高職財務檔案管理問題淺析及對策研究

孫可畏+李金博+王娜

摘要：財務檔案是高校財務工作中的重要一環，也是最容易被忽視的一環，財務檔案管理水平的高低決定了財務及學校各項相關工作的水平。本文從一般高校的共性和高職院校的特點出發對財務檔案管理問題進行分析，并提出相應的解決對策和建議。

關鍵詞：財務檔案管理；高職院校；存在問題；對策建議

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）40-0008-02

財務檔案是財務管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等，一般由財務處歸集，先在財務處保存2—3年以后，再移交到學校檔案室，這就涉及財務檔案在財務部門的歸集、裝訂、保管存放、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等環節，同時這些檔案還具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改，任意存放，要求做到會計檔案的真實、完整、無損。高校會計檔案是體現高校經濟狀況、財務收支情況及其結果的重要資料證據，是進行會計監督、分析、決策和制訂計劃不可或缺的依據和支持。因此管理好高校會計檔案，對高校的發展有著重要的意義。

一、高職院校財務檔案的現狀及問題分析

1.高職教育作為高等教育的重要組成部分，近幾年得到了突飛猛進的發展，各個高職院校為了應對教委等行政部門的評估，都比較重視教學檔案、學校文書檔案以及與評估關系密切的檔案管理，而嚴重忽視了對財務檔案的管理。財務檔案表面上雖然是簡單的裝訂整理與保管借閱等，貌似沒有其他財務崗位與會計核算關系密切，看起來相對簡單，專業性不強，是財務工作崗位中最容易被忽視的崗位，但卻是所有工作崗位成果的匯集與證據。財務檔案在高校中一般都有人兼職或專職負責，很多人認為只要相應管理者做好工作就能水到渠成，萬無一失，實則不然，如果財務工作中的其他環節對檔案的初步整理與保存重視不夠的話，只靠檔案相關人員是遠遠不夠的，難免會出現紕漏。眾多高職院校早就已經實現了財務信息化，但是長年累月，我們基本上已經習慣了保存紙質檔案的方式，相關的人員對檔案信息化的學習了解不夠，僅是習慣性地沿用以前的路子而已，這當然會阻礙財務檔案數字化管理的進程。綜上所述，高職院校普遍形成了檔案管理意識淡薄、管理制度不完善等問題。

2.除了認識管理上的問題，財務檔案人員的業務水平和責任心也有待提高。有的學校雖然指定了檔案管理人員，但大多數并不是專人專崗，專門學習過財務檔案管理知識的人更是少之又少。一般在忙其他崗位工作的時候，檔案工作往往會先擱置一邊，這就造成了檔案在堆積過程中容易丟失、混亂，給之后的裝訂整理工作帶來了一定困難。檔案裝訂時，由于堆積時間過長或者其他工作的分心，為完成進度經常是趕工完成或者找其他不了解流程的人幫忙完成，這樣就很難保證裝訂的質量。像憑單順序顛倒、附件折的不規范不整齊、裝訂不牢固等問題是顯而易見的。裝訂之后的財務檔案管理工作也是財務部門的一項日常性業務工作，其中包括檔案的借閱、移交、保管等環節。為了應對各類審計等相關監督工作，財務檔案的借出與收回是家常便飯，一般外部的審計都能做到交接清楚，簽字齊全，但是學校內部的借閱卻很少落到紙面上，往往都是一句話的事，責任交代不清。按規定財務檔案的保管期限一般為10—15年，然而大多數學校對已到期的會計資料沒有及時清理、鑒定、歸檔、銷毀。二三十年前的資料都還堆放在檔案室，既占用了有限的資源空間，也增加了期限內財務檔案查找的難度，影響了檔案應有功能的發揮。財務工作由于其特殊性，為了規避風險，一個人在一個崗位的時間不會很長，會經常輪換崗位以達到內控效果，這就涉及了檔案移交的問題。然而，其中一些會計檔案資料移交不全，隨人調離而丟失，移交流程不規范，責任劃分不明確，處于一種比較混亂的狀態。以上這些都體現了高職院校檔案管理人員水平不足，對檔案流程和相關規定學習不夠，對財務資料檔案的重要性缺乏應有責任感的問題。

二、改進財務檔案管理的幾點建議和措施

在分析了高職院校財務檔案管理現狀和問題的基礎上，要采取積極有效的措施，要科學地認識財務檔案管理的系統性、完整性、真實性，使高職院校財務檔案管理沿著科學化、規范化道路發展。為此，筆者提出以下幾點設想。

1.首先思想轉變是做好檔案管理工作的關鍵，要提高對高職院校財務檔案管理重要性的認識。要改變只重視財務常規工作而忽視財務憑證歸檔的觀念，不斷完善內部財務的檔案工作。學校和各部門領導要高度重視財務檔案的管理工作，一方面建立和健全相關的財務檔案管理制度，比如檔案保管制度、檔案保密制度等，從根本上加強財務檔案的管理環境和制度建設，以保障財務檔案的日常管理規范有章可循。另一方面在人力、物力、資金、時間諸多方面給予投入和支持，定期選派相關工作人員參加專業培訓，加強職業道德教育，學習檔案信息化相關知識，保證相關人員的繼續教育。其次，檔案工作是記錄學校經濟活動的重要載體，需要工作人員具備細致、準確、耐心的工作態度，強化全體財會人員的檔案意識，每個會計人員在檔案形成的每個環節都用“真心+責任心”來運作，自覺地按照檔案管理工作的規定，積極主動地做好收集整理工作，促使財務檔案工作人員從事務型向專業型轉變，強化檔案管理部門的業務指導和監督。只有這樣，高職院校會計檔案工作才能從源頭上做好規范化與標準化工作，提高案卷質量，才能適應不斷發展的新形勢需要，才能滿足日益復雜的會計檔案管理工作要求。

2.在認識管理層面的問題得到解決之后，接下來就是要面對具體的工作問題。財務處在安排了財務檔案專管或兼管人員的情況下，要有嚴格的檔案收集、整理、裝訂流程。首先在對各系部和行政單位的教師進行報銷政策培訓的同時，還要強調各類票據的要求。比如發票印章的完整、簽字用筆的種類、各類明細的格式、附件的粘貼標準等，這樣才能保證檔案在源頭上的合法合規性。其次，在財務內部要明確各個崗位對檔案初步整理的要求和保管責任，具體到人，具體到每一環節，會計制單與出納、出納與審核、審核與檔案人員之間要做到日清月結，不能長時間堆積。在使用或暫存未裝訂的財務檔案時，當時持有檔案的責任人要進行記錄標注，保證每一張每一份檔案都有跡可循，避免在裝訂前內部混亂造成的丟失。再次，在裝訂憑證、合同等會計檔案過程中要統一標準，比如票據的位置、附件的折疊方式、財務檔案資料封面、書寫、印章、裝訂等環節要規范，不能因為換人裝訂或趕進度就放松要求。在檔案裝訂成冊之后，就會進入到借閱、保管、交接等環節。無論是內部監督還是外部審計，每一本檔案的外借與歸還都要有清晰地登記與簽字并注明日期，時刻了解憑證的狀態與動向。學校和財務處對已屆滿年度的財務檔案或者已無保存必要的財務檔案按規定進行鑒定、清理、銷毀。不要什么都留，什么內容都歸檔。對于那些無文號的一般會計行為的通知、重復的合同正副本、報銷規范以外的憑證附件等都應是清理銷毀的范圍，留下來有時還會模棱兩可，似是而非，有時還會造成無用誤為有用，而參考了錯誤的檔案。

在財務相關人員調離或輪換時，不能怕麻煩或者故意隱匿一些財務檔案不交接，要清點到冊，責任到人，包括檔案的冊數、現在的狀態、所在的位置等都要記錄到交接單上，落實在紙面上，并把交接單當作檔案的一部分保存好。綜上所述，高職院校財務檔案的規范化、科學化管理雖然是檔案管理的正確走向，但是依然還有很長的路要走。

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