和培養專業的合同管理人員，不僅在招聘時就有針對性的補充到合同管理的隊伍之中，還應該在企業內部多開展合同管理的業務培訓，提高合同管理人員的專業素質。最后，合同管理機構和專業人員應有狠抓合同審核的意識。在物資合同方面，主要就資金來源和合法性開展審核。加強資金來源的審核，簽訂合同必須有年度或月度計劃，沒有計劃的，必須要有計劃變更的審批，這種做法與企業的生產經營計劃緊密結合，是合同管理與經營管理相融合的典型表現，同時，加強合同合法性審查，合同合法性審查的內容有：主體是否合法，內容是否合法，標的是否合法，意思表示是否真實，條款是否完備，文字表述是否規范，審批手續和形式是否完備。[3]以堅實的合同管理機構和專業人員為依托，提升物資管理水平。

四、啟示

在當前經濟新常態的大背景下，企業管理被提到了一個新的高度。如何加強企業的合同管理，提高物資管理水平，成為了越來越多企業考慮的問題。在合同管理和物資管理不可分割的基礎上，企業需要從合同管理工作制度、合同管理的信息化、合同管理機構和專業人員為切入點，進一步以合同管理促進物資管理的發展。

【參考文獻】

[1]吳秦文.規范合同管理提升物資采購質量[J].科技資訊，2015，26：121-122.

[2]邱愛軍；劉婉瀾.運用信息化手段，提高物資合同管理效率[J].科技信息，2013，36：21-23.

[3]程先民.加強合同管理，規避經營風險[J]. 財會研究，2011，09：23-26.endprint