當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考

王冬梅

摘 要：在企業(yè)的日常管理任務(wù)中，檔案管理雖然是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但其在各方面保障著企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。在本文中，作者首先簡單地分析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀，并且簡明扼要地闡述了信息化檔案管理的特點(diǎn)，同時(shí)提出做好當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)信息化管理的建議和看法，為企業(yè)做好檔案信息化工作提供了借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化建設(shè)；特點(diǎn)；管理對(duì)策

1 前言

企業(yè)檔案管理保障著公司各項(xiàng)工作順利開展，對(duì)于提升企業(yè)管理水平和服務(wù)質(zhì)量都有著十分重要的意義，而且隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理已跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，尤其是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給檔案管理帶來了很多變革，因此積極思考加強(qiáng)新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理信息化建設(shè)帶來了很多機(jī)遇和便利，也帶來了挑戰(zhàn)和難題，本文就以此問題為研究對(duì)象，對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析，并積極提出大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施，力求企業(yè)檔案管理更好地為企業(yè)管理服務(wù)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)具有一定的參考價(jià)值和借鑒意義。

2 企業(yè)信息化檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

2.1 實(shí)現(xiàn)管理一體化的模式

目前多數(shù)企業(yè)檔案管理是把處理完畢的有保存價(jià)值的文件材料通過檔案管理系統(tǒng)電子平臺(tái)及紙質(zhì)移交兩種方式進(jìn)行歸檔。檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅可以做到對(duì)所有文件的歸納、整理和分類，還能將不同的內(nèi)容做不同的整理，最終歸檔到檔案數(shù)據(jù)庫。同時(shí)建立檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)其他管理信息系統(tǒng)的接口，如：人力資源管理系統(tǒng)、生產(chǎn)MIS管理系統(tǒng)、燃料智能化管理系統(tǒng)等，各個(gè)業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理完成后，自動(dòng)歸檔到檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息一體化管理。

大數(shù)據(jù)時(shí)代促進(jìn)了檔案管理工作的高效進(jìn)行。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和先進(jìn)的檔案管理軟件的運(yùn)用，大大的提高了檔案立卷歸檔、數(shù)據(jù)錄入、檢索、分析和利用等方面的工作效率，相比傳統(tǒng)的手工工作，檔案管理效率和質(zhì)量大大提高

2.2 實(shí)現(xiàn)了檔案文件的快速存儲(chǔ)與便利檢索

自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得各個(gè)部門的相關(guān)文件隨時(shí)都可以以電子版的形式存儲(chǔ)到服務(wù)器上，將各類文件的文檔進(jìn)行電子掃描也可以做到完整的存儲(chǔ)，當(dāng)相關(guān)的人員需要查閱文件時(shí)，只有通過系統(tǒng)的驗(yàn)證，就能登錄系統(tǒng)并對(duì)所需要的文件進(jìn)行查閱，給企業(yè)呈現(xiàn)的是最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.3 實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的自動(dòng)化

企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)管理中，主要包括收集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、分析及提供利用等工作，這些都要求相關(guān)管理人員定期或不定期的來進(jìn)行錄入、編輯、掛接、登記、統(tǒng)計(jì)、分析等，但當(dāng)我們開發(fā)及使用檔案信息化系統(tǒng)以后，這些工作都可以由信息化系統(tǒng)自動(dòng)完成和實(shí)現(xiàn)，這樣就能提高檔案管理及其各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的效率。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展到今天，是信息科學(xué)技術(shù)和社會(huì)不斷進(jìn)步的必然結(jié)果，同時(shí)也是企業(yè)不斷提高自身管理能力的重要舉措，在此形勢下，我們對(duì)企業(yè)檔案管理如何進(jìn)一步加大信息化建設(shè)提出了以下幾點(diǎn)對(duì)策。

3.1 構(gòu)建基于云計(jì)算的檔案管理系統(tǒng)

要想進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作，構(gòu)建更先進(jìn)、更便捷的檔案管理數(shù)據(jù)處理平臺(tái)是必不可少的，并配置相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，這是加快企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的必要措施。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為檔案管理提供了新思路、新方法，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以基于云計(jì)算的角度對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，基于云計(jì)算的檔案管理系統(tǒng)具有存儲(chǔ)容量大、分析能力強(qiáng)、響應(yīng)速度快的特點(diǎn)。同時(shí)，云計(jì)算也是一種全新的資源提供模式，將分布式計(jì)算、并行計(jì)算與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動(dòng)化管理和配置，提高檔案資源的利用效率，降低檔案破損率。云計(jì)算的響應(yīng)速度快，還具有“資源共享、按需服務(wù)、快遞交付”三個(gè)特征，筆者認(rèn)為，這樣能夠有效提高檔案管理的效率，是企業(yè)檔案對(duì)大數(shù)據(jù)沖擊的有力回?fù)簟?gòu)建基于云計(jì)算的檔案管理系統(tǒng)，其存儲(chǔ)容量、分析能力、響應(yīng)速度是以往無法想象的，為信息存儲(chǔ)、信息分享、信息發(fā)掘提供了解決思路，且構(gòu)建成本相對(duì)可控。

3.2 做好企業(yè)檔案管理的總體規(guī)劃和布局

建立企業(yè)集團(tuán)總體的檔案管理數(shù)據(jù)庫，然后根據(jù)集團(tuán)所屬單位的產(chǎn)業(yè)類型、區(qū)域等的不同建立分類數(shù)據(jù)庫，企業(yè)集團(tuán)在建立總檔案庫的情況下根據(jù)所屬單位的具體情況建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，做好總體的規(guī)模、資金、權(quán)限等方面的規(guī)劃和布局，并建立完善的交流溝通機(jī)制，促進(jìn)行企業(yè)集團(tuán)各單位之間的檔案信息資源的交流和共享。并保證資金和技術(shù)的投入，為檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施、技術(shù)、人才提供一定的基礎(chǔ)和保障。

3.3 加快專業(yè)管理人員的培養(yǎng)

以前的檔案管理不能得到快速發(fā)展的重要原因之一，在于缺乏檔案管理的專業(yè)性人才。檔案管理一旦實(shí)現(xiàn)信息化就需要各個(gè)方面的人才，例如數(shù)據(jù)處理人才、系統(tǒng)維護(hù)人才和計(jì)算機(jī)軟件、硬件人才等，這是因?yàn)闄n案管理的信息化建設(shè)需要對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，而且對(duì)于檔案的管理也有了更高的要求，因此我們發(fā)現(xiàn)單一的檔案管理業(yè)務(wù)人才已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案管理的需求，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，還應(yīng)不斷地培養(yǎng)專業(yè)性人才，以此來保證檔案管理工作合理有序地進(jìn)行，這樣才能不斷地提高檔案管理的工作效率和業(yè)務(wù)水平。具體可從以下幾方面著手：第一，加強(qiáng)特定技術(shù)的培訓(xùn)。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，定期培訓(xùn)Hadoop等大數(shù)據(jù)平臺(tái)使用方法，以掌握數(shù)據(jù)分析的理論、方法和工具。第二，加強(qiáng)和各大專業(yè)院校合作。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)專業(yè)人才的需求越來越大，要想從根本上解決，必須加強(qiáng)與高校的合作，高校可適當(dāng)增加數(shù)據(jù)分析相關(guān)專業(yè)和相關(guān)教學(xué)，如MapReduce等，為企業(yè)輸送專業(yè)人才。

3.4 加強(qiáng)安全措施，加大保密技術(shù)和建立健全企業(yè)檔案管理安全制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，在給社會(huì)各領(lǐng)域、各行業(yè)帶來了極大便利的同時(shí)，也埋下了安全隱患。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)掃清了大數(shù)據(jù)處理的部分障礙，大數(shù)據(jù)漸漸成為各企業(yè)的核心競爭力，但如何保證大數(shù)據(jù)資源的安全，依然是企業(yè)面臨的重要挑戰(zhàn)。企業(yè)的核心數(shù)據(jù)一旦被泄露，必將給企業(yè)造成巨大損失，甚至是致命一擊。企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)管理，不僅是管理問題，也涉及企業(yè)能否走得更高、更遠(yuǎn)。因此，企業(yè)構(gòu)建基于云計(jì)算的檔案管理系統(tǒng)后，要加強(qiáng)安全措施，加大保密技術(shù)和建立健全企業(yè)檔案管理安全制度，既要從技術(shù)上保護(hù)數(shù)據(jù)，以及檔案信息監(jiān)管技術(shù)的研發(fā)和運(yùn)用，確保信息安全，又要加強(qiáng)信息保護(hù)制度建設(shè)，從而杜絕企業(yè)核心信息的丟失。

企業(yè)檔案管理安全制度主要包括以下幾方面：第一，建立機(jī)要信息保護(hù)制度。機(jī)要信息保護(hù)制度包括識(shí)別機(jī)制、企業(yè)機(jī)密區(qū)域、機(jī)要信息加密、禁入?yún)f(xié)議、保密條款，防止機(jī)要信息被涉密人員和管理人員泄密。第二，信息資源共享制度。信息資源共享時(shí)極易出現(xiàn)安全問題，要根據(jù)信息重要性設(shè)置密級(jí)，控制非高級(jí)管理人員的使用權(quán)限。第三，信息審計(jì)制度。嚴(yán)格限制信息審計(jì)與監(jiān)控，定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和安全評(píng)估。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們不難發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜并且極具挑戰(zhàn)性的工作，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不斷完善是必然結(jié)果，企業(yè)檔案管理信息化也是信息化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給檔案管理帶來了極大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，積極采取大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的有效措施，全面促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。

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