房地產檔案信息建設中的若干管理問題

黃艷

摘 要：本文主要探討當前房地產檔案信息建設中存在的收集面狹窄、方式單一和對紙質載體外的其他載體形式不夠重視以及房地產檔案鑒定工作不到位等管理問題，并針對這些問題提出相應的對策建議。

關鍵詞：房地產；檔案信息；管理問題

房地產檔案信息的內涵可以歸納為在房地產交易及登記管理工作中，在申請、管理、審批、收費、發證過程中形成的紙質介質為主的多種載體的房地管理捜案資料信息。房地產檔案一般都是永久或者長期保存，它形成的擋案信息能夠為城市房地產規劃、發展提供第一手的資料信息數據。房地產檔案信息是最重要的房產登記確權證明資料信息，在房地產相關的法律、財產問題中起到不可替代的證據資料作用。但長期以來，房地產檔案由于保管形式單一，保密和安全要求高，所具備的房地產信息服務和共享的功能一直未能有效利用。房地產檔案信息目前一般都只是用于房地產管理主管部門業務工作內部査詢及向相關的利害關系人、產權人以及司法部門提供信息查詢服務。為提商部分城市市房地產檔案管理部門信息服務水平，需要調査、分析房地產檔案及信息管理現狀，并在以下方面做一些工作，一是規范檔案信息管理行政行為，二是提髙房地產檔案信息利用率和檔案信息的準確率，三是提升房地產檔案信息系統化查詢利用和服務水平。四是在保證檔案安全和保密的前提下提高檔案信息共享利用水平，為相關政府部門及政府領導提供房地產市場信息決策支持。

1 房地產檔案信息建設中的管理問題

（一）收集面狹窄、方式單一

由于房地產市場行為日益活躍，各種房地產產權交易、登記活動都會形成房地產檔案信息資料，房地產登記業務類型也越來越多，越來越復雜。一些新的業務發生相比轉移登記、抵押登記要少很多，但是送些登記業務也是檔案信息資料收集整理的重要方面。目前檔案信息資料的收集整理基本上都是依靠房地產化務主管單位在工作過程中形成的資料形成房地產檔案信息，未能滲透到登記的前后業務流程中，如在登記前的房地產項目工程檔案和項目手冊信息，登記之后的房屋拆迂信息，這些都需要相關信息收集主體為依據形擋案信息，最后再根據這些檔案信息的收集、整理形成覆蓋房產權業務過程的房地產檔案信息。

（二）對紙質載體外的其他載體形式不夠重視

隨著信息化技術手段的應用，檔案載體形式多種多樣，主要包含：紙質、影像、光盤、文字信息、圖像等。但是，目前主要仍然以傳統紙質檔案載體為重點，其他載體形式并未得到有效利用。各種介質都具備各自特點、優勢，如果能很好使用，能夠極大提高管理工作效率。但在實際工作中，目前收集整理的檔案信息主要集中于紙質檔案和檔案電子化掃描形成的圖像檔案信息。實際上，其他載體形式檔案資料信息也十分重要，如在房產項目預售時提交的房產總平面矢量團，房產項目測繪形成的房產分層、分戶矢量圖。由于部分城市市在前期管理中未能重視這些矢量圖紙的整理和保存，造成在房地產登記管理工作中需要這類測繪信息時，只能重新測繪或重新收集整理，代價很大。

（三）房地產檔案鑒定工作不到位

一方面，由于房地產行業主管部門目前對于房地產檔案的保管期限一直沒有一個統一的規定。因此，目前各類房地產檔案都是永久保存。實際上，一部分己經注銷失效的檔案完全可在保管一定時期后配合電子掃描檔案，對紙質檔案予以銷毀。另一方面，由于在檔案工作中常常忽略了檔案鑒定工作，存在著重復提交的資料、不需要提交的資料還被整理進檔案的情形，這些都對檔案利用工作起到了負面作用。因此，需要依據房地產檔案鑒定的職責、任務，理順整理各環節流程，規范開展鑒定工作。

2 進一步加強檔案建設和管理工作的建議

（一）規范房地產擋案僖息載體的收集整理

由于各地房地產政策法規不同，造成各個時期房地產檔案資料歸檔范圍不同。需要準確全面的收集整理檔案資料，才能在后續工作中能夠有效利用檔案資料。為了保障房地產檔案的規范、可用，建議將以下資料歸入房地產檔案中：主要包括：1.房地產權利人證明文件，2.房地產權屬登記確權審批文件；3.房地產各類登記業務辦理相關部門的證明文件；4.房屋相關的上地登記確權信息；5.房產項目測繪信息，包括=產籍圖、分丘圖、分層圖和分戶圖；6.登記工作中形成的申請表、審批表、收據、存根等資料；7.權屬情況證明資料，如房屋所有權證、土地使用權證；8.其他有關房地產權屬的文件材料等等。

應確保房地產檔案的真實性。房地產登記管理部門需要在登記事項申請資審核階段就仔細旅行資料核對工作，需要在相關審批或材料齊全，登記狀態滿足登記要求的情況下才接受業務辦理文件資料。在接受文件資料時候，要仔細查驗。

在一部分業務中需要配合進行外業調查和進行筆錄詢問。如果在辦理過程中發現缺少必要資料時，需要及時告知業務申請人員，如業務特殊，需報請相關分管領導批示或召開專項會議確定是否能夠辦理。作為房產鞋案管理部門，還需要根據業務辦理情況，及時將辦理結果資料及時存入檔案，保證檔案全面、準確。

（二）拓寬房地產檔案栽體的形式

在信息社會的今天，檔案載體形式不能僅僅只依靠實物檔案資料的形式，需要拓寬檔案資料載體形式范圍。在現在信息消費的引導下，房產檔案信息資價值凸顯，只有依靠信息化手段才能更好發揮這些信息的價值。建議在檔案載體類型上可以增加其他載體的并加強這些新形式載體利用和管理。如，項目建設期間建設檔案可以適當收集擋案的照片、聲像資料。規劃階段增加各類規劃圖紙電子文件的歸集。在預售階段對預售項目采集圖像、資料信息以確定其是否達到預售條件。各類電子載體形式的檔案資料具有零成本傳輸共享、傳輸準確、內容豐富生動的特點，可以充分體現房產的狀況。

（三）加強房地產檔案鑒定工作

房地產檔案鑒定具有十分重要的意義，目前由于鑒定人員的缺乏，部分城市地產檔案鑒定工作開展步伐緩慢，在檔案中時常出現缺件、或重復件的情況。檔案鑒定工作可以減少搜案問題，提髙檔案的質量，優化檔案歸類方式和檔案管理層次，提高檔案檢索效率并間接降低了擋案管理成本。由于針對房地產檔案的鑒定工作，目前沒有具體可以執行的標準規范，只能依據國家檔案管理的檔案歸檔范圍、保存期限等原則和要求，結合部分城市市房地產檔案管理工作實際，制定符合本地管理要求的涉及檔案歸檔范圍、保管期、整理、立卷上架等工作內容的地方性規范文件。房地產檔案鑒定工作就可依據這些規范文件可序、有序開展，通過鑒定工作形成規范、優質的部分城市市房地產管理擋

3 結束語

房地產檔案信息在房地產行政管理、產權交易、司法協助、房產檔案信息享交換等工作中起著至關重要的作用，隨著房地產市場的日益活躍，對房地產檔案信息管理工作的要求也越來越髙。目前，全國的不動產登記工作正全面展開，房地產檔案信息管理工作者應抓住這一歷史機遇，推進房地產檔案管理體制改革工作。制定和完善房地方地產檔案信息管理標準和規范，指導房地產檔案管理工作。進一步加強房地擋案管理內部工作，拓寬檔案載體形式，加強鑒定工作，提高房地產檔案質量。與當前大數據、云存儲和地理信息管理等先進信息化手段相結合，進一步完善房地產檔案信息管理系統建設。以“政府信息公開”為指導，以信息消費為契機，在政策法規允許的前提下提供更多針對房地產檔案信息的信息產品和信息服務。提高檔案信息管理工作人員綜合素質，更好為房地產管理及人民群眾服務。

參考文獻

[1]姜浩.提升房地產檔案管理水平研究[J].蘭臺內外，2015，（05）

[2]杜海.信息時代房地產檔案管理[J/OL].電子技術與軟件工程，2014，（20）：endprint