新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策探究

勞麗

摘要：要想進一步做好檔案管理工作，就要加強人才隊伍建設，建立并創新知識資源管理的體系。同時還要注重對于檔案管理工作重要性的宣傳，提高檔案管理工作的重要地位。與此同時也不能忽略創新檔案管理方式。鑒于此，下文對新時期辦公室檔案的管理進行了分析探討。

關鍵詞：新時期；辦公室；檔案管理；對策

一、加強辦公室檔案管理的必要性

不同辦公室之間以及同一辦公室不同檔案之間的差異很大，其內容與性質也各有不同，重要程度更是相差甚遠，部分檔案屬于單位的內部機密文件，與本單位的發展息息相關。對于檔案管理人員來講，首先就是要做好對檔案的管理與保密工作。盡管部分辦公室人事檔案資料機密級別較低，但是也與個人發展緊密相關，因此，必須做好相應的管理與保密工作，極力減少由于檔案管理不當導致的工作問題。對于個人檔案而言，其內容多是由個人在工作過程中所積累的社會閱歷，是對其在不同時期工作生活的記錄，將個人檔案進行妥善保存與管理能夠為個人在未來的工作崗位發展以及所需手續的辦理保駕護航。

二、辦公室檔案管理中存在的問題

1、缺乏監督力度

缺乏監督力度主要表現在三個方面：一是辦公室缺乏相應的管理制度，以致于檔案管理工作松散、效率低下。二是檔案管理職能沒有充分發揮，一些辦公室的檔案管理工作主要是行政部門負責，但是行政人員并沒有專業的檔案管理水平，從而導致檔案管理工作的滯后，而且辦公室也并沒有重視檔案管理工作的監督。

2、檔案管理工作質量不高

檔案管理工作是一項十分繁雜的工作，考驗的不僅僅是檔案管理人員的業務能力，更考驗一個人工作人員的綜合素質。檔案管理工作者業務能力是一個方面，綜合素質包含的內容則更多。如果檔案管理工作人員的責任心不強，沒有耐心就很難做好檔案管理工作，很容易造成檔案管理工作質量不高的現象發生。比如檔案管理工作經常出現的質量問題有：檔案分類混亂、分類不合理、檔案材料歸檔不夠及時、檔案信息化程度低等問題。同時當前管理制度的不完善也不利于檔案管理工作質量的提高。

3、缺乏一定的利用率

目前，我國的檔案強調管理模式，但對檔案的利用效率明顯不夠。一些辦公室對檔案信息實行封閉化管理，即使是開放性的，也是具有局限性，大眾要想查找檔案，具有一定的難度，使之檔案成為一種固然不變的資源模式，未能夠起到檔案所應該具有的意義。而檔案的記載和保存，其最大的意義就是在于，記錄成長變化，為今后的學習和工作提供便利條件，但從現階段工作來看，這項意義體現的不足夠明顯，有待進一步的加強管理。

三、新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策

1、充分發揮現代網絡電子信息化辦公的作用

在辦公室檔案管理中，引入網絡電子信息化辦公，能夠實現對檔案的集中立卷管理轉變為對普通新聞檔案文件的處理。通過現代網絡電子信息化辦公的幫助，除了可以把復雜多量的檔案資料進行分類管理，還能夠對復雜的檔案資料進行處理，以及發現檔案資料中的漏洞并進行修復，避免檔案資料的長時間堆積。因此，在有需要時，對檔案的檢索會變得更加便捷，大大提升了檔案管理的效率。此外，如若有新資料需要插入原文件時，檔案管理人員的操作也會更加快捷高效。這種操作方式與傳統的紙質版檔案管理相比，網絡電子信息化辦公不僅減輕了管理人員的工作量，而且提升了辦公室檔案資料編排的準確性，表現出極高的工作效率。

2、加強檔案管理人員的創新

首先應培養其敬業精神和求實的科學精神，敬業是創新的基石，只有熱愛本職工作，真正從思想上重視工作，才能積極思考，勇于探索改進及創新，而求實的科學精神則需要檔案管理人員在準確把握當前路政檔案管理形勢的基礎之上，不斷進行總結思考，以求實創新的精神積極探索、開創性地進行工作。其次，還應加強對路政檔案管理人員業務能力的培養，可通過在職繼續教育、組織工作人員參加業務培訓、舉辦培訓班、開展研討會等多種方式，不斷提升路政檔案管理人員的專業檔案知識、路政業務知識、檔案材料的收集整理能力、各類載體檔案的管理方法、現代信息技術能力等業務能力，才能勇于挑戰傳統陳舊觀念及管理方法，勇于提出工作的新思路、新辦法，突破檔案管理工作，在業務上實現創新。

3、提升檔案管理者綜合素質

辦公室要定期對檔案管理者的綜合素質和工作能力進行培訓和測評。例如，每月舉行兩次培訓訓練和專家講座，舉辦一些提高管理素質的活動，使大家在工作之余能夠緩解工作壓力，在錄用人才上，也有較高的要求，通過一系列審核后，才可以進行上崗實習。

4、建立健全檔案管理機制，規范檔案管理工作

辦公室應在內部設立專門負責檔案管理的部門，配備專業的檔案管理人員，專門從事檔案資料的收集、整理工作，保證檔案管理工作合理化、規范化。檔案管理工作看似簡單，實則繁瑣。政府相關部門應針對各個辦公室檔案管理工作的狀況和存在的問題，制定統一的檔案管理標準。政府要對檔案管理工作進行強制性規定，保證檔案管理工作有法可依，有章可循。規范檔案管理的專業人員資質、具體流程、應包含的資料和內容等，避免檔案管理工作中出現問題和漏洞。

5、加大宣傳力度，提高員工對于檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作應該得到員工的重視，但是很多人對檔案管理工作并不了解才導致大家對檔案管理工作不夠重視。所以作為檔案管理部門就要積極做好檔案管理工作的宣傳工作，通過組織各種活動給大家認識檔案管理的機會，讓員工重視檔案管理并配合檔案管理工作。對于檔案管理部門人員，更好兢兢業業，勤勤懇懇，把努力做好檔案管理工作當成自己的光榮使命。所以檔案部門首先要自己重視自己，才能得到社會和員工的認可。

6、提高對檔案管理工作的意識

檔案管理工作意識主要是指了解檔案管理工作的內容、形式，并具有保護文件的自覺意識。提高工作人員的檔案保護意識是加強檔案管理工作的前提。同時提高工作人員的檔案意識也是一種加強辦公室內部管理的重要方式。因而應當重視提高全員的檔案意識，并采取合理的措施使檔案管理滲入到全員中。另外，還應當適當鼓勵全員積極參與到檔案管理工作中，結合自身的工作內容，在工作的每個環節中落實檔案管理。

結束語

隨著社會主義市場經濟的迅速發展，辦公室內部的運行體制也不斷完善，辦公室檔案管理工作的重要性也得以提升。因此，必須不斷提升辦公室檔案管理的效率，不斷加強管理人員的責任意識，采用現代化科技的力量促進管理，以保障辦公室日常工作的開展。

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